「団体活動概要書」の作り方って？自分たちの団体のことを整理してまとめよう！

2024年8月8日 11:41

地域活動は、個人の成長と地域の発展に貢献する素晴らしい機会です。しかし、多様な人々が暮らす地域で効果的に活動するには、適切な準備と心構えが求められます。

そのなかで、団体活動概要書は、団体の目的や活動内容を整理し、内部での共通認識を形成するとともに、外部とのコミュニケーションを円滑にする役割を果たします。

今回のnoteでは、実際に愛媛県八幡浜市で「みなと交流館」を運営する私たちの見解も交え、効果的な団体活動概要書の作成方法を紹介します。

団体活動概要書とは？

団体活動概要書は、地域活動団体の設立経緯、活動内容、今後の展望等を簡潔にまとめた文書です。通常A4サイズ1〜2枚程度にまとめられ、以下の情報を記載します。

この文書は、団体の全体像を効果的に伝えるツールとして機能します。

団体活動概要書は、まず第一に、助成金の申請や行政との協働事業提案の際に必要不可欠な文書です。多くの助成団体や行政機関は、支援や協力を検討する際の基礎資料として、この概要書の提出を求めています。

しかし、その必要性は申請書類としての役割にとどまりません。団体の理念や目的、活動内容を整理し明文化することで、メンバー間の共通認識を形成します。

これにより、団体の方向性が明確になり、より一致団結した活動が可能となります。新しいメンバーや協力者に対しても、団体の本質を効果的に伝えられるでしょう。

効果的な団体活動概要書を作成するためには、以下の3つのポイントを押さえましょう。

それぞれ個別に解説します。

団体活動概要書では、わかりやすい表現を使用し、専門用語や団体内でしか通用しない略語は避けましょう。

抽象的な表現ではなく、具体的な数字や事例を用いて説明することで、活動の規模や影響力を明確に伝えることができます。例えば、「多くの参加者」ではなく「約100名の地域住民が参加」というように具体的に記述することが大切です。

情報を論理的な順序で配置し、適切な見出しを使用することで、読み手が必要な情報を素早くみつけられるようにすることも求められます。

重要なポイントは強調したり、箇条書きを活用したりして、大切な情報を目立たせましょう。情報を詰め込みすぎず、適度な余白を設けることで全体の可読性を向上させられます。

少なくとも年1回は内容を見直し、最新の情報に更新することも大切です。加えて、団体外の人にも読んでもらい、わかりにくい点がないか確認することをおすすめします。

自分たちには当たり前の情報でも、外部の人には理解しづらい場合があるため、第三者の視点を取り入れることで、より効果的な概要書に仕上げられます。

日本発の国際協力NGOジャパン・プラットフォームの書式を参考にすることができます。このサイトでは、団体活動概要書を含む様々な書式やガイドラインが提供されています。

具体的には、以下のような書式が利用可能です。

これらの書式は、団体の活動を整理し、外部に伝えるための基本的なフォーマットとして活用できます。

団体活動概要書は、地域活動団体の全体像を簡潔に伝える重要な文書です。内部での共通認識形成や外部とのコミュニケーション促進に役立ち、団体の成長と活動の質向上につながります。作成にあたっては、簡潔で具体的な記述、読みやすい構成、定期的な更新と第三者チェックが重要です。

みなと交流館では、愛媛県を中心に、団体活動概要書に関する相談も受け付けております。どうやって作成するのがいいかお悩みの方は、県内外を問わず、お気軽にお尋ねください。

▼みなと交流館では、八幡浜を元気にする地域活動を応援しています。詳しくはこちらをご覧ください。

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