Backlogのテンプレート機能でわかった仕組み化の重要性
SNS時代のソーシャルメディアストーリーテラー、ヒーコでディレクターをしています、夏はアイスクリームが生命線の葵です。
先日ヒーコではプロジェクト管理ツールにBacklogを使用しているという記事をかきましたが、今回はそのBacklogで活用できるテンプレート機能について、実際に弊社で使用している例をご紹介します！
私はこの機能に何度助けられただろうと思います。毎月仕組み化したワークフローを行うことで、コストを抑えつつ、クリエイターの活動しやすい環境をつくることに精を出している我々にとって、決められた課題をテンプレートとして一括で登録できるということは本当にありがたい機能なのです！
ヒーコのクリエイティブ事業では、単発で行うものもあれば、毎月行なっている制作もあります。
テンプレート機能はこんな時に助かる
ヒーコのSNS制作では、毎月のワークフローを定めて実施しています。プロジェクト毎に毎月・定期的に発生する定型のタスクがあるということです。そんなときに、このBacklogのテンプレート機能が役立ちます！
このテンプレート機能というのは、テンプレートを使用して毎回発生するタスクを一括で登録することができます。やることを仕組み化することのメリットは、適切なコストで、かつPDCAを回すことができます。闇雲に課題に取り組んでも、改善点が見えにくかったり、非効率に物事を進めてしまいがちなので、仕組み化することは効率的で安全性も高められるのでとても大事ですよね。
また、我々は社員の人数が少ないのもあり特に少しのミスも致命的になるので、少しでもそのリスクを避けるため、誰でもそのプロジェクト・タスクを行えるような環境作りを行なっていく必要があります。そういうこともあり、このBacklogの機能にはお世話になっています。
登録には公式のテンプレートを使用する
上記画面は、Backlog公式ヘルプページより引用
課題は、Googleスプレッドシートを使うことで一括登録できます。詳しくは公式のヘルプページからチェックしてみてください。
このGoogleスプレッドシートに、プロジェクトの課題詳細を入力していくのが結構労力を使うのですが、ここでしっかりと課題を作ることで、恩恵が苦労の倍になって返ってきます！弊社ではここに記入する多くの課題はクライアントに事前に共有しているワークフローなどを記載した設計図を元にしています。事前にクライアントも巻き込みながらPDCAのサイクルを決めることが大切ですよねからチェックしてみてください。
事前に、例えば1ヶ月間でこのようなワークフローで進行していきますよ、というのを事前に合意を得て行なっています。ワークフローを決めるというのは、クライアントやパートナーの方にも安心して進行することができるようになります。
課題毎に想定日数を決める
↑ 弊社で使用・設定しているテンプレートの参考例
あくまで個人的な意見ですが、この課題登録のコツは詳細欄に想定営業日を入れるということ。1ヶ月ならば1ヶ月で進行できる日数を型として決めておくのがとても大事なポイントだと思っています。課題が決まっていても、そのときの塩梅で作業日数や締切を設定しては、毎回日数調整をおこなう時間が発生します。
例えば毎月行う定例MTGがあれば、以下のように実施する日を定めておきます。
『定例は制作開始月の前月末5営業日前から3営業日内に行う』
こうすることで「次の定例日はどうしよう？」となっても、暦に左右されることなくスケジュールを組むことができます。この調子で全ての課題に想定スケジュールを振っていく、そうすることでプロジェクトのスケジュール管理がスムーズになります！
決められた通りただ行うのではなくPDCAを回す
ただ、型にはめるといっても、全てその通りに行うのが正しいわけではないですよね。常に目的に対して、どうするべきか？と考えて軌道修正を行なっていく意識は持ち続けるのが大切だと日々痛感するので、学びは活かしていくのが大事。
また、予想のしていないことは起きるので、それはその都度対応していきます。イレギュラーな対応が起きた時は、次起こらないようにするには、どうしたらカバーできるだろう？ということも考えて、ワークフローに反映していくことも大切ですね。
Backlog、こんな使い方もおすすめだよ！なんていう情報もありましたら、ヒッソリでも大声でも、ぜひ教えていただけたら嬉しいです。これからも色々トライしてみながら、より良い方法を見つけて、最適な課題解決を行えるよう日々邁進していきます。
まとめ
プロジェクト管理ツールのBacklogで使える、テンプレート機能はとても便利。定型のタスクを一括登録できることで、スケジュール管理もスムーズになります。その結果、仕組み化することの重要性にも気付かされました。もしこのような機能に興味がありつつ、まだ試したことのない方がいたらぜひ！
プロフィール
Mizuki Aoi ( @aoi_bellemoon )
ヒーコ制作部門のディレクター。"やりたい"をよりよいカタチで実現するため修行中。幼い頃アトピーでグミが食べられなかった反動でグミ好き。バケツに入ったハリボーを購入した際は食べすぎて体調を崩し、胃の消化機能がおかしくなった過去がある。
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