全体を知らなければ業務効率化はできない。ではどうするか

生成AIが続々と誕生し、様々な仕事が効率的にこなせるようになってきて、本当に嬉しい限り。

AIに仕事が奪われるのではないかと恐怖を感じる方もいらっしゃると思うが、手を動かす単調な仕事、いわゆる”作業”や”タスク”と呼べるような仕事はなるべくなくなっていくといいなと個人的には思っている。

この便利なAIを使って「何か効率化できないか」と考える人は多いででしょう。

しかしそもそも効率化とは何なのか、目的がはっきりせず言葉だけが先走っているケースもあるのではないでしょうか。

業務効率化は一時的な思い付きで実現できることは稀です。実際、業務効率化しようと思うと、以下を実行していく必要があります。

1. 全体の業務フローを把握する

2. 業務に関連性のあるツールや技術を把握する

3. 予算や人的リソースを確保する

4. 上記限られた条件下で作業していく

効率化を実行するにあたり、自力で行うのか、または外部の方に依頼するのかはリソース次第で判断していくことになるが、外部のエンジニアやコンサルに頼るのは正直なところ難しいケースも多いと思う。

それに、作業の外注は自分たちの中でマニュアル化や実行内容を言語化できた後に初めて可能になる。

よく、外部の人に仕事を丸投げする人がいるが、それは期待しているクオリティの成果物が上がってくる可能性を低くするし、何より委託相手には”意図をくみ取る努力”が求められる。

その場合、委託相手にはヒアリングスキルが必要になるが、業務を丸投げする程度の限られた関係の中でヒアリング努力をしてくれる人は非常に少なくなるのは明白でしょう。

これらのことから、完全に外部の人間が業務効率化を実行することはかなりハードルが高いといえる。

業務効率化を成功させるには、組織内部の人間で言語化スキルが高いか、どっぷりと内部に入り込める時間と体力がある外部の人間が必要といえるでしょう。

それでも業務効率化を実現するために

もちろん、言語化の面で自信がなく、また外部の方を頼るほどの予算や人的リソースがない場合でも業務効率化は可能です。

そんな時の補助輪として、AIがいるのだと思う。

ChatGPTのようなAIは、話し言葉を投げかけるだけで解決方法を提示してくれるし、プログラミング言語を書いてくれたりもする。

そして提示された解決策をさらに深く教えてもらえるよう指示をすれば、より詳細な方法を提示してくれる。

業務効率化の実現にプログラミングが必要な場合でも、GAS（Google Apps Script）であれば、詳細な知識がなくてもChatGPTと複数回やり取りするだけで実装まで進めることが十分可能です。

私もプログラミングの知識は少ないですが、ChatGPTのおかげで多くの業務を自動化できている。

そんなところから、そしてそんなところまで頼っていいのかと思えるAIたちを活用して、業務効率化を進めてみましょう。