リモートだけどみんなの顔が見える！オンライン開催の全社会議

（この記事は2020年3月5日にACALLブログにて公開された記事です。）

こんにちは、ACALLの那須です。

新型コロナウイルスの拡大防止のため、リモート勤務をしている方も多くいらっしゃると思います。
ACALLではもともとリモートワークの制度がありましたが、2月中旬に全社員が神戸に集まる会議を延期して以降、「自宅リモート推奨」を経て、「原則として自宅リモート」という対応を取っています。

今まではリモートワークをしながらも、会議の多い月曜日にはオフィスに出社するという人も多くいました。ですが、「原則として自宅リモート」という指示が出てからは月曜日でも自宅リモートがメインに。

「原則として自宅リモート」の中で行っている全体会議はどんな風に行われているのでしょうか。
答えはこちら。

Zoomを使い、みんなが参加してます！
諸事情により加工を施してますが、ほぼ全社員の顔がこんな風にずらっと並ぶのはなんとも賑やかで楽しいものですね。みんながリモート参加の全社会議で、私が感じたよかったことと改善点についてシェアします。

よかったこと① みんなが別拠点

これまでの全体会議では、神戸オフィスに集まる20名弱、東京オフィスに集まる5-6名、自宅から参加する数名という大きく分けて３種類のグループがありました。

私は、もともと神戸オフィス勤務だったので大多数派に含まれていましたが、東京オフィスへの移ってからは少数派に。こうなるとどうしても、メインオフィスと別拠点のような構図ができてしまい、観客のような気分になることもしばしばありました。（そういうときは、リモートでもガンガン発言しますが！）

ところが、ほとんど全員がリモートで参加するとなると、みんなが別拠点からの参加になります。メインオフィスという考え方がなくなり、みんなが対等でフラットな関係であるような感じがしました。

よかったこと② みんなの顔が見える

これまでの全体会議では拠点ごとにWebカメラを一つ設置しているだけだったので、顔が写っている人もいれば、見切れちゃっている人、もしくは全くお顔を拝見できない人もいました。

ですが、みんながリモート参加すればPCのインカメで顔がバッチリ映ります。基本的には顔出しするようにとは伝えてありますが、ネットワークの状況などによりカメラをオフにしてしまう人もいます。とはいえ、基本的に全員の顔を見ながらコミュニケーションが取れるというのは、以前の会議のやり方と比べるといいなと思います！

いいところ③ チャットが活発になる

会議中に質問などがある場合は、気軽にチャットへ投稿することができます。例えばZoomなら、チャットを同時進行することができるので、質問やコメントを書き込むことによってファシリテーターや話をしている人に拾ってもらうことができます。

人数が増えることによって、質問がしにくくなったとしても気軽にチャットでコメントできるのはコミュニケーションの活性化にも繋がりますし、何より楽しいです。

改善点① とはいえ、参加する人が限られてくる

全員の顔が見えたり、チャットがうまく使えるのはいいことなのですが、結局のところ実際の会議やチャットでもよく発言する人が固定化してしまうのは避けられません。発言が好きな人苦手な人がいるのは自然なことです。

ACALLの全社会議ではチームビルディングとして、１週間で感じた「ありがとう」を伝えたり、抽選で決めた3名に先週の出来事をシェアしてもらったり、という場を持つことで、発言する人が増える仕組みを取り入れています。

今までは発言をすることが少なかったひとも、機会を得ることで、話をすることへの障壁が下がればいいなと思います。

改善点② ネットワーク、サービス依存

全体会議をオンラインでするということは、ネットワークやWeb会議のサービスに依存することになります。ACALLでは今までにいくつかのツールで試行錯誤をしていますが、全員が参加すると重たくなってしまうものや、チャット機能や画面共有が使いにくいものなどもあります。最適なツールを最適な方法で使うためには試行錯誤を繰り返していく他ないのかもしれません。

「原則として自宅リモート」という以上、全員がリモート参加の全体会議が始まりました。いいところも改善点もありますが、個人的には今のやり方が好きです。

とはいえ、「原則として自宅リモート」が解かれた後の、全社会議の運用ルールを決めるべきか？という疑問も残ります。

今回のような特別な事情での変化について発信することももちろんですが、
普段の業務を行う上で、社員が仕事とプライベートを両立しながら、働きやすい場所、時間、方法で働けるように、引き続きACALLみんなで色々なことを試し、発信していきます！