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リモート社員総会2021夏~人を知る・話すきっかけを作る~

こんにちは!広報の橋本です。

突然のご報告ですが、

先月末、リモート社員総会を昼と夜の2部制で開催しました!

みなさまはオンライン上で社員総会を検討する時、どんな企画が喜んでもらえるのか悩んだり、リモート環境で社員が楽しめるのか不安に思ったりする人が多いのではないでしょうか。

この記事では、実際に行った「企画」や、幹事団メンバーの「本音」についてお伝えしたいと思います!

ぜひ、ご一読ください。


2021年夏のテーマは、「人を知る・話すきっかけを作ろう」

企業活動を円滑に進めていく上で、社員同士の良好なコミュニケーションは欠かせない要素です。

大変有難いことに弊社は毎月新しいチームメンバーがJOINしています。

日々成長を遂げている中で、社員同士の関係が希薄化しないように、各階層のタテ(上司・部下)・ヨコ(同僚)・ナナメ(他部署の先輩・後輩)の関係性を強化し、結束力と高める目的で「社員総会」という特別なイベントで実現しました。

以前より「社員が増えてきたけどリモートで直接話せる機会もなく、メンバーがどんな人なのか分からない」という課題が上がっていました。
そこで、社員ひとりひとりをより知り、話しかけるきっかけを作り、仕事でのコミュニケーションが取りやすく、より良いサービスの提供に繋がるために総会を企画しました!
また、経営陣から「これやって」と言われてするのではなく、メンバーが自分たちでコンテンツを用意するために幹事団が結成されました。

服装とZoom背景を指定、プログラムの詳細は当日お楽しみに


当日のドレスコードは弊社のデザイナーが手掛けた「WorkstyleOSのネイビーロゴTシャツ」でした。また、各部署の上長が考案したキャッチフレーズが入ったZoom背景に設定変更しました。

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橋本 あや

社員は開催当日まで、日時と参加方法、服装、プログラム、懇親会のグループ振り分けしか知らされませんでした。

必要最低限の事前告知で、「一体どんな事が起きるのだろう?」という想像を掻き立てることになります。

この告知方法で、社員総会の期待感を醸成するのに効果的です。

「誰一人取り残さない」サポート体制を完備

総会は全体会議で使用するZoomミーティングルームで行いました。

オンラインイベントは、参加者のリテラシーに依存するデメリットがあります。ツールの操作に不安のある社員が安心して参加できるよう、事前にDocbaseで操作手順を掲載し、ツールに触れられる機会を設けました。
また、社員総会の当日、予期せぬトラブルが発生した場合に対応できるよう、いつでも対応できる幹事団のメンバーがスタンバイしていました。


今回の総会では、便利なのに知られていない、グループ分けを簡単に行える「ブレイクアウトルーム機能」を利用して懇親会やワークショップを実施しました。

懇親タイム part1 〜人を知る〜

開会の挨拶、社外取締役からの有難いお言葉を頂いた後に「ブレイクアウトルーム機能」を使い、8グループに分かれて約30分間フリートークがスタート。

普段業務で関わっている方もいれば、今回が初めて話をする方もいました。

簡単な自己紹介をしたのちに他愛もない話をしていたら、あっという間に時間が経ち、惜しまれながら次のプログラムへ移りました。

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懇親タイム part2 〜Visionの共有〜

Jamboard(ジャムボード)を使って、「ええやん」を共有


その後、休憩を挟み、次の懇親タイムが始まりました。

弊社のVALUES(どうあるべきか)でもある、

Pioneer with users
ユーザー目線で、顧客と私たちをリードする。
顧客とその先にいる利用者と、私たちの価値観を織り交ぜ、快適なユーザー体験をつくる。

Voyage on trust
どこにいても信頼でつながっているから、大きなチャレンジができる。
人のつながりとテクノロジーで新しいワークスタイルをつくり続ける。

Grow myself
良質なアウトプットが余白をうむ。
余白ができるとライフとワークがデザインしやすくなり、自己成長のスパイラルが続く。

を元に事前に振り分けしたチームでJamboard(ジャムボード)に日常業務で思ったこと、感じ取ったこと、頭に思い浮かんだ「ええやん」を付箋で書き出したのち、全員の前で発表。その後、3つのVALUESのどこにあてはまるのか話し合いをしました。

無題


総会の締めくくりは全員で集合写真!

集合写真も画面越しから撮影しました。全員お揃いのWorkstyleOSのロゴTシャツとACALLポーズをして満面の笑みで、はい、ポーズ!

夜の部はDiscordのトークルームで皆それぞれ好きな飲み物と食べ物を持ち寄ってリモート飲み会(自由参加)

飲み会スタート時から、男同士で熱く仕事について語っていたり、ガールズトークに花を咲かせていたり、今回の総会で初めてお話する方がいるなど様々でした。

ファミリー世帯では家族が見切れたり、飛び入り参加したりしてくれることも。リモート飲み会がそれぞれのライフスタイルに合わせて無理のない環境が自然に出来上がっていたので、お酒が飲めなくても気兼ねなく参加できます。

社員総会後に社員アンケート実施

社員総会の目的に対して社員はどのように思ったのか、総会後にアンケートを実施しました。

下記、アンケート回答です。

Q1:今回の総会全体の満足度は?

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Q2:今回の総会で初めて話した人はいますか?

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Q3:今回の総会をきっかけに話しかけやすい人はできましたか?

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Q4:今回の総会で以前から知っていたメンバーの新たな一面を発見できましたか?

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Q5:総会全体の時間の長さは?

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Q6:グループに分かれてのフリートークの時間の長さは?

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Q7:グループに分かれての「ええやん」共有の時間の長さは?

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Q8:あなたの幹事をやってみたいですか?

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Q9:リモートでの参加環境は確保できましたか?

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Q10:今回の総会でVALUESの理解度は上がりましたか?

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Q11:今後、総会や懇親会をオンラインで開催するなら、どのような企画をしてみたいですか?

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Q12:今後、総会や懇親会をオフラインで開催するなら、どのような企画をしてみたいですか?

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Q13:改善要望はある方は、ぜひ教えてください!

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アンケート結果からは「社員同士のコミュニケーションをもっととりたい!」という意識は、高いことがわかりました。ただ、その気持ちは、「だから開催頻度も増やして欲しい」という単純なものではありません。通常業務との調整が必要になってくるので、個々でそれなりの苦労が発生してくるため、社員総会の企画内容が重要なポイントとなっているようです。

冒頭でもお伝えしましたが、

社員総会は、普段、仕事でなかなか会話することのない各階層のタテ(上司・部下)・ヨコ(同僚)・ナナメ(他部署の先輩・後輩)の社員たちが、同じ時間を共有する、とても貴重な機会です。

一方的に誰かの話を聞くだけというよりは、双方向で会話ができるように各会ファシリテーターを置いて、雰囲気づくりを意識してみるなど、目的を意識ながら従来の枠組みにとらわれない土台作りや内容の見直しができたらと思います。

アンケートで上がった意見をもとに、社員全員が楽しく・前向きに参加していけるような工夫をすることで社員総会がイベントとして活性化してくヒントが出てくるかもしれません。

幹事団メンバーの本音と失敗談

今回の記事執筆にあたり、総会後に幹事団メンバーに集まって頂き、実際にやってみてどうだったか意見・感想を聞いてみました。

‐オンライン幹事をやってみて良かった点

一度も会ったことがない状態でも幹事はできる!ということが今回の総会で証明されました。
幹事団が決まってから総会本番までの準備期間は約1か月半。ロゴTシャツのデザイン、「ブレイクアウトルーム機能」を利用するためのデータ入力、社員が楽しめる企画のアイデア出し、各部署の上長がキャッチフレーズの考案をしてくださったり。

一つのイベントが何事もなく無事に幕を閉じることができたのは、多くのメンバーが快く協力していただいたことが1番嬉しかったこと、だそうです。

‐オンライン社員総会を行ってよかった点

①移動が必要ない、地域や国境を越えてコミュニケーションが図れる。

②コストがかからない。

③短期間で実施できる。

④色んなツールを使ってIT企業らしいことができた。

⑤今回の総会でJamboard(ジャムボード)の存在を知った。社員の人となりが分かる部分でもあるので定期的に行いたい。

⑥部署間を超えてコミュニケーションを取れたことで、日常業務では気づけなかった、熱量・感性を触れることができ刺激を得られた。

上記の内容を踏まえて、

次回の総会はどのような企画が生まれるのか今から楽しみです!


ありがとうございます!
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