製品リリースまでの裏側をちょこっと見せ！～COMPANYのファーストバイトはワークスHI～
こんにちは。広報チームの程原です！
今日は、私たちワークスHIがお客様に製品をお届けするまでの裏側について
少しご紹介したいと思います。
▮製品の品質向上に寄与できるのは開発だけじゃない
突然ですが、「ドッグフーディング」という言葉は知っていますか？
Google、Apple、Microsoft、Amazon.comなど、名だたる大企業でも取り入れられている品質改善の取り組みで、世の中に製品・サービスをリリースする前に（あるいはリリース後も）自社製品を積極的に自分たちで利用し、問題の早期発見、改善へとつなげていく仕組みのことを言います。
語源は、アメリカのドックフードメーカーの社長が自ら自社商品のドックフードを食べ、その品質をアピールしたことにあるのだとか（すごい逸話ですよね）。
さて、そんなドッグフーディング、実はワークスHIでも行っています！
製品のリリース前には当然、シナリオテストなどの品質チェックを行っていますが、ソフトウェアの性質上、どうしても100点というわけにはいかないもの。
お客様の手に渡る前に、ワークスHIの人事部や社員が責任をもって新機能を活用することで、細かな使い勝手や予期せぬシステムエラーなどを洗い出し、開発へのフィードバック＆製品への改善へとつなげているんです。
▲全社員が弊社の製品『COMPANY』の勤怠管理システムで毎日出退勤の打刻をし、給与は『COMPANY』によって自動算出され、支払われています。
▮まだまだある機能先行利用のメリット！
ワークスHIがお客様に先行して製品を使う理由はほかにもあります。
・運用における落とし穴をいち早く見つけ、お客様の運用負荷を軽減
機能を活用する際の手順やポイント、運用における注意点など、実際に活用したからこそわかる細かな事例をお伝えすることで、お客様のスムーズな業務を支援しています。
・政府に法制度そのものの改善事項を提言
業務内容に影響のある法改正がされた際、法制度の内容が業務フローに配慮
されたものになっておらず、企業に大きな負担を強いてしまうケースがあります。
ワークスHIでは、約1,200社の大手法人グループを顧客として抱える立場としてその改善提言を行う活動をしています。
▮年末調整は人事部の一大イベント
そんなワークスHIが今、積極的に進めているのが、今年リリースされたばかりの「年末調整」の機能によるペーパーレス化への取り組みです。
実はこの年末調整業務、日本全国の人事部にとっての一大イベントとなっています。
弊社が2016年にユーザー様向けに行った調査によると、年末調整業務にかかる１社１年間当たりの平均業務時間は241時間！
システムではなく紙をメインに運用されていた企業は、その倍となる557時間もの時間を費やしていました…！！
557時間というと、1日8時間勤務の人が70日（3カ月以上！）もの時間をまるまるこの業務にかけなければいけないということになりますから、負担の大きさは容易に想像することができますよね。
＜年末調整とは？＞
毎月の給与から天引きされた所得税の総額と本来支払うべき年間所得税の差額を精算する業務。扱う書類が多いうえに正確さも求められるため、人事部には大きな負担がかかります。一般的に毎年11月～翌年1月が年末調整の繁忙期にあたり、その期間だけ派遣社員を雇って対応する企業や、年末徴税業務をまるごとアウトソーシングしてしまう企業もあります。
▮今年いよいよ社会保険料控除の電子化が開始！
そんな全国の人事部にとって気の重い年末調整業務に朗報が舞い降りたのが平成30年のこと。
これまで法律で「紙」の証明書添付が必須とされてきた各種社会保険料控除
（生命保険料控除、地震保険料控除など）の「データ添付」が、税制改正によってついに認められることになったのです！！
法改正が適用されるのは令和2年から。
つまり今年度から、初めて電子証明書の添付が可能となりました！！
▮課題の多い年末調整の電子化
しかし意外にも電子化の取り組みを積極的に進めている企業は多くないようです。
そこにはどんな理由があるのでしょうか？
法改正による最新業務に挑む、ワークスHI人事部の恩田歩さんに話を聞きました。
―控除証明書のデータ添付が可能になることによって今年の年末調整業務はどのように変化したのでしょうか？
控除証明書の電子データの取得とデータの取り込みさえ完了してしまえば、紙の申告書への記入やシステムへの入力が不要となります。そのため、社員にとっては申告内容のミスがなくなるといったメリットがあるうえに、人事部にとっても提出された申告内容の相違チェックや差戻しなどの業務が不要となりました。
このチェック業務は年末調整業務の一番負担の大きい部分ですので、従業員を多く抱える企業ほど享受できるメリットは大きいのではないかと思います。
▲控除証明書をCOMPANYへ取り込む際の画面
ーそれだけ聞くとメリットの大きい運用変更のように思えますが、積極的に取り入れている企業はまだ多くないそうですね。
理由はいくつかあるのですが、大きな障壁の一つとしては、そもそも控除証明書を発行する保険会社自体の多くが電子化に対応していないことが挙げられます。
この法改正は義務ではなく任意のため、対応していなくても特に罰則などはないんですね。
そのため、従業員が電子証明書を取得したくてもできないということが発生します。
どの保険会社が対応しているのかといった情報も特にまとめられていないため、私たちも情報収集のために各社のHPを見たり、電話をかけて確認したりする必要がありました。
ーそれはなかなか骨の折れる作業ですね。
また、控除証明書の取得方法も保険会社各社に一任されているため取得方法が煩雑であったり、国税庁が公開している既定の電子フォーマットと異なる構造（不要な改行やブランクなど）の電子データを発行している会社もあり、取り込みがエラーになるトラブルもありました。
こういった背景から、電子化を進めるにも電子化一本で運用するわけにもいかず従来の運用と二重でフローを回す必要があり、人事部にとってもかえって負担が増えてしまうというのが実情です。
ー今年はコロナの影響でテレワーク対応等フローの変更が求められるなど ただでさえ負担が大きい年でしたが、それでも電子化を進めたのですね。
正直、苦労もたくさんありました（笑）。
しかし私たち人事部では、日本の人事業務を支えるHR Techカンパニーの人事部として『日本の人事をリードする』というミッションを掲げています。
未知の業務、課題のある制度、そういった大変な領域こそ、私たちがお客様に先行して実態を把握し、根本原因の改善を促進させたり、少しでもお客様がスムーズに運用できるようノウハウを提供していく責務があると思っています。
社員も同じ思いをもってくれており、今回の電子化対応においても多くの社員が協力してくれました。
このほかにも、弊社で提供する「年調ChatBot機能」や「年調スマートデバイス機能」の活用を積極的に社内で進めています。
今後も、積極的に機能活用を進め、日本の人事業務をもう一歩先へとリードできる会社にしていきたいと思います！
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いかがでしたか？
一般の方にとっては「年末調整業務」と言われても、ちょっとマイナーでピンとこないかもしれませんが、私たちワークスHIは、そんな知られざる人事部の皆様の業務を日々『COMPANY』で支えています。
弊社HPではHRに関わるコラムも多数発信しておりますので、ぜひ訪れていただけたら嬉しいです♪
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