GTDをシステム手帳に応用してストレスフリーを手に入れよう！
みなさん、こんにちは。
今回は、GTDを手帳に応用することで、頭とタスクをスッキリさせ、ストレスを軽減させる方法をご紹介します。
実は、かつて私自身いろいろな予定やタスクに追われ、物理的にも精神的にもゴチャゴチャしていて頭の中は常にモヤッとした状態が続いていました。
つまり、いつも得体のしれないストレスを背負っていた状態だったのです。
そう、この「得体のしれない」というのが困ったものなのです。
私たちのストレスの大半はもしかしたら、この「得体のしれない」モヤモヤとしたものだったりします。
GTDは、得体のしれないものを視覚化し、目に見える状態にし、それを処理していくためのシステムです。
GTDを学んでそれを応用することで、これまでになくストレスが減り、頭の中だけでなく部屋もカバンもそして手帳もスッキリ、クリアになりました。
そして何よりも、このGTDは誰でもすぐに実践できるものです。
私自身、これまでこの方法を使ってオフィスも家庭も整えることができました。
そして、友人にも紹介し喜ばれています。
今回は、そのような誰にでもかんたんに出来る効果大の整理術を手帳というツールに応用して３つのステップに要約してご紹介したいと思います。
やりたいこと、やらなければならないことが山程ある！
いつも机の上が書類でごちゃごちゃしている！
重要書類もダイレクトメールも山積み！
一体何から手を付けたらいいの！
と途方に暮れてしまった経験のある、あなたにおすすめいたします。
GTDとは
GETTING（集める）
THINGS（物事）
DONE（終わらせる）
の頭文字をとったもので、デビッド・アレン氏が提唱する整理術のことです。
GTDは簡単にまとめるなら、名前のとおり、ごちゃごちゃしている全ての物事を集約し、片を付ける方法のことです。
GTDの基礎となる流れは以下のとおりです。
※以下は筆者オリジナルの方法です。
集約：「気になること」をすべて１箇所に「収集」する
整理：一つ一つの案件に関して何をすべきかを明確にし、ジャンルやカテゴリーに分類する
実行：具体的なスケジュールに組み込み、片っ端から行動して終わらせる
詳しくはぜひ著書をお読みくださいね。
今回の方法はこの著書からヒントを得たものです。
具体的にどうするの？
ステップ１ 収集
収集すべきものとして、物理的なものと頭の中の意識的なものとがあります。
物理的なものであったとしても、それが書類であれば一箇所に集めます。それが行動を必要とするものであれば一軒につき一枚の書き出してみましょう。
まずはステップ１の収集のためのツールを選びます。
「気になること」のすべてを収集するためには、さまざまな種類のツールを使うことができます。
書類受け
手帳やノート
パソコンのメモ帳アプリなど
これらをGTDではinboxと呼んでいます。
今回は、手帳をinboxのツールとして用います。
これまでも述べてきたように、頭の中にあるモヤモヤ、「気になること」を頭の外に出します。
このモヤモヤの入れ物がinboxなのです。
目に見える書類も結局は見た目にゴチャゴチャしているだけではなく、「よくわからないけれどそのうちやらなきゃ」という思いが頭をモヤモヤさせているのです。
それを具体的に手帳に書き出すのです。
私の場合、システム手帳に「bucket」というタブがあります。
とにかく気になったことなど、引っかかったことなどがあればここに書き込みます。
なれてくるとこちらは飛ばして、直接カレンダーに予定として書き込んだり、todoやプロジェクトとして振り分けていってしまいますが、今のところは一通りのGTDの流れを追っていきましょう。
たとえば、
・税金の請求書
・子どもの書類提出
・クリーニング
・買い物
・手紙の返信
・お見舞い
・壊れた蝶番の修理
・庭の草むしり
・アイデアやプロジェクト
家をざっと見回すだけで、気になっていることがどんどん出てくるかもしれませんね。
それらを手帳に書き出します。同時に書類などの一箇所に集められるものであるならば、バラバラに散らばっているものを集約してみましょう。
先に紹介しました著書には、「トリガーリスト」といぅ頭の中の「済んでいなこと」を思い出すきっかけになるリストが掲載されています。
とにかく、「気になっている」ことをみんな頭の中から追い出して、外に出してしまうのです。
どうでしょうか？
気になっていることをinboxに入れただけで、あるいは手帳に書き出しただけでスッキリしてきたのではないでしょうか。
でも、ここで終わりにしてはいけません。
inboxはあくまでも一時的な置き場所にすぎません。
そのままにしてしまうと、このinboxがまた大きなモヤモヤになってしまいます。
ステップ２ 整理
inboxへの収集が終わったなら、次に入れたテーマを一つ一つ整理していきます。
今、inboxに多くの項目が集められている状態だと思いますが、ここで大切なことは、inboxは絶対に空にするということです。
よくわからないまま、ここに留めておかないこと。
必ず一つ一つの案件について整理をしていきます。
inboxからの流れは一方通行でなければならない。一度inboxから取り出したものは、必要な行動とどこに分類すべきかをその場で判断したら、絶対に戻してはいけない。これは絶対的なルールだ。
この段階ではまだ一つ一つの案件に取り組むことはしません。
整理のポイントは一つ一つを明確にすることです。
とにかく、よくわからない状態にしておかないこと。
整理とは、次に取るべき行動は何かを考え、振り分けていくことでもあります。
まず、inboxに入っている一つ一つを上から順番に整理していきます。
一つを手にとったらもうinboxには戻さずに「振り分け」を行います。
inboxの中にある案件は大きく６つに分けるができます。
すぐに行動する（２分以内にできそうなことなら今やる）
あとで行動する（２分以上かかりそうなら）
だれかに任せる
保留する
保存する
捨てる
このように振り分けしてみると、わかることですが
そこには行動すべき事柄と、その必要の無いものとが分けられます。
６．捨てる
まずいちばん簡単で手っ取り早いことは「捨てる」です。
捨てるべきものはその場で捨ててしまいましょう。
もしかしたら、それについてもう取り組む必要の無いこともあるかも知れません。
ダイレクトメールや期限の過ぎたイベントのチラシやクーポン、興味が無くなったものはさっぱり捨ててしまいましょう。
手帳に書き出したはいいけど、「もういいや」と思えたものは、線を引いて消してしまいましょう。
それだけでもだいぶinboxが片付くでしょう。
１．すぐに行動する
捨てるの次に手っ取り早いのは「すぐに行動する」です。
案件を手に取り、あるいは目にして２秒以内に出来るようなことはすぐにその場で済ませてしまいましょう。
メールの返信、目を通せばもう捨てられるもの、もし数分かかるようなものであれば、「あとで行動」ということになります。
５．保存する
あとで必要になるかもしれない「保留事項」やすぐに捨てられない資料や情報、アイデアは保存をしていきます。
システム手帳で処理を行う場合、予め「資料」「情報」「アイデア」のタブとリフィルを用意しておくことをおすすめします。
システム手帳はこのように大切な資料、情報が一元化できることにメリットがあるように思います。
もし、システム手帳をお使いでない場合も、保管用のファイルを用意し、このファイルを見ればとにかく大切な情報はあるという状況を整えておくと良いでしょう。
４．保留
「保留」の事項については期日があるものについては、カレンダーに書き込み、リマインダーを設定しておくことで安心して頭から追い出すことができます。
私の場合は「プロジェクト」というタブを作成し、一案件ごとに１リフィルを使い寝かせておいています。
今すぐ何かを行動するわけではないけれど、将来的に実行したいこと、必要になってくると想定できる案件などこのプロジェクトに整理しておきます。
３．だれかに任せる
気になっている案件について、自分で実行しないでも誰かに任せることのできるものがあります。
もし任せることができるなら、だれかに任せて荷をおろしてしまうというのも一つの方法です。
そこで、もしだれかに任せたならば、inboxに記録している案件に「○月○日誰に指示」とメモをしておくことをオススメします。
１．あとで行動する
きっとinboxの中身で一番多いのがこの項目だと思います。
あとでゆっくりと考えたり、処理するためには数時間、数日かかるようなものもあるかもしれません。
そのようなものについては「保留」で紹介しました「プロジェクトリスト」や「カレンダー」の将来的なtodoに書き込みましょう。
ステップ３ 行動
さあ、ここまで整理できたら後は行動です！
でも行動の前に、少しまってください。
すぐに行動できることもあると思いますが、それぞれの案件についてはその重要度もあるいは行動に移すスピードもそれぞれ違っていると思います。
振り分けた案件について少し時間をとって少し考えてみましょう。
そのヒントは以下のとおりです。
What? それは何か？
Who? 誰がやるべきことなのか？
When? いつまでにやることなのか？
How? どのようにやるのか？
How much? いくら掛かるのか？
こうやって一つ一つの案件を考えていくと、次に取るべき行動が見えてきます。
タスクが細かくなっていきます。
これはやることがまた増えてしまった〜！
と一瞬思うのですが、そうではありません。
これまで躊躇していた案件が整理され、具体的に実行に移されるときが来たということなのです。
大きな岩が砕かれ、重すぎて一度には運べなかったものが少しづつではあるけれども、着実に処理されていくようなものです。
私の場合、このGTDを夢手帳として応用しています。
大きな夢も些細な夢も、inboxに書き出し、整理し、実行していくことで夢の実現に一歩近づくことができます。
そのための手帳の使い方を以前綴りましたのでどうぞ御覧ください。
豊かさのおすそ分け、ありがとうございます。