タスク管理：NotionとTodoistの使い分け

タスク管理といっても皆一律ではなく、近場のしっかりと管理すべき部分と、ある程度中長期の大雑把なところがあるかと思います。
いずれにしろチェック、プラン、実行のサイクルを回すところは変わりませんが、何でもTodoistというのもかったるいため、あえて段階にしてみました。

なぜ2階建てにするのか

1つのアプリやサービスで全部こなせれば色々混乱がなくてよいかと思います。とは言え、逆に全てを1つにするとかえってごちゃごちゃすることもあります。

タスクとかスケジュールを考えたときに、割とすぐくるような直近のものがあります。が、それとは別に、だいぶ先だけど忘れておかないようにどこかに控えておくものとか、直近の目標をこなした上で次に来る目標といった、中長期的なものがあります。

これらをごちゃごちゃにしてしまうと、かえって整理できずに直近でやるべきものと、その先のものがわかりにくくなってしまいます。先の目標のものは、厳密な期日というのはあまりなく、例えば今月中、今期中、今年中みたいな大雑把なものになりますから、きちんと予定を立てて管理する直近のものと混ざるとわかりにくいです。もちろん、仮決めして、定期的にスケジュールを調整し、場合によっては厳密なスケジュールをするという運用もできます。

ただ、半年から1年先のものを定期的に見るのも何なので、2階建てにしています。ただ、どちらにしろ定期的な棚卸しは必要なので、忘れないためにもTodoistだけで管理する、という考え方もありかと思います。そこは自分に合った方法を決めてください。
あくまで自分のやり方をここに書いておきます。

大きな流れはNotionで

中長期のもの、これから細かい部分を決める（タスクの分割含む）ものは、別で管理することにしました。ここは大雑把に管理するので、名称とかカテゴリとか大雑把なう分類にしておき、期日なども日付ではなく、コメント等でメモっておくレベルにしておきます。

実際にブログに書くねたを思いついた時に書き込んで、いつ書こうかとか調整するためのメモ書きが以下になります。

ここはなんらかのサービスを使ったり、あるいは、メモ帳とかを使ってもよいのですが、どこからでも参照できるようにしたいです。そんな時にはNotionが便利です。

Notionとは一言で説明するのが難しいサービスです。色々テンプレートが用意されているので、それでどんなことに使えるのか見るのが一番です。まあ、現在はそれらが英語のままなのが難点ですが、順次日本語化を進めるようです。

Your connected workspace for wiki, docs & projects | Notion

マイクロソフトのSharePointとか、ロータスNotesを使ったことがある方なら、それを思い浮かべてもらうと当たらずとも遠からずかと思います。作ったページの項目とか、好きに追加削除できるので、使いながら用途に合わせて手を加えてゆくことができます。

細かい部分はTodoistで

タスクやスケジュールの管理は一律の基準で管理するのではなく、大まかな粒度のものと細かい粒度のものを分けて、大まかなものはNotionで忘れないようにメモっておきますが、それを実行する段階では必要に応じて細かく分けて、Todoistである程度スケジュール感を持ってタスクにします。

例えば、今使っているPCが古くなってきたので3ヶ月後に買い換えるとします。仮に大雑把なタスクとして、(1)購入機種を決める、(2)実際に購入する、(3)今のPCからの移行作業行う、の3つを立てるとします。(2)と(3)については、今すぐじゃなくてもよいので、例えば、(2)を2ヶ月後、(3)を3ヶ月後にすると決めて、Notionでメモっておきます。どこで購入するのかとか、移行計画の詳細とかは、その時考えればよいので、そこはまあ置いておきます。

(1)も具体的な機種選定は先でもよいですが、予算とかどういうものを買うかといったことをあらかじめ決める必要があるので、まずはこれをタスクにします。
ここでは仮に、(a)予算を決める、(b)WindowsかMacかChromebookか決める、(c)決めたタイプの中で候補をピックアップする、(d)最終的に候補をいくつかに絞る、といったことをタスクにするとします。で、今週は(a)、来週は(b)、その翌週は(c)、今月中に(d)とか決めて、Todoistのタスクにします。(a)と(b)は密接に関わるかもしれないし、何が一番大事かによります。

上記は考え方の参考例で、大事なのは大まかな日程感と直近の日程感を分けて考え、混同させないことです。適切に分類、整理できるなら全てを1つのサービス、アプリで管理するのもよいですが、ふわっとした部分はあれこれ使いながら改善できるNotionで管理し、カチッと管理しないといけない部分はタスク管理ツールとして使いやすいTodoistを使うというように、分けて考えることをお勧めします。

どちらにしろ、どのツール、サービス、アプリを使うかはその時その時の流行り廃りや使い勝手、自分と合うかどうかで変わってくるので、そこをあまり決めつけない方がよいです。
逆に言うと、特定のツール固有の便利な機能にあまり依存すると融通が効かなくなるので、そこは一長一短考えてあとで困らないようにした方がよいです。

一番大事なのは個々のツールではなくてフレームワーク

個々のツールはその時々でどんどんいいものが出てくるので、そこに固執するのはあまりお勧めできません。もちろん、頻繁にツールを乗り換えていてはツールの使いこなしだけで終わってしまうので匙加減が重要です。

大事なのは、どうやって分類、整理して管理していくかの方法論です。そこを自分はフレームワークと呼んでいます。
フレームワークと実際のデータ（タスク管理で言えばタスク）さえきっちりしていれば、その上で実際に作業するツールはどうでもよくて、あとはそのデータの出し入れが柔軟にできるようなツールを使うことに気をつけるくらいです。どんなに優れたツールでも、データを出したり入れたりできないものは、よほど唯一無二の特徴でもない限りは躊躇してしまいます。

それでは、よいタスク管理を。