デジタル化による生産性の向上はできるのか〔人事の視点で考えたアイディア〕

はじめまして。小売業の会社で人事をやってる者です。
「日本はデジタル化、脱判子が進まないから生産性が上がらないんだ！」と評論家気取りでいましたが、まず自分がやってから言えるのでは、、ということで小売業の人事で働く自分が人事の課題でやれること５つ考えました。（あくまで自分の会社のレベルでできそうなことです、、）

①紙の書類をAI OCRで読みデータ反映させる
〔課題〕
人事は社員の情報を扱う部署である。例えば入社の際に履歴書の記載内容を人事システムに反映させるが、それは担当者がシステムにパンチして反映している。私の会社は入社の人数が毎月増減しており、多ければ残業、少なければ手が余ってしまう。
〔解決案〕
AI OCRを活用する。現在AI OCRは文字の認識率が高く、担当者がパンチするより早く正確である。（１年ほど前にあるメーカのAI OCRで私の名前を殴り書きしたが見事にすべて判別していた）
また履歴書、入社に必要な書類はある程度規格になっているため、一度読み込みのパターン設定をすれば汎用性も高い。入社人数増減に関わらず対応でき人事の工数を考える必要がなくなります。他の部署でも紙で回収し、ボリュームがあるものであれば応用ができそうです。

②人事異動の申請はスプレッドシートで収集する
〔課題〕
社内で人事異動が頻繁に発生する。その都度各部門長からExcelの申請書がメールで人事部門に送られ、担当者がExcelを統合し、人事システムに統合している。
〔解決案〕
スプレッドシートを活用する。各部門長が共通のスプレッドシートに異動内容を入力すれば、人事側の統合の手間を省略でき、部門長の申請忘れ、メール送信という手間が省略できる
※他の営業部には知られたくない場合は営業部単位でスプレッドシートを分けることを想定。

③企画はスプレッドシートで共有編集する
〔課題〕
企画のアイディア出し、具体化をチーム内で行うと、他のメンバーと内容が被ることがあり効率的に進められていない。
〔解決案〕
スプレッドシートシートを活用する。他のメンバーと企画内容が共有できるため、仮に同じ内容だと分かれば違う内容の検討にリソースを使える。

④マニュアル、規程のファイルをLINE Botで返信確認できるようにする
〔課題〕
現場で働く従業員はマニュアル、規程、その他指示書類など多岐にわたる内容を日々確認しなければないが、マニュアルと規程、指示の保管フォルダーや検索先が異なり、目的のものを探すのに時間がかかる。
〔解決案〕
LINE Botを活用する。LINE Botのキーワード検索で必要なファイルを表示するようにし、現場の従業員が検索する時間を削減できる。

⑤会社の施設の稼働率をRPAで可視化する
〔課題〕
人事課題ではないが、会議室、商談室、支社の事務所などの稼働率が高いところ低いところにばらつきがある。稼働率が高い施設は全く予約が取れず、稼働率の低い施設は空いてる。
〔解決案〕
RPAを活用する。PRAで社内の予約システムから、予約時間をcsv等で月単位で取り出し、月割した賃料で自動で割り総務部門に情報を提供する。稼働率を基に施設の統廃合の判断材料として活用できる。

最後に

今後上げた５つの案を会社で実践していこと思います。やってみると技術的な課題と社内上の課題がでると思います。それは改めてここで発信していこと思います。
人の省力化、生産性向上にはなると思いますが、今までその業務をやってた人はということ含めて考えないと進められない内容ではあります。

最後までご覧いただきありがとうございました。