自分が抱える２つの困りごと具体的な改善案
業務上の課題をIT技術を活用して改善。解決したい。今回は身近な課題かつ実現可能性があるもの２つに絞り、関係者にヒアリングを行いました。
１．LINE Botを使用して従業員が本社部門に問い合わせでき、自動で必要な情報を返信できるようにする
1-1.現状課題
当社では店舗で働く従業員が本部に対し申請書や問い合わせしたい時に、現状では電話、メール以外のチャネルがない。また問い合わせ先も内容によって細かく異なるため、問い合わせ先を探す手間、本部側も問い合わせ先が間違っている場合、担当部署につなぐ手間が発生してる。
また申請書類も部署によって掲載先が異なり、現場従業員が申請書がどこに
あるのか探すという作業負担が発生している。
対象者：店舗で働く従業員及び本部の従業員
内容：申請書、規程、提出ルールを本部に確認する
原因：申請書の保管場所がわかりにくい、部署によって使用ツールが違う
頻度：毎日
1-2.改善案
LINE Botで簡単な問い合わせに自動で回答でるようにする。また問い合わせしたい内容を基に連絡先部署の電話番号、メールアドレスに返信できるようにする。必要な書類もLINE Botで添付して返信できるようにする。申請者の書類を探す時間の削減及び各部門の質問対応時間の削減することが期待できる。
1-2-1.改善に向けて関係者へのヒアリング
〔ヒアリング対象者〕
２名。自分の所属する部署の同僚1名、人事他部署の部門長1名。
〔質問内容〕
問い合わせ、申請書をLINE Botで回答する仕組みを作ろうと思うが、どう思うか。
1-2-2.ヒアリング結果
人事部門としてはよいと思うが、LINEを店舗の携帯電話に入れることができるのか、LINEのセキュリティは大丈夫なのか。
導入しても使い方を店舗にレクチャーする時間がかかるのではないか。
人事部門以外が参加するには難易度が高いのでは
1-2-3.ヒアリング結果後の改善点
店舗の携帯電話にLINEを入れるのはIT部門への確認、費用対効果の検証が必要でる
LINE Botを店舗の携帯電話に入れるのが難しい場合は、従業員のプライベート携帯電話に任意で導入する。休職した場合や休み期間中のツールとして活用を想定。（使用頻度は低い可能性あり）または、LINE botではなく、メールで返信として「なんでも問い合わせ先アドレス」を作成し、そこに従業員がメールしRPAで返信する。
２．RPAを使用して人事評価システムへ新規入社、異動者、評価者を自動反映できるようにする
2-1.現状課題
当社では人事評価システムを導入している。このシステムは私が担当している。毎月人事異動、役職変更、入社、退社の情報を人事評価システムに手動で反映しなければならない。またその際に他の人事情報システムから情報を出力後加工が必要となり、加工作業も発生する。全体で毎月16時間程度この作業に時間を使用している。
システムへの反映が遅れると従業員が新しい目標を立てることや上司が目標を見ることができず、人事評価が遅れてしまう。
対象者：私自身
内容：人事異動、役職変更、入社、退社情報をシステムに手動で入れる
原因：人事評価システムと他の人事情報システムが連携していないため
課題：システムへの反映に毎月16時間程度時間がかかる
頻度：毎月
2-2.改善案と実装案
以下一連の作業をPower Automateで人事評価システムへの反映まで実行する。手動の作業時間を毎月16時間削減することが期待できる。
①必要情報を２つの人事情報システムから出力する
②抜き出した情報を人事評価システムに導入するフォーマットに加工する
いずれも12種類程度のExcelフォーマット
③12種類のExcelフォーマットを人事評価システムに入力する
2-2-1.改善に向けて関係者へのヒアリング
ヒアリング対象者：1名。自分の所属する部署の同僚1名
質問内容：人事評価システムの情報反映をRPAでやろうと思うがどうか。
2-2-2.ヒアリング結果
よいのではないだろうか。ただし、役職の反映や役職変更者の氏名の元データが間違っていることが多いので、そこをどうするのか。
2-2-3.ヒアリング結果後の改善点
役職の反映の部分はＲＰＡを使わずに引き続き手動でフォーマットを加工する。それでも14時間程度の時間削減になる。
役職変更者の氏名の名前間違えは名前間違えパターンをExcel登録しておき、間違えたままのパターンを含めＲＰＡで正しく判断できるようにする。
３．まとめ
全社への効果を考えると案１の課題を実施したいが、関連する部門が大きく、スモールスタートすると利用者の利便性が低下してしまう。案２は現実的ではあるが、会社全体への影響度と効果は小さくなります。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？