身近なデジタル技術で解決したことを考えてみました（システム費用はかからず現実的なこと）

小売業の会社で人事をやってるKAZUといいます。ここ最近デジタル技術に触れる機会が増えてきました。今回はデジタル技術を使って人事の仕事で業務改善、人事の単純作業から解放されそうな現実的、比較的簡単にできそうなアイデアを5つ考えてみました。

自分の会社の業務で考えましたが、意外と皆さん同じ課題があるかと思います

①Excelの勤務シフトを勤怠システムに自動的に登録させる
【現状課題】当社では部門長は部下から提出されたエクセルの勤務シフト
　　　　　　を勤怠システムに手入力で反映させている。勤怠システムの
　　　　　　反映がcsv等で反映できず、またExcelの貼り付けができない。
【改善案】PowerAutomateを用いて自動的にシステムに反映できるように
　　　　　する。

②エクセル人事評価シートを担当部門長に自動配信する
【現状課題】人事部門から評価者に評価シートを送信しているが、100件を
　　　　　超える件数をメールで個別送信している。
　　　　　配信件数が多く、評価シートも部門で異なる上、機微情報のため
　　　　　送信先を間違えることが許されない。作業は単純ではあるが、件
　　　　　数が多い為、作業時間がかかる。
【改善案】PowerAutomateを用いて配信できるようにする。
　　　　　部門の統廃合・改定、部門長の異動がある前提で汎用性のあるも
　　　　　のにするためにはExcelの名前リスト等に連携できるものにする。
　　　　　※別問題として評価システムで完結できるようにシステムを検
　　　　　　討すべきではある、、、

③人事異動情報をスプレッドシートで自動集計する
【現状課題】社内では人事異動が頻繁に発生する。その都度各部門長から　　　
　　　　　　Excelの申請書がメールで人事部門に送られ、担当者がExcelを統　　　
　　　　　　合し、人事システムに統合している。
【改善案】スプレッドシートを活用する。各部門長が共通のスプレッドシ　　
　　　　　ートに異動内容を入力すれば、人事側の統合の手間を省略でき、　　
　　　　　部門長の申請忘れ、メール送信という手間が省略できる。
              　また部門間でシートを分ける場合は、Power Automateで統合し一　　
　　　　　つのデータに加工する。

④人事評価シートのファイルをまとめ、提出状況を集計する
【現状】人事部門では人事評価シートを100件以上メールで回収し、提出
　　　　状況をチェックしてくる。メールの件数も多く、提出者が多いこと
　　　　から、見落とし、提出状況の確認が遅れ、評価の進捗が滞る場合
　　　　が発生している。
【改善案】PowerAutomateでOutlookより提出のあったものを指定のフォル
　　　　　ダーに収集し、提出ファイル名を基に提出状況のエクセルにチェ
　　　　　ック（〇）を入が入るようにする。

⑤従業員が電話とメール以外で本社部門に問い合わせできるLINE Bot
【現状課題】当社では現場で働く従業員が本部に問い合わせしたい時に、
　　　　　　現状では電話、メール以外のチャネルがない。また問い合わせ
　　　　　　先も内容によって細かく異なるため、問い合わせ先を探す手　　
　　　　　　間、本部側も問い合わせ先が間違っている場合、担当部署に
　　　　　　つなぐ手間が発生してる。
　　　　　　また申請書類も部署によって掲載先が異なり、現場従業員が
　　　　　　申請書がどこにあるか探すという作業負担が発生している。
【改善案】　LINE Botで簡単な問い合わせに回答でるようにする。また連絡　　
　　　　　　したい内容を基に連絡先部署の電話番号、メールアドレスに返
　　　　　　信できるようにする。必要な書類もLINE Botで添付して返信で　　　
　　　　　　きるようにする。

今回はシステム導入や費用を掛けずにできる改善案を考えてみました。内容はPowerAutomateで概ねできそうな内容です。
一方でこのようなRPAツールは保管場所や掲載方法を変えると動かない場合があるので、ツールを開発した担当者がいなくなった場合の運用も考えておく必要がありそうです。

最後までご覧いただきありがとうございました。