キャッチアップを最速で行う秘訣

最近新たな人材を組織に迎えて、私の直下に入った人のキャッチアッププロセスを進めています。

私のキャリアとして、アプリコンサルとして、ビジネスコンサルとして、経営層として、数十のさまざまな組織に深く入り込み、最速でその環境、ビジネスにキャッチアップするよう心がけてました。
どうすれば最速でキャッチアップすることができるか、簡単にではありますがまとめてみました。

やるべきこと

1. キャッチアップゴール(自分の状態)を決める
2. ゴールに至るために必要なタスクを自分で決める
3. タスクには知識を入れるだけでなく、自分なりのアウトプットもいれる
4. 人との関係構築もタスクにいれる
5. できれば、キャッチアップ後の自身のミッションに対する実行計画を具体化する

まず、ゴールがない、もたないキャッチアップは、論外です。
ビジネスパーソンの多くがタスクのゴールを明確化してとりかかっていると思うのですが、なぜかキャッチアップタスクだけは、明確じゃないケースが多いように感じます。
可能な限り、言語化して、する側、してもらう側、双方で合意しておきたいですね。

キャッチアップする側なのに、受け入れ側から渡される情報を待ってしまうケースも多いのではないでしょうか？
キャッチアップタスクは、する側の人物のスキルや経験によって変わってきます。それを一番わかっている、自分でどのタスクが必要で、どれくらい時間がかかるのか、考えて整理することで最適化できると思います。

キャッチアップタスクを、資料を読んで理解することだと思ってる人がいます。私はかならずその理解がただしいか確認するために、それを何かしらアウトプットしてわかる人にみてもらいます。
アウトプットすると、自分の頭も整理されますし、理解が足りない部分も具体化されるのでおすすめです。

その環境での人間関係も、キャッチアップタスクにいれてます。早い時期に組織で必要なネットワーキングしておくことで、圧倒的にその後の作業がやりやすくなります。紹介いただくだけもアリですし、15分雑談の時間をもらったり、もしくはランチを共にするなども有効です。

さらには、キャッチアップ後の実行計画まで作っておくと完璧です。
多くの場合、組織に新たなメンバーを迎え入れるとき、役割やミッションを明確にしていると思いますが、いつ、どのタスクを、どのような優先順位で、だれと、どのように進めるか、という部分は様子を見ながら決めているのではないでしょうか。
キャッチアップ後のメンバーがが、周囲と連携して何がどこまでできるかは、本人が一番わかっているはず。
上司や管理者とその後のアクションに認識の齟齬がでないよう、認識を合わせるとともに、自らが最大パフォーマンスをだせるように先手を打つのが、受け入れ側の信頼感を得られると思います。

やらないこと

キャッチアップする側としてのベカラズは
タスク待ち、資料待ち
目的のない資料読み込み
作業に没頭し会議以外話さない
わからないことがわからなくなる
期限を意識しない

受け入れる側としてのベカラズは
ゴールを決めない
とりあえず資料をわたす
整理されていない情報をわたす
作業に閉じ込める、人に会わせない

まとめ

いかがでしょうか？
いわれてみれば当たり前なタスク管理のはなしばかりかなと思います。
ですが、ジョイン後すぐだからなのか、キャッチアップタスクに限って曖昧に進んでしまいがちですよね。
最初だからといって気を使ったりリスクを避けるのではなく、きっちりタスク管理していくのが、キャッチアップを最速で行う秘訣だと思います！