【真面目な人が資料作成】で失敗しないように知っておくべき大事な1つのこと（新卒で外資コンサル3年経験者より）

＊約5分で読めます。

【読んでもらいたい人】

→性格が真面目で、資料作成に悩んでいる方

【この記事書いている人】

→新卒からBig4コンサルで3年働いていた者

【伝えたい事】

→資料作成は完璧さを求めるよりもスピードを重視する。そのためにテンプレートを使いこなす。

【理由】

→資料の内容は上司・クライアント次第でいきなり内容が変わる事もある。それに何時間も時間をかけすぎるのはもったいない。テンプレートを使いこなしつつ60点、70点の所で一旦見てもらい、そこから調整を加えていくようにする。

こんにちは。

コンサル会社に限らず企業で働いていると資料作成というのは避けては通れない作業かと思います。特に新人の場合などは。

ただ何時間かけて細かい点にも気を使った資料を上司に確認してもらっても、

「このグラフ少し分かりづらいから、やり直しね」

「これブランドカラー使ってないから全部やり直して（前職では会社オリジナルのカラーセットを使うルールがありました）」

「クライアントから元データが間違っていたという連絡きたから、また計算し直してグラフ挿し直して」

と言われる始末。

このような状況に出くわしたことがある人は少ないと思います。

特に性格が真面目すぎる方は完璧に近い資料を作ろうとして、自分でもわかっているけど位置のズレや言葉の使い方などで何十分、何時間と悩んでしまうこともあるのではないでしょうか？

ただこれを続けてしまうといつまで経っても作業が終わらず、上司からも資料作成に何時間もかけている効率の悪い社員というイメージを持たれてしまいます。

なので今回お伝えしたいのは、

「完璧さは一旦忘れ、テンプレートを使いこなし完成度60点ぐらいで確認してもらう」

ということです。

その理由として

資料作成において完璧な資料なんてものは作る事ができないから

です。

例えば下記のような事は多々起きてしまいます。

クライアントに見せる資料をまず先輩に確認してもらい修正を加える

↓

それを持って上司に確認してもらうと、先輩が指摘したところを再度直すように言われる

↓

最終的にクライアントに見せてもあまり納得していただいている感じがしない

この例は一例ですが、資料作成は相手の好き嫌い次第という面もあります。

私も上司にOKをもらったデータ分析結果の資料をまた別の上司に確認してもらうと、色やフォントが上司のお気に入りじゃなかったためやり直しを食らったことがありました。

なので修正される事を前提にし、重要な点だけを資料に落とし込み細かい点は最終段階で詰めるようにしましょう。

そのためにはテンプレートを使いこなす事も大事となります。

一から資料の構成を考えるのって意外と時間がかかりますよね？

しかしその内容を伝えるために絶対一から構成を考えないといけないみたいな事ってあまりないのではないでしょうか？

ここは先人達が作成してくださったテンプレートを駆使します。

会社で既に用意されいるのであればそれを使えばいいし、なければ検索するとたくさん出てきます。

これらを参考に自分の中でこういう事を伝えたい時はこのグラフかな、などの経験値を積んでいきます。

私もスピードを重視するようになってからは、

この資料で伝えるべき大事なポイントは結局何なのか？それ以外の事は今は忘れて、重要な点だけを抑えた資料をまず作ろうと

意識を変える事ができ、細かい点を気にする時間を減らすことができました。

最後にまとめますと

資料作成において完璧さを求めるのは時間の無駄です。重要な点のみをおさえ、かつテンプレートを使いこなし最短で資料を作成し確認してもらうという意識に変えていきましょう。

ありがとうございました。

少しでも参考になりましたら、イイネのほどよろしくお願いいたします。