ノーコードツールで業務をラクにしたい

自分なりに考える

・作成の背景

私は普段メーカー様や自社商品部担当に向けて自社アプリやYoutubeなど外部メディアに掲載する広告枠の販売を行っています。
広告枠の販売には代理店と提携して行っており、やり取りには制作管理ツールを使用しています。
そのため、新しく課題を立ち上げ必要なファイルを共有したり、どのタスクがいつまでに何を誰がどこまで行う必要があるのかをメンバーが一目で管理できるようになっています。
しかし、商品部やメーカー担当と直接やり取りする際にはそういったツールがなく、直接Outlookメールでのやり取りを行っています。
案件数や取引先の数が多くなると必然的に管理業務に負担がかかり、進捗を管理するハードルがあがります。
今回この制作管理ツールがないことで発生する負担を軽減したいと考えアプリの作成に至りました。

・作った作品

今回GlideとGoogleスプレッドシートを使用して、案件の進捗管理ができるアプリを作成しました。

各社ごとの案件一覧　モバイル画面

・現状課題について

まず課題を精査して、どこが問題になっているかを洗い出しました。

①Outlookメールでのやり取りでまず、案件の相談や連絡が各担当からメールで届きます。
②データなどExcel等のファイルに記載されているので、必要に応じて情報を追記します。
③毎週一回定例会議があるので、パワーポイントに情報を都度集約し報告します。
案件を推進させることより進捗管理に時間をとられているため、そこの工数を削減したいと考えました。

また、対象のユーザーをアプリに招待することによりアプリ上でのやり取りを可能にすることで何度もやり取りする中で発生する、膨大なメールの中から必要な情報を抽出する作業を削減できると考えました。

制作してみた結果

制作にあたり様々な課題があり、ひとつずつ改善を行いました。

サイクルを回していく中で周囲のメンバーからフィードバックをもらいました。最初はメニューに画像がなかったのですが、やはりわかりづらいとご指摘。
媒体資料の写真を掲載することで視覚的に内容を把握しやすくなりました。
また、担当者を招待制にすることでツール内でのやり取りで完結しメールのやりとりのカット。アプリ内のスプレッドシートを共有することで、週一回の定例会議に使用する案件進捗シートを新規で作成する作業を削減することに成功しました。

今後も継続して改善を図りたいと考えています。

・苦労したこと、感じたこと

実装するのは（クオリティはともかく）できました。
しかし、あくまで自分が欲しいと思った機能を取り付けただけではやはりメンバーに使ってもらうには難しい。
コミュニケーションをアプリ上でとることも大切ですがやっぱり面と向かったコミュニケーションが大切だな～と。

あとはサイクル回すのにフィードバックもらうのに最初は苦労しました。
各々タスクを抱えて日々業務に向かう中で、これ見てもらって感想教えてもらってもいいですか！と持っていくのは結構ハードル高い。
最初は同期のメンバーにちょっと見てもらうところから始めてそれを少しずつ広げて時間頂くようにしていきました。

・心境の変化

壁って乗り越えるときや乗り越えるまでが一番つらい。
やったことがないことってどうすればいいのかわからないから特につらい。
慣れていないことだと尚更ですよね。

でも、わからないことやどうしたらいいのか声をあげれば助けてくれる人がいるということに気づきました。
ちょっとしたフィードバックや何気ない会話が問題の解決のヒントになることもあるし、一人で悩んでいるだけだと苦しいのでやはり身近な家族や同僚、同じ課題に向き合っているメンバーと話すと少しでも楽になることを実感できました。

・今後に向けて

これで終わりじゃない。まだここからがスタートライン。
どこにたどり着きたいのか？
目的を明確にして挑むことの大切さを学びました。

ブラッシュアップに関してはひとまずアウトプットを作成して、レビューもらった部分を改善する方が断然スピード早まることに気付きました。
※自分の意見をしっかり持ったうえで反映させることが大事。

最終的に何を解決したいのか、現状問題が何で、どうなればこれを解決できるのか？
アプローチする方法はいくつかあるが、どれを採用すべきなのか？
あるいは煩雑さを防ぐために思い切って捨てるべきなのか？
走りながら考えることが大切ではありますが、最低限向かう方向のベクトルは見据えたうえで走らないと迷子になってしまいます。
そうならないようにゴールは常に意識して自走していく必要があります。

これからも心に余裕を持たせつつ、チームメンバーと共に課題を解決していきたいです。