今の状況の中でのイベント運営
プロジェクトマネージャーをしています。
先日ホワイトリボンラン＠浦安拠点の
事務局をさせていただきました。
今の状況だからこそ、意識していたことを書いておきます。
小さなランイベントをされる方は
あまりいらっしゃらないとは思いますが・・
濃厚接触者を出さない運営
まずは濃厚接触者を出さない運営が必須！
ということで、このしくみを考えました。
濃厚接触者の条件を調べ
条件に当てはまらないような運営を検討します。
ちなみに、この濃厚接触者の条件は
変化していくものなんだそうです。
とはいえ、素人なので、
ランイベントのプロの意見を伺い
ランイベントに何度も参加している方からも
お話を伺い、運営方法を検討しました。
決めた運営方法は、事務局メンバーのみならず
当日お願いするボランティアさんにも
事前に理解しておいていただきました。
そして、参加者さんへも
事前にお願いのメールを送付しています。
運営方法を１つご紹介すると
参加者全員が一斉に走る形式ではなく
少人数のグループに分かれて走ることにしました。
密にならずに、距離を保っての走行をするためです。
実際に少人数のグループを作ってみたら
参加者さん同士のつながりが生まれたり
一体感が生まれたりと
多くのメリットを感じ
これはやってよかったな～と思いました。
photo by kapilinaphoto
ボランティアスタッフのみなさんに
たくさんお力を借りられたからこそ
実現できた少人数グループでした！
本当に感謝でいっぱいです。
もちろんその他に、一般的な対応として
参加するための条件を満たしているか確認する
健康チェックシートの提出や
消毒やマスク着用なども行っています。
私が当日行けないことも想定した準備
私が陽性者になる。
もしくは、家族がなり
濃厚接触者になる。
そのようなことが起こるかもしれないことを考え
当日私が行けなくても
なんとか運営できるように
事前準備をしました。
長々としたマニュアルは読んでもらえないと思うので
視覚的にぱっとわかるように
会場については、地図を用意して
番号をつけたり、線を入れたり
文字を入れて準備。
受付での作業も
視覚的にぱっとわかるように
段ボールにやることを書いたものを準備。
参加者さんにも、ボランティアさんにも
わかりやすく、多くを語らなくても
スムーズにできるように準備。
完成したものがダサくて笑っちゃいましたが・・
愛嬌ということで。
photo by kapilinaphoto
その他、重要な情報も
わかりやすく事前にシェアしておいたり
いろいろと工夫しました。
この当日いけないことも想定した準備って
会社員時代にやってたことなんですよね。
二人の子どもを育てながら
フルタイムで働いていたのですが
重要な日に、子どもが熱が出て行けない！
なんてことがあるかもしれないので。
電話とかメールで伝えたら
なんとかやってもらえるような準備は
出来る限りしていました。
けど、こういう準備って
作業をわかりやすくしておくことにつながるので
当日行ける行けないに関わらず
すごく重要なんですよね。
改めてそんなことを思い出しました。
この状況だからこそ
この状況だからこそ、開催してくれてありがとう！
という声も多くいただきました。
〇外に出ることが減っている
〇身体を動かすことが減っている
〇楽しいイベントごとが減っている
などの状況がある中なので
久しぶりに公園に来た！
本当に嬉しい！
という声もいただきました。
ちょうど天気がよい日だったんです。
天気のよい日に、外で身体を動かすって
本当に気持ちがいいものですね。
外に出ることや身体を動かすことの
大切さを改めて感じたという声もいただきました。
この状況だからこその制約もあるし
配慮しなければならないことも多くありますが
だからこそというのがあるのも
事実なんだなと感じました。
photo by kapilinaphoto
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