「目からウロコ」の時間管理術

今回は、毎日、忙しすぎて、ToDoリストが溜まっていくばかりだった私にとって、新しい視点を持つ事ができた「仕事に追われない仕事術」マークフォースター(著)青木高夫(訳)を紹介させて頂きます。

既存手法の限界を突破する「目からウロコ」の黄金法則で
終わらない毎日を終わらせましょう！！！

タイムマネジメントの基本的考え方

人間には2つの対立する「理性の脳」と「衝動の脳」が備わっています。
計画の達成は、「理性の脳」にかかっています。
しかし、基本的には、「理性の脳」よりも、「衝動の脳」が優位に立っているため、「理性の脳」を優位に動かすためのコントロール・システムが必要です。
このシステムに必要な要件は３つ
➀集中力を継続して発揮できる
②抵抗感を克服する方法が入っている
③どんな場合にも対応できる
です。
また、このシステムの原則は次の7つです。
➀「明確なビジョン」が存在する
②「一事に集中」する
③「少しずつ頻繁に」行う
④「リミット」を設ける
⑤「クローズ・リスト」を使う
⑥突発の仕事を減らす
⑦コミットメントと興味を区別する

そして効率のよさとは、「想像力のレベル×整理のレベル」です。
仕事がうまくいかない時は、システムを変えましょう。
仕事のシステムを改善し、整理のレベルが上がれば、より多くの結果が生まれ、ストレスを大幅に減らし、仕事に満足できるようになります。

手に負えない量の仕事を抱えている場合、優先順位をつけて仕事を管理しようとするのではなく、コミットする仕事を絞って「仕事を抱えすぎない」ことが大切である。

最後に、「すぐやる」というタイム・マネジメント手法では、「忙しいだけの仕事」ばかりに偏りやすくなる。
「本当の仕事」を見極めてコミットし、それを確実にやり遂げましょう。

マニャーナの法則とは？

「1日に発生する仕事を集めて、必ず次の日にやる」を基本とする仕事術のことです。
常に仕事に1日分の「バッファー・ゾーン」を設けることになります。
やり方は下記の３ステップです。
ステップ１：今日新たに発生した仕事を集めておく
ステップ２：仕事を類別する
ステップ３：類別した方針に従って、翌日まとめて処理する

「明日まで待てないほど、緊急な仕事はない」という考え方が根底にあります。

中には、手間のかかるタスクもあるでしょう。
手間のかかるタスクは、細かいタスクの集合体です。
タスクをより細かく分解し「第一段階」のタスクを抽出できれば、抵抗感が大きい仕事に取りかかる有効な手段になります。

では、そんなタスクの中でも、毎日朝一番にと組むのが望ましいとされている仕事はなんでしょうか？
それは、次の３つのファースト・タスクです。
➀仕事の「やり残し」を片付ける
②仕事のシステムを改善する
③プロジェクトを進める
これらは、「とにかく、する」「一番初めにする」「毎日する」が原則です。

1日で「必ずする」とコミットしているなら、仕事に優先順位を付ける必要はありません。
その日にすると決めた仕事は、それを終えるまで仕事を加えてはいけません。
※この中には、メールへの対応、電話への対応、すぐに完了する仕事、が含まれます。

まとめ

時間管理でお悩みの方いあがでしたでしょうか？
人ぞれぞれ時間を作りたい目的は違うと思いますが、
ぜひ自分の時間をしっかりと確保できるように！
「時間＝人生」です！
楽しんで生きていきましょう！