【オンライン秘書】相手に入力の手間をかけさせない
ご依頼者さまとのチャットでは、
入力の手間をかけさせないように以下の工夫をしています。
1.番号で答えていただく
自分で判断しかねる事柄があった時、
もちろん報告・連絡・相談をしますが、
「どのようにしたらいいですか?」
と聞かないように努めています。
なぜなら、
相手が一から説明しないといけなくなるからです。
わたしの場合は次のように尋ねます。
「今回〇〇ということがありましたので、
対策を検討しました。
①………
②………
③………
上記のどちらがよろしいでしょうか?」
番号を答えていただくだけで意思疎通ができるので、相手が入力する手間が激減します。
時々、あたりが外れることもありますが、
「②の〜〜の部分を〇〇に変えた上で、
③の対応もお願いします」
と答えていただくこともあるので、
こちらの出した材料が無駄にならないことも多いです。
2.「はい」か「いいえ」で答えられるように
これは1.と似てますが、
「どうしたらいいですか?」
「いつがよろしいですか?」
ではなく、
「〇〇でいかがでしょうか?」
と聞いて、「はい」か「いいえ」で答えられるようにしています。
勝手に決定すると角が立ちそうな内容であれば、カッコがきで理由を付け加えることもあります。
例えば…
「〆切は〇月〇日でいかがでしょうか?
(〇月×日まで△△ありますので〇日あたりが妥当ではないかと検討しました)」
など。
3.尋ねる前にググる
「〇〇ってなんですか?」
「〇〇ってどうやるんですか?」
と、尋ねるのは数秒です。
尋ねられた相手は、
概念を明確にしながら、
誤解なく伝わる表現方法を考えたり、
理解しやすい文章の構成を組み立てる必要があります。
これはめちゃくちゃ時間を奪われます。
「私みたいな凡人がパッと思いつく疑問は、
この広い世界の偉人がすでに解決してるはず」
という信念のもとググってますが、
だいたいインターネット様が解決してくれます。
ググって拾えないときは、
YouTube、Instagram、Pinterest、
など媒体を変えると解決できることもあります。
他にも細かいことを挙げればきりがないですが、
「相手に入力する手間をかけさせないためには?」
「相手の時間を奪わないようにするためには?」
を念頭に置くだけで、
コミュニケーション能力がぐっと上がります。
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