全文検索とフォルダ管理の違いを端的に言うと

こんにちは。今回は、資料の管理をするという意味では同じことなのですが、一般的に行われているフォルダ管理と全文検索の違いを書いていきたいと思います。

端的に言ってしまえば、

フォルダ管理は、資料を保管する人目線。全文検索は、資料を探す人目線。

こんな言葉で整理できそうです。

フォルダ管理

フォルダ管理は、多くの職場でなされているので、説明の必要もないかもしれませんが、電子ファイルを置くための構成を事前に決めます。管理者の方が「こうあっていてほしい」と思うような構成をつくるわけです。

たとえば設備フォルダの下に、年度フォルダがあって、その下に日常点検フォルダがあって、定期検査フォルダがあって、トラブル報告フォルダがあるわけです。

こういった形で、フォルダの構成を定めてしまうと、資料を保管する人からすると、「この資料は、このフォルダ、あの資料はあのフォルダ…」とさっさと資料を格納していくことができるわけです。したがって資料を保管する人にとってはとても手軽だし、らくちんですよね。大抵の職場で環境もそろっていてハードルも低いです。

一方、資料を探す人は、この場合どうしましょうか。たとえばあなたが「〇〇設備で、××な異常が発生した」みたいな状況に遭遇したとしましょう。事例を探すためには、過去のその設備フォルダの、すべての年次フォルダの中を一つ一つ確認していかなければなりません。おまけに、ひょっとしたら日常点検フォルダの中にもヒントになる情報が隠れているかもしれません。

探す人にとっては手間がありますよね。

全文検索

一方、全文検索の場合はどうでしょうか？詳しくは別の記事で説明していますが、この方式の場合は、資料のタイトルだけでなく、本文も含めてすべての文章をコンピュータに認識させ、さらにその文章を単語に区切ったり、単語の品詞を決めたりといったタスクをコンピュータに実施させます。

環境が用意されていれば、タスクはすべてコンピュータが実施するので、保管したい資料をユーザはアップロードするだけで大丈夫ですが、環境づくりという意味では少しハードルがあるかもしれません。検索エンジンを用意したり、資料の文字認識タスクさせたり、ユーザーの権限を管理したりと少しITに関するスキルが要求されるのも事実です。

いったん環境をつくり、資料を保管してしまえば、資料探しの時は抜群に効果を発揮します。先ほどの資料探しの例のように、「〇〇設備で、××な異常が発生した」みたいな状況に遭遇したとしましょう。全文検索の場合は、検索キーワードを、検索画面から「”〇〇設備”　”××異常発生”」といれてEnterボタンを押すだけで、すべてのフォルダにあるすべてのファイルのタイトルと本文を参照して、関連する資料を一瞬で引っ張ってきてくれるわけです。

探す人からしたら断然こちらのほうが嬉しいですよね！人が一人異動するような簡単な引継ぎから、部署ごと事業移管される、何十年と経験を積み、頭の中にノウハウをためたベテランが大量に退職する技能伝承みたいなユースケースまで私のおススメは全文検索です！

最後まで読んでいただき、ありがとうございました！