【非エンジニア向け】上手く行かないプロジェクトを少しでも上手く行かせるための5つのフェーズと5つのポイント

はじめまして！
新潟県のインターネット広告会社でWEBマーケティングのマネージャーをしている櫻井です。

今回、社内向けに行った「プロジェクトを上手に進めるための勉強会」をnoteに公開したいと思います。ちなみに初note！！

WEBマーケティングでは広告運用者やクリエイティブディレクターなど多くのヒトが関わり、プロジェクトとして動いていますが、そのようなタイプのプロジェクトを上手に進めるための本や資料があまりない（しかも地方企業特有のものは存在しない）と感じたので、今回noteにまとめることにしました。

このnoteはエンジニア向けというよりは非エンジニア向けで、さらに広告代理店のプロジェクトマネジメントを中心にお話していきます。
社内か社外かの違いなので、社内プロジェクトでも活かせる部分はあると思います。

当社案件の基本的な流れは以下の通りです。

1.市場調査
（競合調査／自社調査／広告調査など）
2.戦略策定・目標設定
3.具体的施策の立案
4.各担当が実行
5.分析・レビュー
→次の具体的施策を策定（3に戻る）

この流れに沿って、ポイントをまとめていきたいと思います。

1.市場調査（競合調査／自社調査／広告調査など）

まずは事前ヒアリングなどをベースに市場調査を実施します。

プロジェクトリーダーとしては、マーケターに調査依頼をしたり自分自身で調査を行いますが、私が大事にしているのは「最初に業界知識を収集する」こと。
知識がない中で市場調査を始めても、調べる方向性がズレたりします。
なので、まずは業界知識を入れるようにしています。

業界知識収集に役立つのが新卒向け就活サイトなどにある業界研究ページ。
業界研究ページで業界の全体構造をチェックしつつ、お客様に対しては会社、商品だけでなく業界についてもヒアリングを行い、理解を深めるようにしています。

2.戦略策定・目標設定

WEBマーケティングのプロジェクトでは、このタイミングでKPIだったり数字目標を決めることが多いと思います。

私の場合は、意識的に数字のみではなく、成功した「状態」も合わせて考えるようにしています。例えば「新潟で◯◯（サービス）なら△△（クライアント名）と第一想起される」のような「状態」です。
ただ、あくまで数字目標が分かりやすいというクライアントもいるので、明確にお伝えしない場合もあります。

「成功した状態」があると、施策が変更になった際、その状態にするためにどうしたらいいのか考える起点になるので、あった方がブレないと感じています。
ちなみにこの部分はOKR的な考え方で、自分にしっくりきたのでそうしてます。

3.具体的施策の立案

2.の戦略に合わせて具体的な施策を立案しますが、このタイミングで施策の提案を行い、クライアントと合意する場合が多いです。
（2.の時点で年間予算などは合意しているかもしれません。）

ただし、2.までは大筋で合意していても、具体的施策で各施策への予算配分など費用面が具体的になってくるので、2.で決めた戦略で目標を達成するための具体的施策でつまずくことも多いです。
また、2.で決めた目標とズレた施策を選択すると成果が出ないことも多いので、しっかり考える必要があります。

ここで一番重要なのは「成果がでるタイミング・時間軸」です。
例えば、ブランディング施策と獲得施策の両方を行う場合、当然ながら獲得施策の方が短期的に目に見えて効果が出ますが、中長期的に見てブランディング施策が必要な場合もあります。
時間軸も合わせた施策提案を行うことで、受注後にクライアントと相違がない状態を作ることができます。

4.各担当が実行

PDCAでいうところのDoに当たる部分です。
実際に進める中で、いろいろと細かい調整などが発生するフェーズなので、各担当から確認だったりチェック依頼だったりがきます。
ここでプロジェクトリーダーが溜め込むと遅れるだけなので、「なるべく早めに指示出し・チェックを行う」ことが大切だと思っています。

自分の手元にボールを持っている状態を極力短くすることで、実行する担当者の時間を確保することができます。

また、各担当に依頼したことをプロジェクトリーダーが忘れていたり、依頼が曖昧だと間違った方向に勝手にいくこともあるので、指示の出し方も重要です。
私の場合は、テキストベースでの指示で記録を残しつつ、考え方などの細かい部分の情報共有はMtgを設定することでスムーズに実行できるようにしています。

5.分析・レビュー→次の具体的施策を策定

広告代理店の場合、施策内容の分析をして、その内容をクライアントに報告書としてまとめ、提出することが多いです。

年間施策で何回もPDCAを回している場合は報告書のフォーマットが決まっている場合もあります。分析に関しては、自分で分析する場合もあれば、広告配信の担当者が数字をまとめるなど複数人で取り組む場合もあります。

プロジェクトリーダーはそれらの数字を1つの資料に集約し、全体の改善案をまとめる役なので、「分析担当者に指示する段階で今回のポイントや施策の重点項目を伝える」ことが大切です。
最初の指示がハッキリしていれば、分析する人や数字をまとめる人が無駄な作業をしなくて済みます。

また、上がってきたものを真剣に見ずに指示を出す、ということを防ぐためにも、最初の指示にない項目を追加したり、大きな修正を入れるのは1回までと決めています。

＜プロジェクトを上手く行かせる5つのポイント＞

1.クライアント側担当者（決定権者）の状況を考える
担当者（決定権者）の立場や性格によって、気にするポイントだったり、必要なものが変わります。相手にあわせた提案・資料作成・施策立案を行いましょう。
社内であっても社外であっても、相手を見ないと独りよがりな提案・資料になりかねません。

2.担当者（決定権者）の理解力を考える
地方では初めてWEBマーケティングを行う企業も多いです。
具体的施策にいきなり高度な施策をぶつけても理解してもらえない、その場でOKは出すけれど、実際は理解できてないまま施策が進み後々トラブルになるといった事態もありえます。
担当者（決定権者）の理解力を考えた上で施策を行う方がいいです。

3.タイミングを考える
「絶対にやった方がいい施策」を思いついたとしても、会社の予算がカツカツな時に提案したところで通りません。繁忙期など忙しい時期に出してもスルーされる可能性があります。担当者（決定権者）がきちんと考えてくれるタイミングでよい施策を出すのが効果的です。

4.プロジェクトリーダー一人では考えない
一人で施策を考えていると視野が狭くなる場合があります。WEB広告であれば広告運用担当と話をする、クリエイティブであればデザイナーと話をするなどチームに話を聞きながら考えた方が、より優れた戦略・具体的施策を生み出すことができます。

5.最後に判断するのはプロジェクトリーダー
チームで考えたとしても、取捨選択をするのはあくまでプロジェクトリーダーです。いる・いらないの判断であったり、大きな方向性を決める際、複数人で考えると責任感のないものになる場合があります。あくまで最終決定はプロジェクトリーダーです。

おわりに

今回は、広告代理店目線でプロジェクトの進め方をまとめてみました。
私も全てのプロジェクトが上手く進んでいるわけではなく、上手くいかないまま終わってしまったり、途中で大きく方向転換したりする場合もあります。

プロジェクトは生き物のように姿を変えるもの。何もしないと普通に上手くいかなくて当たり前だと思って、日々努力しています。

このnoteは社内勉強会用に作ったものなので、読んでいただいた方に当てはまらない部分も多くあるかもしれません。
最後までお読みいただき、大変ありがとうございました。