ホテルでガチ本人不在の誕生日会を開催した話
こんにちは、限界オタクです。
この1年間、あるコンテンツにハマってかなりの限界を極めたのですが、色々な実績解除もしたためその覚書のひとつとして"ガチ"の本人不在の誕生日会のことを書いておこうと思います。反省点も。
※ホテル側の寛大なお心とご協力により開催が叶ったものであり、状況やホテルによって対応の可否等は異なります。ほかのホテルも同様とは限りませんので、ご理解いただいた上でお読みください
※ホテル名とキャラ名は伏せてはいるものの絶対に隠すぞという気持ちではないので見ればわかる人もいると思いますが、この件に関してホテル側への問い合わせはお控えください
主催のスペック
社会人
同人オタク
アンソロ主催経験あり（企画発足〜開催までのあいだにwebオンリーも2つ主催）
学生の頃から飲み会の幹事などやりがち
みんなでワイワイするの好き
誕生日会の企画
2022年3月
推しの誕生日まで半年と気付き、「え、なんか面白いことやりたいな……」になる。
キャラクターの設定が「海外のエージェント会社の御曹司」だったので「ホテルとかで誕生日パーティーとかやってたんじゃね？」となり、「じゃあホテルで誕生日会やったろ！！！」と思い立ったが吉日。
ある程度の人数が必要だと思ったので、まずは仲のいい同担何人かに声をかける。ふたつ返事で快諾してもらう。愉快なオタクしかいない。
他担も絶対来て欲しかったのでそちらにも連絡して8割くらいから快諾をもらう。
みんなめっちゃ楽しそう！！と言ってくれて愉快なオタクたちばかりで嬉しかったです。
この時点で集まったのが12〜3人ほど、返事保留が1〜2人くらいだった気がする。
長テーブルに向かい合ってコース料理で……というイメージが何となく固まっていたのでまあ多くて20人くらいかな、と決定。（あんまり多いと管理が大変なのと、変な人が混ざったら嫌だったのもある）
連絡周りが大変になるのでLINEグループを作成、大量にフォロワーのLINEを獲得した（でも今でもほぼDMで連絡取り合ってる）
※LINE交換大丈夫ですか？グループ作成のため他の人にも見られてしまいますが大丈夫ですか？と事前に声がけして承諾いただいています
企画の告知
Twitterに載せる画像を作って、ちょうど半年前の日に告知
内容は日にちと予算、条件
条件はこんな感じ
・祝う気持ちがあること
・相互であること
・LINE交換可能であること
・現地集合、現地解散が可能なこと
・ドレスコードを守れること
・ドタキャンしないこと
・コロナ対策が可能なこと
・個人情報の提供が可能なこと
・未成年は保護者の同意を得ること
・その他ホテルや主催からの指示やお願いに協力できること
・みんなと仲良くできること
意図としては以下の通り
祝う気持ちがあること
それはそうなので詳細は割愛相互であること
変な人対策LINE交換可能であること
前述したLINEグループのため現地集合、現地解散が可能なこと
この時点で地方からくる人もいたので、交通費や宿泊費は自己負担であることの説明ドレスコードを守れること
ホテルや宴会に相応しい格好を理解できる人のみが良かったためドタキャンしないこと
金額確定後は理由を問わずキャンセル料徴収としましたコロナ対策が可能なこと
反ワクやノーマスク主義の排除
開催時点での政府からの要請などに従える人（半年後どうなるかなんてわからないから）
大人数が集まるので最低限の安全を担保したかったため個人情報の開示が可能なこと
招待状（後述）を送付したかったため未成年は保護者の同意を得ること
犯罪者になりたくないから……（わたしが開催するものはすべてこれが入っている）その他ホテルや主催からの指示やお願いに協力できること
変な人対策みんなと仲良くできること
1番大事！！！！
予算
ホテルで設定されている宴会プランの金額が大体7000~10000前後
お土産（後述）を作りたかった
ケーキ代（フルオーダーを予定していたが持ち込み不可だったのでホテルに作ってもらうかたちに変更）
そのほか印刷費、送料など
これらを鑑みた結果、15000くらいあればいけるやろ！抑えられるだけ抑えて……という感じで設定しました。結果的に足りなかったけど。
告知後、数人からDMをもらう。まだまだ愉快なオタクたちばかりだぜ……と思いながらLINE交換等しました。
LINEグループの作成
ルールの制定
あくまでもお知らせ用のグループだったことと、ポコポコ通知がくるのやだよな……と思い、個人的な話などは控えてもらうようお願いしました。
また、ノートやお知らせを見たら反応して欲しいこと、1度こちらから送信した時点で説明義務は果たしたとすることなどを記載。
最後のやつは仕事柄、「書いてあるのに読まない人」に数多く出会ってきたためです。免責事項。自己紹介してもらう
誰が参加するのかみんなに分かってて欲しかったのと（事前に仲良くなってくれたらいいなの意図もあり）、名前を一致してもらうために自己紹介をしてもらいました
ハンドルネームとTwitterアカウントと誰担か、程度でしたがまあまあ個性が出ていた。おもしろかった。
あとからグループに入るひとのためにスクショ撮ってアルバムに追加しておきました。温度感って大事だよね。お知らせはノートで
トークだと遡るのが大変になるので、見てほしい内容などはノートやアルバムにしました
自分も見返しやすいしよかった。
ホテルに問い合わせ
「都内 ラグジュアリーホテル」とか「都内 有名なホテル」とか「都内 高級ホテル」とかで検索しました。あと「個人 宴会」ってつけたりとか。
そこから誰でも名前を知っているようなホテルを4〜5つほどピックアップして、個人の宴会に対応しているか、最小人数が20人以下かを確認した上で問い合わせしました。
日にちと人数と予算と、「2次元のコンテンツのキャラクターの誕生日会」「いわゆる本人不在の誕生日会」というのを問い合わせ時点で明記。
2次元って言い方もっとあるよな……と思いつつ、アニメでも漫画でもないのでこの表記にしました。作品名やURLを出しても良かったかなーとは思います。
結果、返信が来たのは3つ。
１つ目
開催可能だけど人数によるため詳細の打ち合わせからお願いしますという返信
２つ目
素敵な誕生日会になるようお手伝いさせてください（+なので詳細教えてね）
３つ目
部屋を調整するので詳細を教えてください+予算感の話（最初の返信ではここが1番具体的だった）
やり取りを繰り返して、結果としては２つ目のホテルにさせていただきました。
決め手は後述。
ホテルとの打ち合わせ
基本的にやり取りはメール。社会人で良かったな……と思った。（ビジネスメール慣れ）
人数が変動しうること（最小人数に満たない可能性があるとか）や、こういうスタイルは可能か、ケーキについてなど、色々な質問や相談をしまくった。
平々凡々な一般家庭で生まれ育っているのでそもそもホテルの宴会場でパーティーなんて成人式の同窓会や、会社での締め会くらいでしか経験したことがなく本当に分からなくて逐一相談させていただいていました。
ある程度、方向が固まったところで見学にきませんか？とご提案いただき、仕事を調整して伺う。マップに従ったらとんでもない下り坂で10センチとかのヒールを履いてたわたしは死にかけた。（大丈夫でしたか？って聞かれた）
なお、問い合わせからここまで約3週間。
ずっと対応してくださっていた営業の方とお会いして、挨拶して、そしたらもうそのひとがめちゃくちゃしごできバリキャリウーマンだった。
ホテルの説明はもちろんだけど、こちら側の話を引き出すのが本当に上手かったし、「もしご縁があれば2次元のキャラクターのお誕生日会というのは初めてになりますよ」とか、「今回やろうと思ったきっかけはなにかあるんですか？」とか言われて、御曹司で……とか、こういうコンテンツで……とか自然とスルッとお話できたし、「それなら絶対素敵な会にしないとですね！」とすごくニコニコしながら言ってくださって、え？ここに決めた……になった。チョロ。
翌日に提案書と見積書が送られてくる。
提案書に作品名とキャラクターが載っていて（見学ときに作品名は伝えていない）、調べたの？！とかなり驚いた。し、「○○くん1番カッコイイですね！」と言われてﾆﾏ…した。事実なので。
ホテルももちろん素敵だった（特別な宴会場を抑えてくださってた）けど、何よりも営業さんから漂ってくるしごできウーマンの空気と、自然と持ち上げてくれる頭の回転の早さと、温度感にしっかり合わせてくれる心遣いと……と、完全にお人柄で決めました。
署名をして（電子署名だったのも良かった）、そこからしばらくはこちらから質問があれば聞いて……くらいの連絡頻度に。
ドレスコードを決める
自分の生活が忙しかった（CDのために労働、同人誌発行、カプオンリー主催、別界隈のアンソロ、オンリーと……と予定を詰め込んでさらに原稿5本とか抱えてた。アホ？）のもあり、自分ひとりでは決めきれない……と思ったので年上社会人フォロワーとも相談しながらドレスコードを決定。
メンカラが白なので白で統一も考えたけど汎用性が低いのでグレーやシルバーもOKにした。どうせ買うなら結婚式とかに使い回したいじゃん……
それから、会自体はいわゆる「ちょっとしたパーティー」くらいのテンションだったのと座った状態での撮影のみ考えていたので足元は素足、サンダル、ぺたんこなどOKにしました。上半身しか写真撮らないから色はなるべく上に持ってくるのがおすすめとも記載。
学生の子が多かったこともあり、参考になりそうなリンクとかも貼った（これはフォロワーがページを見つけてくれた）
ちなみに私は着物にしました（自分で着るために帯めっちゃ練習した）（浴衣が着られれば着物きれるよ）
これが6月くらい。
お土産を決める
誕生日会やるぞ！と決めたときから、参加者になにかしらのお土産を用意したかった。
仲良くしてくれているフォロワーに絵描きも多かったので、検討の結果イラストを使ったブロマイドとクッキーに決定。
お願いのDMをして快諾いただき、絵を依頼。
予算の関係で謝礼などをお渡しできなくて申し訳ないのですが……と断りを入れさせていただいていたのですが、「お祝いの気持ちとして受け取ってください！」と返答をいただき、とても助かりました……。本当はお金払いたかったです（CDのせい）
お声がけしたのが8月頭、締切9月頭とちょっとギリギリだったので、7月頭とか6月頭にご連絡できてたらより良かったな……と反省しています。
印刷所は同人の経験から色々目星がついていたのでそこまで悩みませんでした。あと依頼のときに解像度とか形式とかきちんと伝えられたのもよかった気がする。同人やっててよかった〜！
ちなみにいつも使っている解像度変換のサイトはこちら
当日の事前準備
当日の打ち合わせ
7月末頃に営業さんから詳しい打ち合わせのメールが到着。が、忙しすぎて（別界隈のオンリー主催したり沖縄に遠征したり24時間で原稿書いて4日後にインテ行ったりしてた、CDのための労働ももちろん）、3週間くらい返信放置してた。これはまじでごめんなさい。みんなはすぐに返信しよう。
返信のときに今後のスケジュール等を共有
アレルギーの有無の提出、席順の提出、ケーキのデザインすり合わせ、机上装花の確定、人数の確定日など。
このタイミングで担当の方が変わって話がうまく伝わらなくてヤキモキするなどした。仕方ないけどね。
アレルギーの確認・個人情報の収集
わたし自身は食物アレルギーがないので普通に頭から抜けていたけどホテル側からアレルギーの確認をされて「そうじゃん！！」になった。
招待状送付のために住所や氏名を聞く必要があったので、同じタイミングでそれらの情報も収集。
Googleフォームを使用しました。
内容は席次表に書く名前や表記、推しキャラの確認（後述）、年齢確認（アルコール提供のため）、アレルギーの有無、住所、氏名、緊急連絡先、ワクチンの接種有無、免責事項とまあまあ内容が多くなりました。でもみんな爆速で回答してくれて助かった。
アルコールをどのくらい飲めるかも確認しました。
シャンパンを持ち込んだのですがわたしがほぼ飲めないこともあり、あまりにも飲まない人が多い場合は飾るだけにしようと思ったので（結果的に1本だけ空けた）
緊急連絡先は元々頭になかったのですが、ふと「万が一あったときに連絡を取る先が必要なのではないか」と思って追加した。もちろん使う場面なんてなかったけど、今の世の中なにがあるかわからんから……。
住所や氏名はすでに知っている人も何人かいたのですか、一律で管理したかったので記入してもらいました。
これらの情報は開催から2週間で破棄しました。（フォームにもその旨記載）
このあたりでいま5000字くらい。長え。
席順
この時点で参加者は14人。同担他担それぞれ7人ずつ。
わたしが会ったことないひともいたし、会ったことない人同士もいたのでかなり悩みました。
ある程度みんな大人だし、会ったことある人のコミュ力は分かるし、会ったことなくてもこんなのに参加してくれるくらいなのである程度のコミュ力はあるだろうし……アレルギー対応はまとめたほうがいいな、でも同担同士や会ったことある人同士で固めてもな………となり、あーでもないこーでもないと色々組み換えました。
上座や下座は全部無視しました。オタクに上も下もねえから…………
ちなみにお誕生日席には推し用に椅子を用意してもらっています
最終的に同担で他担を挟んで、初対面の人はコミュ力ある人に任せて、人見知りの人は会ったことある人で囲んで、………という感じにしました。まあ今後の人数変更で変わるんですが……ホテル側が全員同じ料理を食べられるようにメニューを作ってくださったので、アレルギーを気にしなくてよくなったのは助かりました。
印刷物の作成
招待状と当日の案内冊子を作成
いずれもCanvaでデザインを作って招待状は印刷所へ依頼、冊子はセブンイレブンのネットプリント（A4冊子印刷）
招待状
ポストカード
両面印刷
用紙）新星物語パウダー
裏面には日時と場所（住所）など、表面には軽いメッセージが書けるように枠をつけました
ちなみにpartyを誤字っていました（言われるまで本当に気付かなかった）
招待状はジョーク的なものなので返送とかは不要
でも往復はがきのガチのやつにしてもおもしろいかもね
当日の冊子
内容はご挨拶と注意事項、席次表、メニュー表、祝電
A4用紙2枚の全8P、表1〜4も作成
ちなみにこれに伴い企業ロゴも作りました
韓国アイドル通ってたフォロワーがいくつか案を出してくれてそこから作成（本当にありがとう）
注意事項は
写真撮影、動画撮影自由
他人が映っている場合、SNSへのアップロードは許可を得ること
ただし集合写真は加工した上で掲載する（これは最初から言ってあります）
みんな仲良くしてね
などを書きました
メニュー表は料理名以外はドイツ語で書きました（なんかドイツ語がよく使われているコンテンツだから……）
祝電は当日欠席となった人が多かった（後述）のと、ページが余りそうだったのでなにかないかな……と考えた結果、入れました
祝電はTwitterでも募集した
表1は普通に表紙、表4はSpecial Thanksで絵を描いてくれたフォロワーや手伝ってくれたフォロワーの名前とTwitterアカウントを掲載
当日ギリギリまで作ってPDFで出力して印刷しました
これも色々あったけど割愛するんですが、何においても余裕を持っておくことは大事だなあと思いました（作文）
人数確定
今回お願いしたホテルでは前々日以降の変更はキャンセル料を徴収することになっていました
この時点では参加者は14名だったんですが、
憎き台風がちょうど上陸し、飛行機予定だったフォロワー2名が断念
仕事がどうしても空かず1名断念
濃厚接触者になり1名断念
というそれぞれの事情により当日集まれたのは10名でした
そのうち2名は期限前の申告だったのでキャンセル料等なし
もう2名は期限後のためキャンセル料をもらいました（2名とも了承した上で期限後にお返事いただいています）
会場の装飾
テーブルの装飾
装花をホテル側で用意してもらうため、イメージを検索
披露宴とかのがすごく参考になりました Pinterestってとっても便利だな……と思いました（小学生）
お花以外はかわいい小物をたくさん持っているセンスのあるフォロワーに相談
ニケの像や王冠のキャンドルスタンドなど仕入れてくれて、アクスタも置きました
椅子の装飾
椅子の装飾は好きにしていいと言われていたので普段ハンドメイドなどをしているフォロワーに作製をお願い
キャラクターの共通衣装があって、リボンの色だけ違う仕様だったのでそのリボン部分をつけることにしました
白いカバーはホテル側にお願いしたものです
（布に直接ピンなどは使えないため最終的に透明なゴムでくくってくれてました）
また、誕生日席に置いた推しの椅子も作製を依頼
何種類かの布を組み合わせたデッカイリボンを作ってもらいました
ウェルカムボード
ブロマイドを描いてくれるフォロワーが表情差分込でラフを出してくれて、それがとっても素敵だったのでウェルカムボードにさせてください！とお願い
当日セブンイレブンでA3サイズで印刷して裏に硬いボードを貼って飾りました
席札
席札には硬質ケースを使用
参加者には紙のグッズ（パシャこれ的なやつ）を持ってくるよう言ってたのでそれを入れてもらって完成する感じにしました
100均でシール買って、めちゃくちゃ簡単なデコですがぺたぺたと貼り続けた
たまたま前日に現場があり、フォロワーと行っていてうちに泊まりに来ることになっていたので手伝ってもらいました めっちゃ助かった……
宴会名
ロビーと会場の入口に宴会名を掲示できるとのことで、言葉のセンスがあるフォロワーに案をくれと依頼
5分くらいで10個くらいポンポン出てきて天才かと思った
そのなかから2、3個組み合わせて宴会名を決めました
ならんでるなかに誕生祭があるのジワった
事前のお知らせ
みんな聞いたことはあるけど行ったことはないホテルだと思ったので更衣室などの詳細も含めて変にドキドキしないよう案内を作成
わたしは徒歩で後悔したのでバスと推奨ルート（エスカレーターで簡単に行ける方法がある）も掲載しました
当日
宴会開始の1時間前から会場には入れたので、準備を手伝ってくれる人は早めに〜とアナウンスしてあったのでみんなそのくらいに集まってくれてました（1人はわたしがお使いを頼んでいました）
装飾や準備はほぼみんなに任せてわたしは指示出しと全体の状況確認、集金メイン
到着後やったことは
担当さんと当日のスタッフさんとご挨拶
（着物をとても褒めてくれて嬉しかった……）持ち込みのシャンパンを預ける
アルコール×（未成年含）のリストを渡す
ケーキのタイミング確認
再生機器の確認
などです
また、事前にイメソンを募集していたのでコンテンツ内で歌っている曲と合わせてプレイリストを作成し、会の最中はそれをずっと再生していました
準備を終えて乾杯してようやく自己紹介
実際はわたしが○○ちゃんです、○○担です+付け加えみたいな感じだった
乾杯は最年長に押し付けました（最悪）
みんなお行儀よく、喋る時はマスクをするなどしっかり対策しながらワイワイしてくれました。
最後に集合写真を撮ってもらい、みんなで片付けつつ各々写真を撮ったり準備して解散
わたしは支払いのため先に抜けて、そのあいだに着替えのある人達は再度更衣室へ
大阪からきてるフォロワーを泊める予定だったので戻ってくるのを待って何人かでバスに乗り駅まで帰りました
わたしも着替え持ってこれば良かったーとは思った
大荷物だったのでやめたけど、次があれば絶対に着替えてから帰ります
お金の話
共同主催等ではなかったので、お金周りは明確にしたいと思い金額を伝える際にホテルからの見積もりとそれ以外の内訳を出しました
超過は主催負担です
14人時点のもの
支払いは事前の銀行振込または事前手渡し、当日手渡しを用意
事前手渡しは毎月🍣会をしているのでそのとき集まったひとからはこのタイミングで受け取り（招待状もこのとき手渡し）
ケーキ代がかなり高くついたな〜という印象（デカサイズだったので仕方ないけど）
記憶がもうあんまりないんだけどもう少し小さいものがお願いできれば良かったなと反省しています
それ以外はまあこんなもんかな……
感想
たのしかったです。
今回、いろんな人に協力していただいてなんとか成功しました！
みんなたち、本当にありがとうございました
すごく楽しかったからみんなもやろう