構成毎にチェックを

noteはじめました。
組織リーダーをしています。
日頃の些細な気付きや思った事などを毎日スタッフに共有しています。それをnoteにも綴ってみるというモノです。


本日は【構成毎にチェックを】という事を書いていこうと思います。

仕事の効率の良い同僚や仲間ってたまにいます。逆にこの人仕事の効率が悪いのか、いつも遅くまでやっているなぁと思う人もいます。

いくつか要因はあるのだと思いますが、今日は【構成毎にチェックを】という事を書いていこうと思います。

※これが出来ればすべての人が時間効率のよい人間になれるという事ではなく、今から書く内容に該当をしているという人は随分、時間効率が良くなるのではないかと思うモノを書いていきます。

プレゼン資料のチェックをお願いしますとお願いをされる事があるのですが、チェックを受ける前にある程度作りこんでしまう人がいます。そのやり方を変えるだけで時間効率が良くなるという人がいると思います。

例えば、チェックをした時に「これは〇〇だから△△の方が良いとよい」と修正を依頼をされたとします。そうするとある程度作りこんでいる人は修正をするのにとても時間がかかります。

または最初から作り直しをしなければならないという事になってしまうケースもあると思います。

何かプレゼン資料などを作る時には少なくとも以下の構成に分けてその構成毎にチェックを受ける事をお勧めします。

①どんなモノを作成しようとするか

②写真や文字フォントなどの見え方

③全体の流れについて

少なくとも上記くらいには分けてチェックを受ける事をお勧めします。先程のある程度まで仕上げてチェックをする人については、結局①の段階でそもそも方向性が異なった場合は②の作業も③の作業も必要ないという事になります。

逆に仕上がった状態でチェックとされると返ってくる量も多くて・・・

そもそも何故この方向なのか、写真が良くないから変えて、そもそも全体の流れがこうではなくて、こっちの方が良いなどなど。結局、何から手を加えていって良いか分からなくなってきてしまいます。

なので①の方向性を考えた時点で今回のプレゼンはこういう方向で作成しようと思いますという相談をしていくと良いです。その段階で修正があったり、追記があったりすると思いますが、この①を固める事が出来れば後々になって①の作り直しのリスクは少なくなると思います。

方向性が良かれば次は写真や文字フォントなどを作ってみてチェックを受ける。そこでも修正が入れば手直しを入れていく。

そして最後に全体が仕上がった時点で最終チェックをしてもらい、話の流れや全体の仕上がりのチェックを受けて、このページとこのページは前後しよう！とか、ここでこれだけ強くアピールするならこちらは控えめにしたらどうかと、全体像の仕上げをチェックしていきます。

概ね作りこんでからチェックを受けると①と②と③の修正が同時に返ってきてしまいます。仕上げた時に③の指摘だけであれば良いのですが、そもそもの①の段階から大幅な修正があった際には全ての時間が無駄になってしまいます。

また、チェックを受ける段階が構成の段階で受けてその場で修正出来ている人とある程度まで作ってからチェックを受ける人では回数も段階も異なってきます。

前者は早い段階で気付き、構成から練り直しが出来ますが後者は後で気付き全部修正となってしまいます。その時間ロスは積み重ねていくと大きな時間差となると思うので構成毎にチェックを受ける事をお勧めします。

・・・と分かっていてもなかなか出来ない人がいますが、コツは手書きの段階でチェックをしてもらう事を意識してみて下さい。でも意外と手書きもせずにいきなりパソコンなどで作りこんでしまう人もいます。

下書きを書く時間が省けて一見早く思えますが結局、最初に戻された時には遠回りになる事が多いと思います。また、いきなり作りはじめる人は1ページ目から写真や文字などもこだわって作りはじめてしまう人が多いという事もあげられると思います。

先ずは①のどんなものを作っていくかの構成を手書きで書きその段階で相談をする様にするだけでも違うかもしれません。

もし、該当している人は意識をしてみて下さい。

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