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最終面接官が泣いて喜ぶ!仕組み化3選

umeco*

こんにちは!採用を推進するオンライン人事サービスCASTER BIZ recruitingのマネージャーをしている@asako_umezawaです。
世はクリスマス。12月1日からスタートした「採用アドベントカレンダー2021」も、ついに本日が最終日となりました!トリを担当させていただき大変恐縮です。「最終」繋がりということで、今回は最終面接を安定運用するための仕組みについて、自身の体験も含め情報シェアしたいと思います!

【簡単に自己紹介】
前職では、複数のベンチャー/成長企業の情報システム部門を業務支援していました。家族の転勤をきっかけに、フルリモートワークのキャスターに参画。当初はリクルーターとしてクライアント企業の採用支援を担当。2021年9月より、マネージャーとしてCASTER BIZ recruitingの事業運営を担っています。

最終面接というプレッシャー

最終面接を担当する方なら、少なからず一度は以下のようなプレッシャーを感じたことがあるのではないでしょうか?

候補者様にとって、我々にとって、重要な決断をする場なんだ…!!
選考はここが最後。やり直しは効かないぞ。

私自身、これまでカジュアル面談や一次面接を担当したことはありましたが、最終面接における責任感は桁違いに大きく感じました。トライ&エラーを繰り返しながら運用していく中で「この仕組みは有難いぞ!」と気付く点が多々あり、今回はその中から基本かつ汎用性のある3点を紹介したいと思います!採用業務に携わる方々にとって、少しでもご参考になれば幸いです。

【仕組み化①】
面接までに判断材料が揃ってる!漏れなしオペレーション

オペレーション面で有難いのは「最終面接までに、候補者様に関する資料・情報が全て揃っていること」です。例えば、レジュメ、これまでの面接評価/コメント、課題やWebテストの結果、など。

上記は大前提と思われるかもしれませんが、きちんとオペレーションで実現するってなかなかどうして難しいのです。。オペレーションが属人化していると人が変わった時にミスが発生したり、うっかり回収漏れが発生したり、というケースはあるかと思います。例えば、こんな事例です。

【事象】
適正検査の結果回収が、最終面接に間に合わなかった。事後報告となったため、適正検査の結果で気になる点について確認・判断することができなかった。

【改良策】
・適性検査の受検を案内する際、最終面接の前日までに実施いただくよう送付メッセージのテンプレートに文言を追加。
・未受検の場合は、前日にリマインドを送付。
・オペレーションマニュアルに上記を記載し、誰が運用しても漏れなく回収できる運用フローへ。

最終面接は、その名の通りラストの選考。やり直しが効きません。後になって「あれも話せばよかった!」や「これって確認しなくて大丈夫?」と思ったところで手遅れです。常に背水の陣で臨む状況下において、面接前に全てのデータが手元にまとまって届けられる仕組みは心強い!安心感が違います!

最終面接に限った話ではないですが、面接官として事前準備は怠れません。候補者様のご状況に合わせて、どのような目的で、どのような構成で、どのような話を準備して臨むか、などなど事前に段取りを考えている方も多いのではないでしょうか。
漏れなく情報共有される仕組みの重要性、伝わると嬉しいです。

【仕組み化②】
誰が見ても評価基準が明解!定量化された評価フォーマット

各面談・面接の評価基準が統一されていることも、重要なポイントです。とくに定量的に評価基準が決まっていて、誰が評価しても主観によるブレがない・比較検討できるように仕組み化されていたら、最終面接官にとっては飛び上がるくらい有難いことです。

よくあるケースとして、面接は各担当者の裁量に委ねられており、どんな質問をするか・その回答をどんな基準で評価するか・どんな指標を持って合否を判断するか、等がバラバラという状況はあると思います。
また、面接後に残された評価コメントも、各々が独自の解釈で自由入力している場合、最終面接官はその情報の判断に大変困ります。

フェアな状態で候補者様と向き合いたいと思っているのに、面接官Aさんと面接官Bさんで話したこと・聞いたこと・判断した基準が異なっていると、公正な比較検討・判断ができません。そんな場合は、こんな事例を参考にしてみてください。

【事象】
・評価フォーマットは存在するが、大半が定性的な評価項目となっている(困難を乗り越えたエピソードについて、など)。
・質問の内容、回答の判断基準、評価コメントの記載ルール、は面接官ごとに異なっている。

【改良策】
・面接のトーク、質問事項を文章化する。
・評価項目は1~5点満点にレベル分けし、それぞれの判断基準を明確にする(どういった回答なら何点か)。
・情報集約のため、評価の入力場所・入力ルール・フォーマットを統一する(ATSの評価入力欄、スプレッド/Excelシート、など)。

面接の評価項目・基準が揃うと、正確に比較検討・平均取得が可能になります。また、誰が面接を担当しても同じ品質で運用できるため、属人化を防ぐことができます。

評価フォーマットはあるけど定量的な要素がない、評価コメントは面接官の自由記載、面接官によって合否判断にムラがある、という環境であれば、ぜひ改良を検討されてみてください。

【仕組み化③】
連携プレーで抜け漏れ防止!申し送り&評価フィードバック

最後に、過去の面接官からの申し送り、最終面接後にフィードバックできる仕組みです。得られる情報と時間には限りがあるため、採用に関わるメンバーとのチームプレーは最終面接官にとって有難いことこの上なし!

前述の評価フォーマットから、ここまでの面接の内容や評価は把握できているかと思います。が、人と対峙する面接において、その情報だけで十分かと言うとそうではありません。
過去の面接官が気になった点・確認しきれなかった点などは、ぜひ拾っていきたいところ。また逆に、最終面接官から過去の面接官にフィードバックを返すことで、各々の視点から見た情報を擦り合わせることができ、評価の偏りを防ぐことができます。例えば、こんな事例です。

【事象】
・前回の面接官から、次回の面接への引き継ぎがない。採用確度が不明なため、アトラクトすべきか、懸念点について確認やすり合わせした方が良いのか分からない。
・前回の面接で気になる点があり、次回の面接で確認してほしいと申し送りした。面接後、その点を確認したかどうか、結果どのように判断したのかフィードバックがなく、最終評価に不安が残った。

【改良策】
・面接の評価入力フォーマットに「懸念がある部分、ヒアリングできなかったところ、アトラクト時気をつけること」という項目を追加。最終面接時に、該当項目を確認する運用へ。
・最終面接の評価入力フォーマットに「懸念がある部分、ヒアリングできなかったところ、に対して何を聞き、どう判断したか」という項目を追加。前回の面接官と評価が分かれる場合、チャットで認識合わせしてから合否判定する運用へ。

選考はチームプレー、連携が欠かせません。面接で何を話し、候補者様はどんな返答をされ、結果どのような評価がなされたかを上手に共有できれば、お互いの視点を補い合い最良の結果を導き出す一助になります。

なお、選考中にどのような情報をやり取りしたのか・どのような理由を持って判断に至ったのか、という履歴は、ご入社後の受け入れにも活用できます。例えば「この方はコミュニケーションに強みを持っているから、まず対人業務をお任せしよう」とか「反復作業が苦手なようだから、研修時は注意して見ていこう」など。一人一人に寄り添った教育・研修ができるかと思います。

以上、最終面接官の視点から、ぜひ整備いただきたい3つの仕組みを紹介させていただきました!
もうすでに全て整備・運用済みの企業様は、最終面接官の方が「めっちゃ有難い」と感じていること間違いないです。まだ整備の余地がある企業様は、ぜひ1つでも取り組んでみていただけたら幸いです!
そして、願わくばこのnoteを読んでくださった皆さまの採用活動において、1件でも多くの良いご縁が繋がりますよう、心から応援しております!

終わりに/感謝申し上げます。

12月1日からスタートしました採用アドベントカレンダーも、本日で無事コンプリートとなります!
1日も欠けることなくnoteを繋いでいただき、日々のたゆまぬ努力の中から磨き上げられてきたノウハウを惜しげもなく発信くださった24名の方々には、キャスター一同、心から感謝の気持ちでいっぱいです。ありがとうございました!
また、最後まで読んでくださった皆さま、スキやSNSで拡散くださった皆さま、心から御礼申し上げます。

皆さまにとって、続く2022年も素敵な年でありますように。
メリークリスマス!

【最後にちょっとだけお知らせ】
キャスターは、一緒に事業を盛り上げてくださる仲間を募集中です!
もし少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ一度お話ししましょう!(1000名超のメンバー全員がフルリモートワークですので、宮崎県に本社がある点はお気になさらず!)


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umeco*
フルリモートワークでベンチャー企業の採用支援をしています。 RPOサービスの「CASTER BIZ recruiting」にてリクルーター>CS>現職はマネージャー。 地方在住4年目。働く女性は無条件にリスペクト。新しい働き方とアウトドアが大好き。