Vol.11｜作業日誌のペーパーレス化
こんにちは。
浮羽森林組合です。
前回の記事であろうことか週に一回発信するよ。ということを宣言してしまったので、今回も記事を書いていこうと思います。
“新年の目標のひとつは、週に1回このnoteを発信することです。 量に勝る質はないと思って、完成度は20％、発信回数を多くしていこうと思います。”
きょうのテーマは、作業日誌です。
結論から言うと、作業日誌のペーパーレス化に成功しました。
ぼくたちは、これでご飯をいただいているわけではないので、
皆さんにどんなツールを使って作ったのか、共有してみようと思います。
毎日のデータの蓄積、そのデータの集計と分析が従来よりもかなり効率化できたんじゃないかと感じています。
紙に記入していた作業日誌
これまでは、紙の作業日誌で現場の進捗状況を確認していました。
横澤夏子さん的に言うと、いまどき紙とかわけわかめぇです。
今年度分だけでこの量がある。
どういう風に現場の管理を行っていたかというと、
①現業職員が現場から帰ってきて事務所で紙の作業日誌に手書きで記入、
②その記入された紙を机上に置いて、事務職員がエクセルに入力。
③得られたデータを表やグラフなどに出力する。
という方法をとっていました。
この作業にはいくつもの問題点があると思っていて、
①用紙にそれぞれが記入するので、文字が読みにくい場合がある。
②判読できなければ、現場の人に対面で確認しなければならない。そのときに事務職員はＰＣ業務の手を止めて、現業職員は現場作業を止めて、その確認をしなければならない。
④もらった用紙の入力を怠ると、用紙が物質的に山のように積み重なっていき、デスク周りが煩雑になる。
⑤煩雑になると、仕事もはかどらなくなる。
⑤用紙がたまっていくと、入力量が膨大になり、さらに仕事がはかどらなくなる。
⑥進捗状況のデータが上がってこないと、現場としては作業日誌を書いている意味が分からなくなる。
⑦結果、双方にある種の不信感や軋轢がうまれる
というような負のループができあがっていました。
書き出してみると、本当につらい。
そこで！
現業職員がそれぞれのスマホで入力できる作業日誌をつくることにしました。
作業日誌のペーパーレス化に使用したツール
使用したツールは1つ、Google Formsです。Googleアカウントを作れば、だれでも無料で作ることができます。
このツールのいい所は、大きく５つあって、
①直観的にオーダーメイドなフォームを作ることができる
②だれでもスマホやパソコンからフォームの回答を入力ができる。
つまり、現場からの帰りや休憩中でも入力ができる。
③入力されたデータは、自動で集計される。
④集計されたデータは、スプレッドシートに入力されていて
⑤そのスプレッドシートで様々な分析をすることができる
という点にあると感じています。
プログラミングの技術も必要ありません。
具体的にどんな作業日誌をつくったのか。
作成したフォームの一部を公開します。
こんな感じで、プルダウン・チェックボックス・記入欄を設けて、作業日誌に必要な項目をシンプルに入力できるように作っています。
現業職員が入力した内容が、どのように集計されるか。というと
下のキャプチャ画像のように、スプレッドシートに半自動的に集計されます。
ここで、半自動的に集計される。という風に言ったのは、
結局は誰かの確認がマストだからです。
人は誰しもが失敗するという前提にたって、チェックできる仕組みを作るようにしています。
この集計結果をもとに班・現場・所有者などそれぞれに応じた作業時間を比較して、どこかにある不必要な手間や無理が生じそうな作業を見つける。あわよくば現場が上手くまわるようにしたい。というのがこの作業日誌でやりたいことです。
この週は、雨で現場に登れなかったり、
他の班への応援に行く場合があり、変則的なグラフになっている。
今後の進捗管理でやりたいこと
今回は、作業日誌をテーマにペーパーレス化を進めてきましたが、
現場の進捗管理において、ほかにもいくつか進めたいことがあります。
それは、現場管理をタブレット上で行うことです。
他の事業体では、すでに取り組まれているところも多いのではないでしょうか。
今回の作業日誌と組み合わせることで、よりそれぞれの現場がみえてくるのではないか。と考えています。
これは、おそらく難しいことではなく、タブレット上に地図を読み込んでそれにスタイラスペンで現業職員が描画する。くらいでいいのではないかと考えています。
ぼくたちには、書いている僕も含めてプログラミング言語を十分に理解している人がいません。そもそも職員が不足している。という側面はありますが、いま自分たちが持っているカードをどのように使うか。というところに焦点をおいて、現場が。職場が。林業が。より良く循環する仕組みづくりをしていきたいと考えています。
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