【コラム】タイムマネジメントが上手くいくたった3つの習慣

「タイムマネジメントがうまくいく良い習慣」

信頼されるビジネスパーソンには、時間を守るという習慣があります。
実は、タイムマネジメントがうまくい人のには共通する良い習慣があります。３つご紹介しましょう。

１：優先順位を考える前に、何を手放すかを考えている

タスクがいくつもあるときには、優先順位のつけ方が問題になります。
TO　Doリストとか、優先順位とか、先に考えて仕事を進めるのが良いというのは、一般的なビジネス書に書かれていること。大切なポイントは、「使える時間をすべて使いきる」ということです。
だから、私は、昔「●●ぐらい働いていた！」という時期がありました。でも、時間をいっぱいいっぱいしっかり使っていても、そんなときに、新たに重要な仕事がやってくる。そのときに次に大切なことは『何を手放すか？』ということです。ここでようやく、本当に時間をすべて使っているときには、何を手放すかということができる。だからこそ、先に「何をするか」というより、「何をしないか」を考えてやるほうが、最初から効率が良いということになります。

２：後入れ先出しを徹底する。いちばん新しいものから対応する

信頼されるビジネスパーソンの優先順位のつけ方について、アドバイスをもうひとつ。
たくさん仕事がたまったとき、皆さんはどうしますか？
一番前から残っている仕事からしますか？
例えば、お歳暮とか溜まっていたら、どこから開けます？最初の？今日届いたもの？
実は、大量に仕事が溜まっていたら、新しい仕事から手を付けた方がいい。
理由は、遅れている仕事から手をつけると、すべてが遅れるから。たとえば、大量にたまったメールは新しいものから返信する。すると、「すぐに返事がいただけた」と相手は喜ぶだろうし。遅い仕事は、何かしらの理由で、仕事が終わっていない、遅れているのですから、その仕事にこだわっていると、結局ペースが変わらず、他の仕事に影響します。だとしたら、その仕事の期限に余裕があるのなら、やりやすい、リズムをつくってくれるような他のタスクからやるのです。勇気のいる選択ですが、ぜひ、実験してみてください。

３：自分のつけた優先順位に振り回されないで「少しのあそび」を入れる

仕事には今やるべきこと（to do）と、どんな自分で仕事をしたいのか（to be）があります。その両方の予定を手帳に書き込み、あとは「適度に本気に、適度に抜きながら物事を遂行します」。良い意味でイイ加減さ、余裕を少し入れておく。加えるに減る下記、よい加減！を目指します。
ひとまずの目安は、優先順位の20％をこなすこと。「上位20％を行動に移せれば、おおかたのことは達成につながると言われます」。うまくいき続けるサイクルを手に入れた人に、好い成果を手に入れることができるのです。