新社会人のみんなへ。仕事を早く処理するために必要なこと

管理者としてたくさん人をみてきた経験上、仕事を早く処理するためには3つの手順で仕事をしていくと良いと思います。

その1　慣れる

何度も同じ作業をやっていると早くなることは誰しも経験があると思います。とりあえず何度も繰り返して慣れることは仕事ができるようになっていく一番簡単な方法。

量より質にこだわり過ぎて慣れるまで時間がかかる人が多々いるので、特に新人は質にこだわる前に圧倒的な量をこなしてみることが大事だと思います。量をこなしていくことで、質も自然とついてきて、いつからか相乗効果で良くなっていくと思います。

特に失敗を恐れて行動量が少なくなってしまう新人は成長度が遅い気がします。新人は特にまずは行動量増やすことが大事。

その2　簡略化・仕組み化

量をこなしていくとだんだんと慣れて、深く考えなくても作業ができるようになって早くなっていきますが、ある段階からは早くなっていかないはず。行動量を増やして早くなってきて、その後、伸び悩んできたら仕事を簡略化・仕組化してくと良いです。

例えば、PCやスマホの辞書登録機能に「いつもお世話になっております」を「おせ」で登録しておけば「おせ」で変換すればすぐに定型文がでてきます。他にもメールアドレスや会社の住所とかよく使う文章は登録しておくと文章作成がだいぶ早くなります。

会社から出される全体の業績報告の数字から自部署に必要な数字だけ抽出する作業。エクセルに貼り付けたら関数で抽出されるシート作っておけば毎回計算不要です。

お客様のアクセス解析データはGoogle Analyticsとスプレッドシートを連携させるとかGoogleDataPortal使うとかすれば必要な数値だけ見やすくできます。

世の中には便利なソフトがたくさんある。それらを上手く使うことで最初の設定の手間だけでその後の時間短縮になることは多々あります。

ソフトを使わずに人に頼る

周りの作業を確認してみると、実は自分がやらなくてもよい作業があったりします。他の人も同じことやってるとか、ついでにやってもらえたりする仕事は意外とあります。
また、仕事をトレードすることでお互いに効率良くなったりすることもある。
会社に務めるメリットの1つに「他の人の力を借りられること」があると思うので、周りの人が何をしているのか興味を持って知ることが大事。

自分の手を動かすこと自体が仕事だと思っている人は時間＝仕事と思いがちになる。そういう人は、新しい仕事ができず、いつも同じ仕事を続けることになる。結果的に市場においていかれる。

簡略化・仕組化するとミスが減る

ショートカットなどで単純作業の繰り返しなどの手順を短くしたり自動化することは時間が短くなるだけでなく、ミスなく一定の作業ができるようになります。ミスで手間が増えることも作業に時間がかる要因ではあるので、ミスを減らすためにも簡略化・仕組化が大事です。

その3　予測する

いきなり上司に「○○についての報告が欲しい」と言われて急に残業しないといけなくなった経験がある人は多いと思います。それ以外にも、いつもと違う仕事や相談などが来て、対応してた仕事を止めて非効率になったりすることもあると思います。

でも実はそう言う急な仕事の大半は予測することが可能だったりします。上司が把握したい報告は上司が誰かに報告するために使うことが多いです。上司の予定をチェックして上司が依頼してくる前に用意することでイレギュラーな対応を減らせます。

特に段取りが上手くない上司の組織になってしまった場合、常に上司の予定のチェックすることをオススメします。前回急に依頼してきた仕事を上司が何に活用したのかを把握しておけば事前に依頼を予測することができます。

あの人、いつも急に依頼してくるんだよなーってということがあればその人のスケジュールを把握しておくとよいです。

依頼が来てから対応するというより、依頼が来ることを予測して準備しておくことができれば、イレギュラーな対応が減り作業効率も減っていきます。

それ以外にも電話がかかってくる時間の傾向を把握するとか、お客様から依頼が来る傾向を把握するとか、日々の業務の中でも相手側のスケジュールや傾向をつかんでおくことで対処が早くできて仕事が効率良く進みます。

まとめ

仕事が早く終わらないと思ってる人は①量をこなして慣れる②仕組化して効率化③予測してイレギュラーを減らすのどこかのステップで止まってる人が多いです。

①量をこなす　⇒　②仕組化　⇒　③予測の順で仕事の効率化をしていくと仕事が早く終わるようになって、空いた時間が増えていくと思います。