なぜ全体ミーティングじゃなくて note なのか？

zoomを利用したオンラインミーティングですが、私は 1on1の個別ミーティングは随時開催していますが、全体の社内ミーティングはほとんど実施していません。社内に伝えたい内容は具体的なものは slack に、概念的なものは note に書いて伝えるようにしています。

そこには 2つの理由があります。

今日はそのお話です。

差が生まれる

まず、情報に差が生まれるのが嫌だったからです。

弊社は基本フルフレックスのため、業務開始時刻も終了時刻も自由です。

そのため、オンラインミーティングを開催すると、時間にもよりますが、参加できない人がかなりの確率で出てきます。

その時に「議事録で共有すればいいじゃない」と思う方、多いと思いますが、議事録で共有できる程度の情報であれば最初から会議はせずにテキストで共有すればいいんですよね。ミーティングの重要な部分はテキスト以外のところにあるから時間を合わせてミーティングするのであって、そのテキスト化されてない部分の情報で差が生まれると思っているので、あまりやりたくないというのが本音です。

そして、言葉で伝える時には必ず自分のバイアスがかかります。伝える側は自分に都合の悪い部分はもやっとした状態で伝え、聞く側は自分に都合のいいようにもやっとした部分を解釈します。そこで生じたズレが後で「言った言わない」に発展します。これが議事録に明文化されていればいいのですが、だいたい決まった事以外のもやっとした部分は明文化されないので、双方の都合のいいように解釈されまま進んでいきます。

有名な例としてこんなのがあります。

ヒラ「これかなり問題だと思うのですが」
↓
主任「問題と思われる報告が」
↓
係長「懸念すべき事項が一つ」
↓
課長「一つを除き問題ありません」
↓
部長「実に順調です」
↓
社長「うむ」

誰が悪いという犯人捜しをしたいのではないです。これは誰にでもあるものです。

なので、決め事や報告、承認が必要なものは全部明文化するようにしています（私が忘れっぽいというのが大前提にもあるのですが）。

ってここまで書いてて、ふと思いました。

zoom の録画（録音）機能で共有ってどうなんでしょう？

参加出来なかった人はわざわざ聞かないといけない部分はありますが、参加した人と同じ時間を共有するという意味でも聞いた方がいいでしょうし、言った言わない問題に関しても録画（録音）が残っていれば後での解釈の違いも把握できると思います。

なんか良さそうですね。

今度一回試してみようと思います。

リアルタイムな配慮が難しい

もう一つ。

弊社社員にくらげさんという方がいます。聴覚障害でADHD傾向があります。

やはり、オンラインミーティングになるとくらげさんの発言は大きく減少します。

本人はUDトークを使って手元で字幕を確認しながら声に字幕を補完させる形で参加しているのですが、やはり100%聞き取れてる訳ではありません。

我々も一部聞き取れなくても確認せずに（こう言ったんだろう）と想像してうなずいたりすることもあると思います。

くらげさんはそれのオンパレードです。

そんな状態では質問も難しいですし、会話に入れません。

時々ついていけてるか確認したりはしますが、結構落としてそうにも思います。

本来はちゃんとそこにも配慮が必要なはずです。

あと、くらげさんはADHDの傾向もあるので、耳に集中するとすぐにガス欠になります。ミーティングの後はその日一日戦力にならないということも起こりえます。なので、出来るだけ耳に集中させない仕事の仕方というのを考えないといけないと思っています。

我々も zoom を使うと、普通の会議室でのミーティングよりも疲れません？くらげさんの場合はその数倍疲れます。

ちゃんと配慮したいと思います。

ということで、今度「slackミーティング」なるものをやってみませんか？

会話ではなく、チャット形式でのミーティング。

それであれば、くらげさんの独壇場になる可能性もあって、zoomミーティングとは全く違う雰囲気になるのでは？と思っています。

ちょっと楽しみではあります。

いろいろ試してみたいです

上にもあげたような「zoomの録画（録音）機能」や「slackミーティング」、やったことないので、どんなメリット・デメリットあるか分かりませんが、ちょっと試してみたいです。

試してみた結果、おもしろい現象が発生したら、またここに書くようにしますね。

他にも note を使ってる理由

上記のような理由もあって、私はあまりオンラインミーティングというのはせずに、言いたいことは note に書くようにしています。

結構最近はその効果も出てきているのかな？と思うような事象も出てきています。良い傾向です。

他にも note を使ってる理由としては、外部の人も読んでもらっても構わないようにあえて社内の情報を別の例に移し替えて書いてたりしますし、今後ウチの社員になりたいと思った方とのビジョンの共有のためにも使えるかなと思い、公の場に出すようにしています。

まとめ

普通のオンラインミーティングはあまりやりたくないので、ちょっとずつ工夫をしていきましょう。

というところで、今回はここまで。