同期トップスピード出世✖️サラリーマン部長　〜仕事のスピードアップ、準備が全て〜

こんにちは！

同期トップでスピード出世したサラリーマン部長のようへいです


会社一筋16年
仕事の振り返りを毎週行ってきました

若手、中堅の皆さんにも役立つ、ガチリアルな話をしていきたいと思っています


先週、会社での打ち合わせ
我ながら素晴らしい段取りでした

【打ち合わせのテーマ】
会計ルール変更
そのことで何か対応することがあるか


しばらく間が空いてしまい、
ようやく行われた、そんな打ち合わせでした。


検討内容、契約書などのファイルを保存したフォルダのリンク先を入れたメール
これを事前に送っておいたんです


リンク先は3つ

あなたなら、どのように打ち合わせしますか？

ちなみに、オンラインミーティングです

使うのは「TEAMS」という通話やチャット、画面共有ができるアプリ。

打ち合わせの進め方

普通なら、以前のメールを画面共有しますよね　

そして3つのリンク先を開いて、順番に説明したり、質問をもらったりするはず。

でも、私はこうしました。

1.   メール文面をチャットにコピーして再送

2.   3つのファイルのショートカットを
　　１つのフォルダにまとめ、集約した

ポイントは
✅相手の手間をカットする

✅まとめること

メール見ればいいじゃん

って思いますよね

でも、それ手間なんですよ

いつの？
昨日の…何時？

あ、あぁ、これか
ちょっと待って

開くのに時間かかる…

はい、ムダです

長文じゃないなら、チャットに貼り付ける

3つのリンク先

えっ？
1つ目のリンク、どれ？

ん？
あ、これ2つ目か

はい、ムダです

開くのに時間かかりすぎ

こちらが画面共有するときは問題ありません

相手は見ているだけですから。

でも当日は結論が出ず、
後日、各自検討することになったなら…

…めんどくさくない？

メールどこだっけなぁ…

リンク先が…３つ…

うわ、辛〜…

それをまとめサイトのように、
ひとつにまとめてあげたなら？

大きなターミナルのようになっていて、
必要なファイルへつながっている

これなら、ラクにジャンプできますよね

メールは膨大な中から探さずに、
このグループチャットの履歴を見ればいい

探す手間がどれだけ省けるか、
想像してみてください

探す手間✖️関連する人数
+ 彼らのポストの高さ

手間や人数が多く、ポストが高いほど、
発生するコストは当然高くなります

ちょっとした工夫で、
5分でも短くできたなら…

あなたは会社に大きく貢献したということ

コミュニケーションはコスト
探す時間もコスト

関わる人数が多い時、特に集中です

とにかく短時間で解決を目指す。

自分の一工夫、ひと手間で効率は上がる

準備がすべてです

サラリーマン部長ようへいのリアル話でした

それでは、また次回お会いしましょう。