タスク管理の魔力　前編

突然ですが、タスク管理やってますか？

プロジェクト型の業務はWBSを導入することが多いですが、
実は普段の業務でもタスク管理すると、すごい効果があります。
今回はタスク管理のすごい効果についてご説明します。

タスク管理とは

タスク管理とは「タスクを分類し、共有すること」です。
これまでのタスク管理は「タスクを分類したり、割り振ったりすること」と捉えられてきました。
しかし、これからのデジタル時代では「共有すること」が大事になってきます。
テレワークで部下が何をしているのか分からない、と感じたことはありませんか？
タスクを共有することでどんなメリットがあるのか、
どんな注意点があるのか、解説します。

タスク管理の効果

タスク管理を行うことで、このような効果があります。

【個人でのメリット】
・タスクの全貌を可視化することで、抜け漏れが減る
・可視化により、業務の計画を立てやすい
・業務の計画があるから、業務の質が向上する
・実行順序が明確になり、マルチタスク状態を解消できる
・集中度が上がる

【チームでのメリット】
・管理者がメンバーの業務負荷を把握できる
・管理者のタスクの割り振り判断が正確になる
・他メンバーがタスクを知ることで、業務上のコミュニケーションの質が向上する
・メンバー間でお互いのタスクを理解することで、相互理解に繋がる
・タスクを共有することで、思わぬアドバイスをもらえることも

いかがでしょうか。
かなり効果があることがお分かり頂けたでしょうか。

ただし、注意点もあります。
タスク共有は管理者には歓迎されますが、メンバーには歓迎されません。
今まで以上に仕事の進め方や、仕事のスピードがはっきりと分かるので、
警戒してしまうメンバーもいるのです。
管理者が常にタスクを把握することで、プレッシャーを感じるメンバーも
います。 管理者は、口を出したい気持ちをぐっと堪え、メンバーの仕事の進め方や、仕事のスピードについて 口を出し過ぎないことが重要です。
仕事には余白も必要なのです。

分類のしかた

さて、タスク管理は「タスクを分類し、共有すること」と述べましたが、
分類には、いくつかパターンが存在します。
今回は3つ、5つ、7つに分類する方法をそれぞれご紹介します。

３分類：①未着手 ②対応中 ③完了
５分類：①未着手 ②次に対応 ③対応中 ④随時 ⑤完了
７分類：①未着手 ②次に対応 ③自対応中 ④他対応中 ⑤随時 ⑥完了 ⑦トリガー

まずは、手軽に始められる5分類がオススメです。
もっと細かく分類したい管理者や経営者の方は、７分類がオススメです。

弊社ジドウカのタスク管理方法

弊社はこのようにNotionでタスクを分類し、全メンバーのタスクを
共有しています。
なんと代表である佐藤のタスクも公開しています！
7つに分類する方法を取り入れてます。

納期のあるプロジェクト型のタスクに関しては、WBSを作成しています。
こちらはサンプルですが、WBSはクライアントと社内メンバーに共有されており、 進行状況が一目瞭然です。

Notionでタスク管理・WBSを管理し、 Googleカレンダーで
スケジュール管理する環境となっています。
余談ですが、Slackにミーティング設定URLを記載していて、 事前相談なしで、いつでもMTGを入れていいルールにしてます。
スケジュール調整の時間は無駄なので、無駄な業務が生まれない仕組み作りを徹底してます。

いかがでしょうか。 タスク管理の効果をお分かり頂けたでしょうか。

次回は、具体的なタスク管理のアプリケーションや環境構築について 触れていきます。
ご覧いただき、ありがとうございました。

最後に

いかがでしたでしょうか。
ジドウカでは業務の効率化・自動化・業務デザインに関するコンサルティングを実施しています。
多くの企業にとって課題である「IT内製化」のサポートも得意です。
ぜひ気軽にご相談ください。