95％の書類はDXできていない
ジドウカの佐藤です。
今回は、ドキュメント（書類）のDXについて触れていきます。
ドキュメントに関する主な業務はこういったものがあります。
①データ入力
②申請
③受理
④承認または否認
⑤データ入力/データ連携/転記
⑥申請内容の確認
⑦ドキュメントの管理
これだけの業務があると、意外と時間のかかるものです。
これらの業務を改善するだけで、労働時間をぐっと減らすこともできます。
では、さっそく具体的な方法をご紹介していきます。
ドキュメントをなくす（非ドキュメント化）
いきなりですが、最も効果的な方法は
「ドキュメントをなくすこと」です。
業務の効率化にあたり
「本当にドキュメント化する必要があるのか？」
という視点を持つことは、とても大事です。
ドキュメントのおもな役割は、社外との情報共有です。
社内向けの業務であれば、ドキュメントは不要なことが多いのです。
たとえば、経費申請や稟議といった社内文書は非ドキュメント化できるいい例。
ドキュメントをなくし、申請フローを作り、申請内容をデータべースで保存すればいいのです。
申請フローを作る方法は色々ありますが、 Slackを使えば申請フローを簡単に作成できます。
申請したら、受理側にプッシュ通知が届き、承認までの時間を短縮できます。
入力したデータは、Googleシートでデータベース化できるので、後からカンタンに確認することができます。
つまり非ドキュメント化することで、
①データ入力、②申請、④承認または否認、⑥申請内容の確認
これらを省力化できます。
さらに
③受理、⑤データ連携/転記、⑦ドキュメントの管理
これらは業務の必要がなくなります。いい事尽くめですね！
社内向けのドキュメントが残っている会社は、ぜひチャレンジしてみてください。
弊社でも業務改善のサポートをしております。
データを集約する
１．Googleシート（旧スプレッドシート）
Excelはなんでも出来る便利ツールですが、
データが分散してしまうデメリットがあります。
社内で「あのファイルどこにあったっけ？」だったり
「このファイル最新版？」のような声が頻繁に聞こえる場合は、要注意。
業務が効率化できていないサインです。
複数人で同じデータを扱う場合は、クラウド型のGoogleシートの方が適しています。
２．Googleフォーム
Googleフォームは、アンケートを作り、URLを共有することで、ユーザーにデータ入力してもらうことができます。 さらに、入力されたデータはGoogleシートとして即データベース化されます。 データ収集の強い味方。 無料かつ手軽で、とてもオススメです。
３．専用アプリケーションを導入する
例えば、小売業の在庫管理や、製造業の生産管理、こういった事業の中核になる業務は、専用のアプリケーションを導入しましょう。
逆に言うと、事業の中核とならない業務であれば、専用アプリケーションを導入する必要がないこともあるということです。
データ入力漏れを防ぐ
データ入力漏れでお困りの方は、こちらの方法を試してみてください。
１．データ入力列を固定する
（右）入力列が1列のみで、入力漏れを起こしにくいドキュメント
上の画像の左が悪い例、右はいい例です。
左は入力列が4列あり、見づらいです。
右は1列のみで、どこに何を書けばいいか一目瞭然ですね。
この場合、右の方が圧倒的に入力漏れが少なくなります。
この例は極端ではありますが、データ入力列は2列以下が望ましいです。
経験上、３列以上になると入力漏れが起こりやすくなります。
２．データ入力シートを作成する
ユーザーに大量のデータを入力してもらう必要があるなら、
データ入力専用のシートを作成するのがオススメです。
この方法であればユーザーは「B列を埋めればいいんだ」と
直感的に理解でき、入力漏れがぐっと減ります。
この方法は、KVS（KeyValue-Store）というデータベースの格納方式を元にしており、エンジニアがよく使う手法です。
ITシステムとの連携がしやすくなることも特徴です。
３．Power Queryを使う
Excelの入力規則や条件付き書式を使って、入力漏れを減らすことも
効果的です。
また、2021年に追加された「Power Query」を使えば、
Excel業務をスマートにこなすことができます。
Power Queryを一言で言うと、複数のExcelファイル・外部データと連携して、 データ収集を自動化できる機能です。
こちらのサイトが分かりやすいので、参考にしてみてください。
XLOOKUPを使おう
XLOOKUP関数は、VLOOKUP、HLOOKUP、IFERRORの３つを機能を兼ね備えた関数です。2019年に追加された新しい関数です。
VLOOKUPのように列方向への検索だけでなく、行方向への検索や、エラー時のテキストもまとめて設定できる便利な関数です。
印鑑はやめよう
当たり前ですが、印鑑はもうやめましょう。 印鑑は、百害あって一利なしです。 電子印鑑ではなく、クラウドサインやDocusignのような電子契約サービスを導入する方がよいです。
元号もやめよう
元号は文化としては素晴らしいですが、印鑑同様、ビジネス向きではありません。 ビジネス文書は西暦に統一しましょう。
いかがでしたでしょうか。
ジドウカでは業務の効率化・自動化・業務デザインに関するコンサルティングを実施しています。
ぜひお気軽にご相談ください。
よろしくお願いいたします。
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