リモートワーク時代の組織運営にすすめたい 「Notionで叶えるプロジェクト見える化」の話
「スケジュール管理が苦手だ」
そういうと結構驚かれる。
正直、数十人が働くお店の店長とかも任されてきたけれど、その度にスケジュール管理ってどうすればええねんと躓きながら生きてきた。
というのも、自分だけのタスクならまだしも、一緒に働く人のタスク管理が入り込むと、私のオツムではその複雑さにもう対応できなくなってしまう。
その度にデジタルなアプリやサービスを探して、これがいいんじゃないか、あれがいいんじゃないかと試してきた。
ただ、お店では自分のパソコンやスマホが使えないことがほとんどだし、使えたとしてもデジタルなタスク・プロジェクト管理ソフトがそもそもうまく扱えない人も多い。
結果として、その時に自分がみんなの秘書となり、スケジュール管理をするという方向性で、自分の仕事のやりかたは構築されていくことになった。
そんな私なりに編み出した、ホワイトボードとポストイットを使ったアナログなスケジュール管理方法がある。
ただ、個人事業の小さなお店をはじめた今となっては、そもそも一人でお店を回しているのだから大規模なタスク管理も必要なくなった。
もうこのやり方もお蔵入りだな・・・と思っていたのだけど、お店を開いて２年が経ち、クラウドファンディングでデザイナーさんやメーカーさんと役割を分け合ってオリジナル商品開発をすすめはじめた時に気づいてしまった。
「あ、プロジェクト管理する人必要だわ」
他でもない自分が主体となってすすめるプロジェクト。
上司も誰も管理してくれないのは当たり前だし、うまくいかないのは全て自分に責任がかかってくることを実感した。
とはいえ大手小売チェーンの壁にかけられていたようなホワイトボードを設置できるスペースもない。
なんかいい方法がないかな・・・と考えていた時に、「Notion」というサービスでもデジタルに同じようなことができることに気づいて年末色々と触りながら考えてきた。
今回は、個人から複数人ですすめるプロジェクトを見える化できる、私流のプロジェクト管理方法をご説明させていただければ嬉しい。
ホワイトボードと４色のポストイットでつくる「カンバン方式」
「かんばん」と呼ばれるタスク管理方法があるのをご存知だろうか？
日本が世界に誇るTOYOTAの有名な「カンバン方式」をルーツに持ち・・・といった細かい歴史はさておき、要はポストイットにタスクを書き出し、これからやるタスク（TODO）、現在やっているタスク（DOING）、終了したタスク（DONE）といった形でタスクの状況ごとにポストイットを移動させていくという手法だ。
通常、色ごとにタスクを個人に割り振って・・・といった形で使うことが多いのだけど、私の場合はすぐそのやり方に挫折した。
お店で一緒に働く仲間たちにやり方を説明し、管理していくというのは、会社全体のルールとして統一して全社員・アルバイトの行動指針として定めない限り、なかなか難しい。
それがいつかは変わる店長の個人的なやり方となればなおさらだ。
ということで、多人数で管理するのは一瞬で諦めることになり、自分がやらないといけないこと、そして各リーダーであるスタッフに自分から確認するべきことという形で落とし込んでボードを活用することにした。
中でも、タスクの属性を４つに見える化したポストイットの色分けは、自分の中でちょっとした革新だった。
この頃のタスク管理ソフトでは当たり前になりつつあるけれど、タスクには「締切」に加えて「実施日」の管理が重用だったりする。
1/17が締め切りの仕事だからといって、締め切り日にやりはじめたら間に合わないなんてことはざらにある。
だからといって、会議への参加やミーティングへの参加といった「その時でないとできないタスク」は、予定日より前に片付けることはできない。
なので、私の場合は締切より前に手を付けていいタスクは「青色」。
日程を待たなければならないタスクは「黄色」と分けて、左上に近づくほど日程が直近になるルールでポストイットに書き出してまとめるようにしていった。
この色分けをすることによって、ホワイトボードを眺める際にも、手が空いたら青の締切が近いタスクをやるという余裕をもってタスクを早めにこなしていくという働き方が自然とできるようになった。
また、黄色のポストイットの右下に「A②」と書いているように、その会議で必要な書類などを予め印刷して所定の場所に置いておき、その時には忘れずに持っていけるように保管場所を記載するといった工夫もまた忘れ物防止に役立つようになった。
更に、できたらやっておいた方がいいけど、お客様の苦情対応などで緊急対応が必要となり余裕がなくなったらできなくても仕方ないタスクは「緑色」。
月末の提出が義務付けられている、絶対に忘れたらやばいタスクは「赤色」といった形でタスクを色分けしてホワイトボードに貼り出すことによって、自分の頭の中で溜め込んでいたタスクが、ホワイトボードに「預けられる」ようになった。
結局の所、頭の中の容量は限られている。
それが、自分のようなおっちょこちょいの忘れんぼうであれば尚更だ。
半月も先のタスクで頭がいっぱいになっていれば、今の仕事に支障をきたすし、今のことだけに集中していれば半月後に忘れていたタスクをすっぽかしてしまう。
そういった意味で、この原始的なタスク管理方法はとてつもなく役に立った。
更には、自分のやっている仕事をスタッフに対して公開することにもなり、学生のアルバイトさんにも「店長って意外と仕事多いんですね」なんて言われることになったのは笑い話のようで結構大事なことだった。
上司がどんな仕事をしているかなんて、ほとんどの同僚はそもそも知らないのだから。
でも、ホワイトボードにでかでかとタスクを貼り出すのはおもしろそうでも、スペース的にも難しい。
それに、自分の職場のホワイトボードは、取引先にも共有できない・・・。
そんなことを考えるあなたにもおすすめなサービスがある。
それが、Notionというサービスだ。
Notionというサービスでできるプロジェクト管理のこと
Notionは様々な情報を集めておけるサービスだ。
ちなみにNotionの存在は平野太一さんのnoteで初めて知った。
詳しく丁寧に紹介されているのでぜひ知りたい方は下のマガジンを読んでもらえてたらと思う。
EVERNOTEやDROPBOXといったサービスと何が違うの？と思われる方もいると思うけれど、個人的にすごいと思っているのが情報の見せ方を切り替えられるところ。
例えばエクセルなどの表計算ソフトで作れるようなよくあるタスク表。
必要な情報は網羅されているのだけれど、結局どうなっているの・・・となりがちだ。
この表を簡単に先程説明した「カンバン」と呼ばれるような担当者ごとに抱えている仕事の一覧に切り替えることができたり、
こんな風にカレンダーで締め切り日ごとにタスクを管理したり、
ガントチャートとよく呼ばれているような「実施日」を軸にした表示に切り替えることもできてしまう。
この、「締め切り」と「実施日」を両方登録できて、それぞれを軸にした「見える化」ができてしまうサービスってまだなかなかない。
しかも、それぞれ別の表示状態で日付やタスク名を変更したり、タスクを追加したりしてもきちんと他の表示にも反映されてしまうというのは恐ろしいほど画期的だったりする。
更には同じデータを、担当者ごとに抜き出して表示するページを作ることもできてしまう。
これは多人数でプロジェクトを動かしている時に、Aさんの抱えている仕事量が直近どれくらいか・・・といった見極めにも役に立つし、印刷してAさんにこれがやってほしい仕事ですと伝えるのにも使える。
もちろん、その担当者さんだけの仕事が表示されたページをネットで共有して、担当者さんが見て仕事をして、完了したらチェックをつけてもらう・・・ということも月額５００円（４ドル）のプランへの加入でできてしまう。
もちろん必要な書類をPDFにして添付しておいたりすることもできる。
これは本当に便利で、コスパも抜群だと思う。
Notionでコストをかけずに自分にあったプロジェクト管理を
ガントチャートの機能を無理して使わなくても、ポストイットで行っていたタスクの割り振りがこんな感じにカレンダーに載せることで可能となってくる。
上の記事は過去に、「ホワイトボードでの未来のタスク管理」と合わせて使っていた「無印良品の１００円のチェックリスト」を使った毎日のタスク管理方法だけど、この方法とあわせてもらえれば日々の業務もミスを少なくできると思う。
そして、使用する中で物足りなくなったらいろんなNotionの機能を使ってみると結構悩みが減ると思います。
編集などはできませんが、実際に作ってみたNotinoのページは下記リンクからご覧いただけますし、Notionを使っている方はコピーをして使ってみていただくこともできます。
ネットを通じたコミュニケーションで組織を回す時代に悩むあなたに、この記事が少しでも助けになれば幸いです。
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