タスク管理の最初は紙のメモ帳とカレンダーで十分

タイトルの通りですが、タスク（todo）を管理ためには紙のメモ帳とカレンダーで十分です。その上で、生産性を上げたいとか、もっと細かくタスクを管理したいという欲望に対し、タスク管理ツールが役に立ちます。

この記事では、 社会人一年目など、タスク管理がまだまだ未熟・ちょっと苦手という方向け に書きます。その一方で、タスク管理ソフトウェアなどの模索に疲れた方向けにも響けばいいなと思っています。
なお、当 note では、個人的な意見や経験を元に書きました。ご意見やご感想がありましたら、コメント欄にぜひ一言頂戴できると嬉しいです。

メモ帳やノートはあなたの自由に書ける・描ける

ヒトは言葉の処理の達人です。また、絵や図を見て理解する能力を有しています。あなたが自由気ままに書いたものを、あなたは十分に読解し、理解できます。紙とペンにルールはありません。
GTD といった方法やアプリなど、縛られたルール・不自由を強いられるツールを 最初から 使う理由はありません。

・メモ帳やノートに好きなようにやらなければならないタスクを書きましょう。フリーフォーマットです。文章でも、単語だけでもかまいません。後で分かれば何を書いても自由です。
・吹き出しや矢印、どんな書き方でもかまいません。メモしたいことは好きなようにメモすればいいです。

メモ帳への箇条書きがよく使われますが、付箋の方が便利という人もいるでしょう。何でもいいです、好きなのを使えばいいのです。私も「メモ帳に全てを書くようにしよう」と決めたとき、最初は大学ノートで次はスヌーピーのメモ帳でした。
優先度付けが難しかったら、メモ帳全体を一つタスクが終わるたび、全て見返せば問題ありません。それでも分からなければ、先輩や上司に「xxx と yyy の課題がありますが、どちらからやればいいですか？」と確認すればいいのです。

スタイルはいずれ自分自身で確立できてくると思います。それまでは、メモ帳に試行錯誤してやりやすい方法を模索してみてください。困ったときに、自分が見つけたやりやすい方法が一番やりやすいはずです。

タスク管理をメモするときのアドバイス

これだけ「自由に書け」と言いましたが、これをルールとするとタスク管理が途端に上手になる（と思われる）アドバイスを書いておきます。私が後輩を指導するときに、これだけは守ってもらうようお願いをしている内容です。

・「これ後でやらないといけないな」と思ったことは すぐにメモ帳や付箋に書くこと です。頭の中に todo を置いておくのはやめましょう。粒度の細かさも自由ですが、頭から忘れてもいいように、何かに書いておくことです。
・詳細は後に記載しますが、集中して取り組まないといけなかったり、「既にこの時間はこのことだけをやらなければならない」「会議や打合せ」などは カレンダーに書く ことにしましょう。

この二つだけです。これだけで十分なタスクができます。

カレンダーは時間の枠を抑えるツール

カレンダーの良いところは、時間の枠を抑えられることです。
例えば、4 月 1 日 10 時から 60 分「歯医者」と入れれば、 その時間は歯医者以外のことはありません。何にも邪魔されたくない時間や、絶対に外せない予定です。その他を全て排他することができるので、タスクリストの中では一番強力な todo 項目となります。
他にも、Google カレンダーや企業のポータルサイトのスケジューラのように、カレンダーの内容が他の人に共有されていれば、他の人に時間の邪魔をされません。
一方で、カレンダーに記載ができる内容として、細かい粒度には向いていません。せいぜい「xxx の仕様書を作成」とか、そういう大項目レベルです。細かい内容は、メモ帳やノートに箇条書きしておけばいいでしょう。

xxx ってツールが便利って聞いたんだけど？

ここは、かなり強く私の私論が入ります。
はい、恐らくとっても便利なのでしょう。私もメモ帳とカレンダーだけでなく、いつか紹介する todo.txt というツールを使ってタスク管理をしています。
ですが、人間って疲れちゃうんですよね。いつも元気じゃないです。

ツール上のタスクって、それを管理するだけでも結構体力・気力を持ってかれます。特にプロジェクトが架橋に入っていたり、色々なことを平行して行っていたり、上司から叱責をされて心身ともに落ち込んでいたりすると……、 ツール上の整理整頓ができなくなってきます 。いずれカオスになるかメンテナンスがされなくなり、自分の中から廃れていくというパターンです。
そういうときは、何かに手書きで書くことが一番楽です。タスク管理する手段がベーシックで、色々考える手間を省け、一番簡単だからです。

モニターの回りが付箋だらけで、サボテンみたいになっている人って割といますよね。あれって「なるべくしてなった」形だと思いますが、個人的には良いタスク管理だと思います（「セキュリティが」という意見はさておき）。

・書いて貼るだけなので、 頭から todo 書き出すコストが低い 。
・目に見える範囲の一箇所に集まっているので、 整理整頓の手間が少ない。
・付箋が剥がれてどこかに行かない限りは todo が消えない 。
・タスクが終わったら剥がして捨てるだけ。

紙のノートでも同様ですね。書いて、終わったら斜線なりチェックを付けるだけ。単純かつ、確実です。
アプリの場合は、なんだか煩雑です。タスクを書き込んでコンテクストを指定したりして、タブを開いて完了のボタンを押して……、慣れないうちは紙と手書きが楽だと思います。

まとめ

タスク管理はやらなければならないこと、予定を漏れなく遂行するためにあります。
最初はノートとカレンダーがあれば、十分ですよ。その上で、もっと上手にタスクを管理したいと思うようになったとき、初めてアプリとかが便利に感じると思います。
次回から、私が GTD で学んだことや todo 管理のオススメを note に記していきます。