【分かりやすい資料の作り方】06_［原則2］総論から各論へ

1.いつも総論から各論の順番で

３つの原則のうちの二つ目は「総論から各論へ」の原則です。
資料やプレゼンテーションでは、まず始めにその全体像を示す事が重要です。
もし貴方が冒頭から詳細な説明に入ってしまうと、聞き手は話がどこに向かっているのか混乱し、一体いつになったら目的地に辿りつくのか不安になってしまうでしょう。
逆に「今から説明をする話は全体としてこれだけのテーマがあって、本日はこういう順番でご説明していきますよ」という話から始まれば、聞き手は安心して貴方の話に耳を傾けることと思います。
このように、まずは全体像や大きなベクトルなど「総論」を説明したうえで、「各論」として具体的な事例や詳細な説明をしていくようにしましょう。

この「総論から各論へ」の原則に則って、分かりやすい説明をするための典型的な三つのパターンが存在します。是非皆さんも使いこなせるようにしてください。

(1) 全体から部分のパターン

全体で10個の課題があります。
本日はその中でこの2つの課題について議論します。

1つ目は全体像の中で今回はこの部分を説明します、という表現パターンです。
例えば顕在化している課題が10個あったとして、そのうち本日の会議で議論をするのは、その中の2点です、といった具合に全体における位置づけと当日フォーカスする範囲を限定する形です。
聞き手は全体の中での現在地、当日の議論のスコープが明確に分かるため安心して説明を聞くことが出来ます。

(2)抽象から具体のパターン

課題の解決方法は〇〇をすることです。
具体的には、□□のような△△が必要です。

2つ目は説明の主旨を一言で宣言したうえで具体的な説明に入るパターンです。
先に伝えたい全体像を抽象化して簡潔に述べる必要があります。先に宣言をしておくことで、聞き手はこれから説明される大まかな方向性や意図をくみ取りやすくなり、続く具体的な説明も理解が進みやすくなります。

(3)結論から背景・理由のパターン

軽井沢旅行には賛成です。
何故なら、軽井沢には3つの魅力があるためです。1つは…

3つ目は伝えたい結論を先に伝えたうえで、その背景や理由を説明していくパターンです。
聞き手は貴重な時間を割いて貴方の話を聞いているわけですから、結局何が言いたいのか分からずダラダラを背景を解説されることを嫌います。聞き手の時間を無駄にしないためは、まずは結論から述べましょう。結論を話した段階で了解が得られれば必要以上に背景を述べる必要もなくなりますし、次の議論に貴重な時間を割くことが出来るでしょう。

これらのパターンを利用する事で、貴方の説明は抜群に分かりやすくなります。
「総論から各論へ」の原則はどんな資料やプレゼンテーションにおいても非常に重要ですので、常に意識して取り組みましょう。