スケジュールや予算の変化に対応する方法

こんにちは。企業改革コンサルタントの小野司です。

企業改革に取り組む若きリーダーさん、そしてウィズコロナなどで、企業改革に取り組まれる企業さまに、改革のヒントをお届けしています。

スケジュール案、予算案などについて、当初計画作りには多くの苦労をされていると思います。しかし、変化へ対応するための修正計画作りの方がさらに多くの工数を要するものです。

計画は、当初通りに進むものは、ほとんどないからです。そのため、変化に対応できる計画作り、または修正計画を作りやすいようにしておくことが重要になります。

私の意識していた変化への対応方法について、以下に述べます。

１．スケジュール管理（時間管理）

日程計画を作る時、タイトに見積もる人と、余裕を見て見積もる人に、だいたいニ分されます。これを、その人の特徴（個性）のように思っています。

例えば、駅で待ち合わせという場合があります。この時、時間ギリギリで見積もり出発する人、時間に余裕を持って出発する人がいます。人によって見積もり方に傾向があるように思います。

これは、リスクを少なく見積もる人と大きく見積もる人との違いでもあると思います。

この両者の見分け方は簡単です。進捗会議などで確認します。遅れる人、余裕のある人は、だいたい同じ人になる傾向にあるため分かります。

会議では、遅れる人はいつも注意され、余裕のある人はあまり注意されない傾向にあります。プロマネとしては、このどちらもズレがあるという意味では同じように見ています。

見積もり方に個人差があるため、私は、スケジュール立案の時には、タイトに見積もる人と余裕を持って見積もる人をペアになるようにしました。そうしますと、一方が遅れても、他方でカバーできます。

関係者含め200人規模のプロジェクトのプロマネを任されたことがありました。当時、納期遅延を繰り返していました。その時、遅延を止めるのに最も効果的だったものが、日程をタイトに見積もる人（またはグループ）と余裕を持って見積もる人（またはグループ）をペアにしてスケジュール立案したことでした。

一方が、他方を吸収してくれるのです。

２．予算管理

予算管理でも同じことが言えます。タイトめに予算を見積もる部署（あるいは人）、余裕を持って予算を見積もる部署（あるいは人）に分かれます。

その見分け方も同じです。直近の予算遂行状況を見るのです。外見的には、ジャストのように見える場合でも、タイトだったのか、余裕があったのかは、だいたいわかります。

この時も、タイトに見積もる部署（あるいは人）と余裕を持って見積もる部署（あるいは人）をペアで考えます。

そうしますと、ある部署（または人）で予算が不足しても、他の部署（または人）で余裕がある場合が出てきます。そのため遂行状況予測（着地予測）の時には、当初計画に近くなります。

期中に予算削減案を作る時です。予算に余裕のある部署では予算削減をします。一方、予算をタイトに見積もる部署では、維持“でゆきます。それで、全体として成果への影響を小さくできるようにします。

タイトに見積もる部署（あるいは人）と余裕を持って見積もる部署（あるいは人）をペアで考え、変化に対応できた時、プロマネとして予算管理者として、大きな達成感が生まれます。

若き改革リーダーのみなさま

人には、時間、お金などを、タイトめに見積もる人と余裕を持って見積もる人がいます。それは、どちらがいいというのではなく、その人の特徴（個性）として捉えるます。

そして、組織や人の特徴（個性）を、スケジュールや予算の進捗状況から把握します。

計画を立案する時は、タイトな人と余裕のある人をペアで考えることで、変化への対応幅が広がります。見積もり方法をあえて統一せずに、個性を生かします。

これだけのことですが、思った以上に効果があります。ざっくり記載していますが、参考になればうれしいです。