成果を出す会議のファシリテーション。会議の準備と会議中のポイント

今回は、会議でのファシリテーションについてです。

この記事でわかること

・仕事の会議で、何のために集まっているかがわからない時がある
・会議を仕切る役割なのに、うまくできない
・成果を出すファシリテーションの方法

こんな疑問に答える内容を書きました。

この記事でわかるのは、仕事の会議を生産的にするファシリテーションの方法です。

会議の場で建設的な議論ができ、出席してよかったと思える、集まった意味のある会議にするやり方を解説します。

会議で成果を出すためのファシリテーションの参考になると思いますので、ぜひ最後まで読んでいただき、仕事での会議の参考にしてみてください。

まずは会議の準備

私が普段、仕事の会議でファシリテーターをする時に大事にしているのは、会議の準備と会議中のファシリテーションです。

会議の準備では、具体的には以下を詰めます。

会議の準備
・目的とゴール設定を明確にする [Why]
・アジェンダをつくる [What]
・アジェンダごとの会議の進め方を想定する。時間配分を決める [How]

準備の中でも重要なのは、目的とゴール設定です。

ゴール設定とは、具体的にどのような状態になれば、会議の目的を達成したと言えるかです。会議の終了条件とも言えます。

目的とゴール設定を言語化し、ゴール設定については ｢~ に合意している｣ や ｢~ へのアクションが明確になっている｣ というような表現を使います。ポイントは ｢している｣ と、言い切る表現を使うことです。

成果を出すファシリテーションの方法 (4つ) 

ここからは、会議中にやるファシリテーションの方法を解説します。

会議中のファシリテーション
・地図とコンパス
・発言の可視化
・活性化
・合意形成

以下、それぞれについてご説明します。

[方法 1] 地図とコンパス

ここで言う地図とコンパスとは、会議の準備で設定した目的とゴールに対して、今の議論はどこにいるか、ゴールに向かっているかです。

ファシリテーションで大事なのは、目の前で議論されていることに対して、現在位置と向かう先を常に意識することです。方向が大きくずれていると思ったら、ファシリテーターには整える役割が求められます。

[方法 2] 発言の可視化

会議で参加者から出たアイデアや意見など、発言を可視化していきます。

可視化にはホワイトボードが有効です。

ホワイトボードを書くには、どう書けばよいか、その場でまとめるのが苦手と思ってしまうかもしれません。

発言をホワイトボードで書いている時には、無理にまとめようとしないのがコツです。イメージは、メモを取るようにホワイトボードに発言を拾っていきます。

ホワイトボードに書くかどうかの判断基準は、会議の目的やゴールにつながると思うものです。目的と照らし合わせて書いておいたほうがいいと思えば、まとまっていなくてよいのでホワイトボードに残しておきます。

書いた内容をまとめるのは、後からでよいです。発言を一通り書ければ、自然とまとめられます。

[方法 3] 活性化

会議では、参加者同士の発言を促し、いかに場を活性化できるかです。

発言を促すために、ファシリテーターは参加者に問いかけをします。具体的には、次のような質問を投げかけるとよいです。

発言を促す問いかけ
・なぜそう考えるか？理由は何か？
・具体的には？例えば？
・他にはないか？

最初の発言だけでは、他の参加者に伝わっていない、ファシリテーターである自分でもまだ理解が十分でないと思ったら、積極的に問いかけをし発言の意図を深掘りしていきます。

また、発言に対しては、ファシリテーターは内容に耳を傾け、耳だけではなく目や身体を発言者に向けます。

発言を受け取ったこと、感謝の気持ちを示し、発言者は発言してよかったと思ってもらうような対応をします。これを積み重ねれば、会議での心理的安全性がつくられます。自分は会議に出てよかった、皆に受け入れられているという雰囲気ができます。

なお。発言によってはアジェンダや論点とずれる、長々と話すなどには、ファシリテーターは話を戻したり切り上げるなどの対処は必要です。

[方法 4] 合意形成

ここまで、会議中のファシリテーションのポイントを、地図とコンパス、可視化と活性化について解説しました。

可視化と活性化は、会議での合意形成のための手段です。会議で何を決めたか、決定から会議後のアクションにどうつなげるかの合意形成が、会議の成果です。

合意形成は、会議の目的やゴールに沿っているかどうかがポイントです。

ただし、事前準備のシナリオ通りの合意形成にならないこともあり得ます。準備通りになることに固執するよりも、完璧主義は捨て、準備にはあらかじめ余白を持っておくとよいです。

まとめ

今回は、会議を生産的にするためにはどうすればよいか、会議で成果を出すファシリテーションの方法を解説しました。

会議におけるファシリテーターの役割は、触媒者です。会議参加者の意見やアイデアを引き出し、場を活性化し、合意形成につなげます。

ぜひ、今回の内容を参考に、仕事での会議で使ってみてください。

最後に今回の記事のまとめです。

会議でファシリテーターをする時に大事にしているのは、まずは会議の準備。具体的には以下を詰める。
・目的とゴール設定を明確にする
・アジェンダをつくる
・アジェンダごとの会議の進め方を想定する。時間配分を決める

会議中のファシリテーションのポイント
[地図とコンパス] 会議の準備で設定した目的とゴールに対して、今の議論はどこにいるか、ゴールに向かっているか
[発言の可視化] ホワイトボードにメモのように拾って書いていく
[活性化] 参加者に問いかけをし発言を促す
[合意形成] 会議の成果として、会議で何を決めたか、決定から会議後のアクションにどうつなげるか