上司に仕事を頼まれたときの確認事項2つ

こんにちは。

多くのサラリーマンは上司から仕事を頼まれてやる仕事が一定数あります。
特に入社3年目くらいまでは定型業務をやれていない人も多いので、仕事を依頼される確率は高くなると考えます。

あなたは、上司に「ちょっとさ、お客様向けの提案資料作っておいてよ。よろしく！」と仕事を頼まれたとき、どのように対応しますか？



「はい！わかりました！」



と二言返事で仕事を請け負った結果、下のような状況におちいったことはないでしょうか？

・この資料は、誰が見るんだろう？現場担当者？決裁権のある人？

・そもそもこの資料の目的って何？仕事を受注すること？商品説明のみでOK？

・受注するとしたら、どこまで値下げしたらいい？

・わからないことだらけだ！上司に確認しよう、、、。え！上司は3日間出張！?どうすればいいの〜😱

確認すべきは「ゴール」と「ルール」

ゴールの確認

「ゴール」とは、仕事で目指す目的のことです。
先ほどの例を挙げると「作った資料を誰に見せて、誰がどう行動を起こすと成功なのか」がゴールです。

現場担当者向けの商品説明の資料と決裁者などのお偉いさん向けの提案資料では作るものが全く違います。

ゴールを明確にすることで、作るべきものの大体のイメージをつかむことができます。

確認例）
「今回作成する資料は、現場担当者A様へ商品説明をするための資料という認識で合っていますか？」

ルールの確認

「ルール」は、「制約条件」と考えるといったほうがわかりやすいかもしれません。

どんな仕事であれ、ヒト、モノ、カネ、時間、情報などのリソースをどれだけ使っても良いという仕事はなく、これらリソースは限られています。

これらのリソースを確認することは仕事を進める上で特に重要なポイントです。

使えるリソースが少なく、自分の手に負えない場合は、人の手を増やす、締め切りを伸ばしてもらうなどの「リソースを増やしてもらう」「部分的に引き受ける」「断る」という選択肢が必要になってきます。

ヒト

この資料を作成するにあたり、誰か頼っていい人がいるか？

モノ

提案予定の商品について、どのくらい在庫を用意すればよいか？

カネ

予算はどのくらいを見込んでいるか？

時間

お客様への提案はいつか？
また、上司への確認の締め切りはいつか？

情報

資料を作るにあたって見ておいた方が良い資料はあるか？

仕事を振られたときは、即座に「ゴール」と「ルール」を確認することによって手戻りが少なくなり、より効率的に仕事をすることができます。

「ゴール」と「ルール」以外のポイントは意外と後でどうにでもなる些細なことだったりしますので、この2つを押さえておきましょう！

最後まで読んでくださり、ありがとうございました。