自主公認大会を開催したお話 〜デデンネカップ〜
みなさんこんにちは、仙台でポケモンカードをしているとうやと申します。
イベントを開いてみたいけどノウハウが分からない迷えるオーガナイザーの方へ少しでも情報共有ができればと思い、執筆に至りました。
全文無料となっておりますので是非最後まで読んでいただけると嬉しいです。
1.自主公認イベントを開こうと思ったきっかけ
この項については、自分語りが大半となっているので、軽く読み飛ばして頂ければなと思います。
私が自主公認イベントを開こうと思ったきっかけはたった一つ、「友達が1人もいない中訪れた自主公認イベントで友達ができたこと」です。
大学を卒業して社会人になった私は、学生時代趣味で遊んでいたポケモンカードから離れておりました。
しかしそんな私に突然の転機が。
内定を頂いた会社から配属決定結果の封筒が届き、特に深く考えもせず中身を見て度肝を抜かされることに。
「配属先は青森県です。」
第一希望〜第三希望まで、全てを却下され、縁もゆかりもない青森に飛ぶ事が決まった私、何度も宛名が間違えていないか確認しましたがどうやら間違えていない様子。
辞退するか死ぬほど悩みましたが辞退したら就職浪人確定なので渋々入社、6月に青森に赴任となりました。
勿論友達なんて1人もいないので毎日が地獄。会社以外で一言も発さない日々が続いておりました。
そんな時にふと思い立って学生時代に触っていたポケモンカードの存在を思い出し、ジムバトルに行ってみることに。
そこでたまたまお会いしたイベントオーガナイザーの方に、「今度イベントをやるから来てね！」と声をかけて頂き、週末当然のように予定がない私は行ってみることにしました。
当時使っていたハンドルネームが特徴的だったのと、握っていたデッキがバトルシャトレーヌ+レックウザGX、今考えるとトチ狂った選択をした私でしたが、青森でポケモンカードを遊んでいる集団「まじめ組」に拾ってもらいました。
あそこでまじめ組と出会わなかったら多分青森で友達は出来なかったと思うので、イベントを主催してくださっていたオーガナイザーの方、話しかけてくれたクロには本当に感謝しています。
この頃から、自分もポケモンカードを通じて交流できる場を作れれば良いなと言う気持ちが強くなります。
紆余曲折あって2020年度にオーガナイザー資格を取得し、今に至ります。(雑)
オーガナイザー資格を取ろうと決めた時から、イベント開催への思いは変わりませんでしたが、某流行病のせいでなかなか開催できず、2022年になってようやく開催できる運びとなりました。
2.初のイベント開催に向けて
イベント開催をすることを決めた私でしたが、そもそもなんのノウハウも無いし、仙台での土地勘も無いしで、色々と四苦八苦しました。
特に悩んだことは3点
・予算はどれくらいにすれば良いのか分からない
・募集人数は何人にすれば良いのか分からない(そもそも何人くらい来てくれるのか皆目見当もつかない)
・会場をどうやって取れば良いのか分からない
1つ目と2つ目についてはほぼ同義になりますが、そもそも何人来てくれるか分からない中、どれくらい会場と景品にお金を回せるのかが全く検討もつきませんでした。
景品が弱いと、第一回のポッと出の私が開く大会になんて誰も来てくれないだろう…と思い、そこそこ強めの景品に設定しました。(これがのちに悲劇を生むことに)
会場も感染対策のために気持ち広めの会場を借りる事にして、借りられる会場を探すことに。
会場探しには、こちらのサイト
を使い、会場の確保を行いました。
1回目だしお試しで多少赤字が出ても良いやと広めの会場を用意、当日を迎えます。
当日の運営、事前準備には他イベント開催経験のあるさわさん@jmsreknit に協力を仰ぎ、雑務なども様々な方に協力して頂きながらもなんとか無事イベントを終了する事ができました。
3.第一回デデンネカップの失敗
無事イベントを遂行できたのは良かったのですが、失敗がいくつかあったので共有します。
・トナメルの仕様
・人手が足りない
・大赤字
1.トナメルの仕様
本大会では、外部サイトのトナメル https://tonamel.com を使用させて頂き、募集から大会進行を行いましたが、仕様への理解が浅く失敗したことがいくつかありました。
先に記述させて頂きますが、本内容はトナメル様を批判する意図は全くなく、むしろ無料でここまでやらせて頂けることに感謝しております。
あくまで使う際の注意喚起的なイメージでお読みください。
1つ目は、参加者がキャンセルをした際に主催者側に連絡が来ない事です。
これは意外と大きな問題で、定員を大きくオーバーするような大規模の大会ならそれほど困らないのですが、定員ギリギリ埋まるか埋まらないかの瀬戸際の私のようなイベントを開催する際に困りました。
参加可能な枠が空いた際に運営側でアナウンスをして空席を埋めようと思っていたのですが、逐一確認してる暇もなく、結果的に定員より6席ほど空席ができてしまいました。
2つ目は、仕様で参加者が偶数なのに不戦勝が発生してしまう事です。
少し調べたところ、スイスドロー1回戦で不戦勝が発生しなかった際、2回戦にて2名不戦勝が出てしまうという前例が多数報告されていたため、使用する際は少し調べてから使用することをお勧めいたします。
2.人手が足りない
こちらに関しては言うまでもありませんが、イベント開催経験がないのに、2人で運営を行うのには色々と無理がありました。
慣れてくれば簡単なのかも知れませんが、慣れないうちは多すぎるくらいにスタッフを用意しておくべきだと感じました。
第一回にて急遽手伝いに回ってくださった方々には頭が上がりません。ありがとうございました。
3.大赤字
前項でも触れましたが、人が集まらないのではないかと言う不安から、少し強めの景品にしたことが仇となり、かなりの赤字を叩き出しました。
また、当日欠席となった6席分の参加費が徴収できなかったことも赤字に拍車をかけました。
ここまで読んでくれている公認自主イベント参加者の皆さんはやむを得ない事情以外での当日キャンセルとかはやめてあげてね。
以上3点が主な失敗になります。
4.今後イベント開催をしようとしている方へのアドバイス
まだ2回しかイベントを開催しておらず、経験の浅い私が偉そうなことを言えた立場では無いですが、何点か書かせて頂きます。
第一回は身の丈にあった規模で
これは私の失敗談からの話になりますが、身の丈に合わない規模で開催してしまうと、参加者の方や協力者の方にも多大なるご迷惑をお掛けすることになります。
ノウハウが分かるまでは小さめのイベントで練習してみるのが良いと思います。
会場は下見しておく
こちらも失敗談からの話になりますが、あまりにアクセスの悪い会場だと、なかなか人も集まらないし当日苦労します。
事前に下見をした上で会場決定を行いましょう。
欠席する際の連絡先など、事前に告知しておく
前項にも書きましたが、空席が発生してしまうため、常に何席空いているのか主催側で把握しておく事がとても大切だと感じました。
とりあえずやってみる
やってみないと分からない事が沢山ありました。
初回は誰しも不安になると思いますが、一度開催してみると案外なんとかなったりするので、やってみるのがおすすめです。
5.最後に
ここまで読んでくださりありがとうございました。
今後も仙台を中心にイベント開催をしていきたいと思っておりますので、応援とご参加いただけるとうれしいです。
今後も何か開催にあたって相談事などあれば、私でよければ相談に乗らせて頂きます。気軽にDMなどぶん投げてください。@toya_poke14
こちらの記事に頂いた投げ銭は、第3回デデンネカップの運営費用に回させて頂きます。
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