日程調整ツールを使って営業活動を効率化する方法

2024年9月9日 22:21

営業DX/セールステックの中でも比較的取り組みやすい施策として「日程調整ツール」の導入があげられます。新規顧客とのアポイントメントの設定から、商談後のフォローアップMTG、社内会議、パートナーとの打ち合わせや採用候補者との面談や面接まで、様々な場面の日時調整を効率化できます。

この記事では、日程調整ツールを使って営業活動を効率化する方法やおすすめのツールについて紹介します。

日程調整ツールで実現できること

日程調整ツールは、予定表の空き枠を表示できるため、わざわざ候補日程をあけておいたり、メールで何往復もやり取りする必要がなくなります。これにより、アポ日時決定までの時間を短縮できます。

カレンダーとの同期機能により、ツール上で登録があったスケジュールをリアルタイムに反映できます。そのため、ダブルブッキングを防ぎ、予定の変更にも柔軟に対応できます。

日程調整ツールは、設定した内容を自動で相手に通知する機能を備えています。前日や当日など指定したタイミングでメール送信を実行することができるため、リマインド漏れの防止に役立ちます。

利用目的や利用人数、求める機能などを考慮し、最適な日程調整ツールを選びましょう。無料プランやトライアル期間があるツールも多いので、実際に使ってみて使い勝手を確かめることをおすすめします。後で紹介するおすすめのツールも参考にしてみてください。

ツールを選んだら、管理画面で必要な設定を行います。

アカウント作成: まずは、ツールにアカウントを作成します。企業アカウントや個人アカウントなど、利用形態に合わせてアカウントを作成しましょう。
カレンダー連携: Googleカレンダーなど、普段利用しているカレンダーと連携設定を行います。これにより、ツール上で設定したスケジュールが、普段利用しているカレンダーに自動で反映されます。
その他の設定: 予約時に取得する項目や通知内容などを設定することができます。また、利用可能な時間帯や、予約できる最短時間など、細かい設定も可能です。

設定が完了したら、日程調整のURLを作成し、相手に送付します。

おすすめの日程調整ツールを3つ以下で紹介します。

TimeRexは、ビジネスシーンでの日程調整を効率化する、シンプルかつ高機能なツールです。ZoomやGoogle Meetなど、様々なオンライン会議ツールとの連携も可能で、スムーズな会議実施をサポートします。直感的な操作性も魅力の一つで、ITに不慣れな人でも簡単に使いこなせるでしょう。

eeasyは、大企業からベンチャー企業まで、幅広い企業に導入されている実績を持つ日程調整ツールです。独自のアルゴリズムにより、複雑な日程調整もスムーズに行うことができます。また、チームメンバーのスケジュールを可視化し、部門間の連携を円滑にする機能も備えています。

Spirは、個人から中小企業まで、幅広いユーザー層に支持されている日程調整ツールです。シンプルで使いやすいインターフェースが特徴で、初めての人でもすぐに使い始めることができます。