独立開業してから失敗したこと①送信メールが勝手に迷惑メール扱いされる

2024年4月16日 18:34

私が税理士として独立開業してから、現時点で満4年は経過しました。早いものです。

振り返ると今まで「失敗したな～」と思うことは多々あるわけですが、その中でも影響が大きかったと思うのが「自分が送ったメールが相手の迷惑メールに勝手に分類されてしまう」という事故です。

そこで、今回のnoteでは

といったことを書きたいと思います。新しく独立開業する人の役に立てれば幸いです。

なぜこのようなことが起こったのか？

私は独立開業してから、独自にドメインを取得し、その独自ドメインのメールアドレスを作りました。

そして開業してからはそのアドレスをメインに業務で使っていこうと思ったわけですが、お客様やその他関係者など、自分の送信したメールが相手の迷惑メールに勝手に分類されてしまうという事故が頻発してしまいました。

今までgmailやyahooメールをプライベートでは使っていて、それで『自分のメールが相手の迷惑メールに分類されてしまう』ということはなかったので、独自ドメインメールであることが原因だと思います。

…とは言っても、独自ドメインメールでも問題なく運用されている人も多いわけで、なぜ自分はこんなに迷惑メールに分類されてしまうのか・・

この分野について専門的な知識や経験があるわけでもないため、時間をかけて色々調べてみても、これ以上の原因を突き止めることはできませんでした。

新規のお客様から問い合わせがあったら、まずは面談して相手のニーズなどを聞き、自分ができることを踏まえて見積書を送る・・という流れになるのが通常だと思います。

自分のメールが相手の迷惑メールに分類されてしまうと、その見積書がお客様に認識されないわけです。これは致命的です。

お客様からしたら世の中に税理士なんていくらでもいるわけで、相見積もりもしているでしょうし、「見積書が来ないならこの税理士はもういいや」となってしまうことでしょう。

また、私の場合は、独立開業したときに「開業しました」の挨拶をお世話になった方々にメール送信したわけですが、それが迷惑メールに分類されてしまい相手に認識されていなかった、ということを後から知ったこともありました…

他には、これは私が直接関わった話ではないですが、協力関係にあった他士業の方が送信したメールが顧客の迷惑メールに分類されてしまい、連絡に滞りが出て、トラブルになりかけた事例に遭遇したことはあります。

以上、「自分の送ったメールが相手の迷惑メールに分類されているかもしれない」というリスクを常に頭に入れておくことは、日々仕事をする上でとても重要なことだと個人的には思っています。

独自ドメインメールは基本的に受信専用で使い、送信は独自ドメインメールに似せた『gmail.com』のドメインアドレスから送るようにしました。

そうするようにしてからは、一度も迷惑メールに分類されるトラブルは一切発生しなくなりました。

また、受信したメールとは異なるメールアドレスから送信することで、何か面倒なことなど発生するかもと思いましたが、そういったことも一切発生していません。

この運用で今のところうまくいっているので、この方針でこれからもいくでしょう。

非効率的ではありますが、重要なときはメールを送った後に「先ほどメールを送りましたよ」というショートメッセージも合わせて送るようにしました。

特に、メールのやりとりをするのが初めての人の場合ですね。あとは見積書を送った場合など、重要なときのみです。（毎回これをするのはさすがに面倒なので…。やりすぎると相手もうざったく感じるでしょう。）

顧問契約のお客様とは「チャットワーク」というツールでコミュニケーションを取りたいとお願いするようにしました。（なお、今まで「チャットワークは嫌だ」と断られたことはないです。）

チャットツールでも、相手が通知を見逃すリスクはあるわけですが、「迷惑チャットに勝手に分類される」なんてことは無いわけで、メールよりは安心してやり取りすることができています。

チャットサービスは近年は機能制限や有料化の流れが強まっており、その結果メールに戻る人も出てきているようですが、私は今のところはチャットワークを使い続ける予定です。

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