タスク管理の話
タスク管理ができなかった学生時代
私は大学生の頃から仕事をしているのだが、タスク管理が全くできない属性の人間であった。
タスクの抜け漏れが頻発しており、何度言われても再発防止をできていなかった。
もちろん、努力をしていなかったわけではない。
TODO管理のサービスを変えてみたり、タスク管理の本を読んでみたりして色々試した。それでもなかなか改善しなかったのである。
私は、それが自分の性質(ADHD的ななにか)に起因しているとずっと考えており、もはや一生治らないとまで思っていた。
小学生から高校生の頃まで宿題を期日通りに出せたこともなかったし、大学でも授業もまともに行けなかった。
だが、そんなズボラな私であったが、ある工夫を行うだけで、こと仕事に関してはタスク管理が抜け漏れなく、期限通りにできるようになったのだ。
その秘訣を私なりに解説したいと思う。
結論から言うと、タスク管理の原理原則は下記に集約される。
①タスクの抜け漏れを減らすこと
②優先順位をつけること
③モチベーションに左右されないこと
順に解説していこう。
タスクの抜け漏れをへらす方法
まず、タスクは発生タイミングにおいて2種類に分類できる。
それが下記だ。
①前から想定できていたタスク
②突発的なタスク
①については、多くの人が管理できているように思う。
前から期日が決まっており、宿題的に決まっているタスクのことだ。
ex)期日の決まったプレゼン・期日の決まった機能開発など
これは、頭に残りやすいので極論Todoリストなどに追加しなくても実施できる可能性が高い。
個人的には、②の管理が非常に難しいと思っている。
突発的とは、2つの状況があるのだが、急に依頼されたタスクと急に頭に浮かんだ(思い出した)タスクのことだ。
このようなタスクの厄介なところは、すぐにTodoリストに追加できない点である。大体、一瞬の出来事でしかないので、流れてしまいやすい。
そのため、瞬時にメモして、後でTodoリストに追加する仕組みを作る必要があるのだ。
大体の人は、②が流れまくって、抜け漏れが発生している。
ちなみに、小さい約束を守れないといった問題もたいていがこれによるものだと思う。
『約束』は一瞬のうちに発生することが多い。
「◯◯を確認しておいて」
「◯◯さん紹介して欲しい」
「(商談中で)あとで資料共有してね」
などなど。
たいてい、「ハイわかりました。」と言って、その場を立った後は忘れているものだ。
それを防ぐための強固なしくみが必要だ。
私はこれをLINEという、日常において最も接触頻度が高い媒体を使い解決している。
具体的には、自分だけのLINEグループを作成し、そこにメモっているのだ。
そして、メモったことは毎朝あるいは移動中に見返して、タスクとして追加する。
自分の中では、メモが追加された時点では『タスク化』されていない。
自分のメモを見返すという行為をルーティン化しているので、『タスク化』されないという状況を必ず防ぐことができる。
また、後から見返すことでタスク化する時点で、冷静な頭で、期限設定・優先度設定がしやすいのもメリットだ。
私は、この仕組みを生活に組み込むことで、タスクの抜け漏れを防ぐことができるようになった。
■補足
私は、タスク化する際には、そのタスクが分解可能なギリギリまで細かくなるように粒度を細かくしている。
これは、実行フェーズで何をするべきかなるべく迷わないようにするためだ。
優先順位をつける方法
タスクの抜け漏れがなくなったとしても、手当り次第にそれに手を付ければよいというものでもない。
多くの人には、自分の人生で達成したい目標があり、それに対して日々のアクションを積み上げる必要があると思っている。
タスクはそれを達成する手段でしかないためだ。
『達成したい目標』を考えた時にタスクは常に、下記の2軸で整理が可能である。
①重要度
②緊急度
そして、これを用いてタスクを4分類したものが下記だ。
各象限を説明すると下記となる。
A：期限が差し迫っていて、重要なもの。クレカの支払い/クレーム対応など
B：緊急ではないが、重要なもの。自分の人生を豊かにしてくれる。
自分磨きや新規事業、人材育成
C：緊急だが重要度が低いこと。どうでもよいメールの返信など。
D：やってはいけないこと。やる意味がないこと。
私は、毎朝全てのタスクについて優先順位をつけるために、『A』『B』『C』のいずれかで分類している。
そして、常にA→B→Cの順で実施している。
※なぜこの順番かは後述。
更に同じ『A』の中でも、A1, A2, A3…などと優先順位をつけることで、実行フェーズで何も迷いが生じないようにしているのだ。
この過程で、A1やらB2やらタスクに記号を振る必要があるのだが、
通常のTodoリストでは管理が難しい。
これに対応できるアプリは、私が探した中では存在していない。
そのため私は、『フランクリン手帳』というものを活用している。
下記のように記入することでタスクを管理しているのだ。
引用：https://www.insightnow.jp/pro/services/9
その上で、いちいち手帳を開くのは面倒なので、スマホで写真に撮ってPCと同期していつでもタスクを見られるようにしている。
正直、このプロセスは面倒なので、自分でフランクリンプランナーと全く同じタスク管理ツールを開発しようかと検討している。
これで、タスクを実施するまでの下ごしらえは整った。
次は実行フェーズである。
■補足
なぜA→B→Cの順番でタスクを実施するか？
それは、7つの習慣という本をベースに考えているためだ。
Bのタスクを実施することで、AやCのタスクに追われない人生を過ごすことができ、人生において充足感を得られることが可能となる。
そのためAは最優先なのだが、次にCではなく、Bを実施すべきなのだ。
モチベーションに左右されない方法
タスクが整理されたところで、実行がおぼつかなければ意味がない。
そのためこのフェーズは非常に重要となる。
私が考える最も良いタスク処理術は、『タスクを処理するマシーン』になることだ。
つまり、何も考えずに上からダーっとタスクを実施していくのである。
タスク実施中は、それ以外の余計なことは考えない。
「このタスクって意味あるのかな…？」
「どうやったら楽かな？」
「これも気になるからちょっとサイト覗いてみよう」
「ちょっとYouTube見てみよう」
こういったことを考えるのは確実に無駄である。
タスクを前にして、右往左往することで仕事の効率は明らかに下がる。
下記の動画を見ることで、実行フェーズで余計なことを考えない重要性が理解できることだろう。
まとめ
いかがだっただろうか。
これを読むことで、タスク管理・処理を苦手な人も、少しだけ克服できるのではないかと思う。
こういった手法は、私の仕事上のパートナーから得た知見を元にしており、自分なり調べてカスタマイズして確立した手法である。
正直思うのが、タスク管理＝仕事であるし、仕事ができないやつは、タスク管理ができていないのだ。(自らの戒めの意も込めて)
そして、タスク管理自体は誰でもハック可能であるので、ハックができていない時点でそこまでの能力ということになる。
そういった人間とは中長期的には仕事はしたくないと思う人も多いだろう。
基礎力としてのタスク管理、実践をおすすめする。
-----------------------ｷﾘﾄﾘ-----------------------
Web開発などお仕事のご依頼はこちらまで！
Twitterのフォローとnoteのlikeをよろしくおねがいします！
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？