他部署への相談で自分の意見を通すための5ステップ

こんばんは、とりりんです。

突然ですが、皆さんは
他部署への相談をした際に、
自分の要望が通らなかった経験はありませんか？

特に若手の場合は、
自分の意見を言っても、
年が若いと言う理由で、
相手に断られたり、
嫌がられた経験があると思います。

若手が自分の意見を通す場合は、
まず初めに場を整える必要があると考えています。

言い換えると、
まずは相手にたくさん喋らせることが必要です。

たくさん喋ってもらった後に、
自分の意見を伝えると
自分の意見が通る可能性が
グンと上がります。

今回は、新卒から営業に配属され、
社内調整を散々してきた私が、
他部署への相談事をする際に
意識している5ステップを解説します。

自分の意見を伝える導入まで紹介するので、
ぜひ、ご自身の状況や相手の内容に合わせて
適切なものを使って見てください。

ステップ1：状況を簡潔にまとめて伝える。

まずは、簡潔に現在の状況や、
相談をすることになった背景を
相手に伝えましょう。

理由は、必要な情報を与えることで、
相手から話してもらう内容が
的外れになることを防ぐためです。

この段階では、下記の点を意識しましょう。
・相談をした目的を共有する。
・簡潔に説明する。

相談した目的が明確ではないと
相手が何をしゃべっていいかが
わからなくなる可能性があります。

また、足りていない情報があるかどうかは、
相手が判断することです。
こちら側は、簡潔に説明をして、
必要な部分は相手に質問をしてもらいましょう。

上記を意識しながら、
まずは会話の土台となる認識のすり合わせを行います。

ステップ2：打開策について、相手の意見を聞く。

認識のすり合わせをしたら、
自分の意見を話す前に
相手の意見を聞きましょう。

理由は、相手から話すことで、
自分の意見が否定されることを防ぐためです。

このとき、自分の意見を先に言わないことを
否定的に捉える方もいるため、
「まずはご意見を伺ってもいいですか？」
と、前振りを入れると丁寧です。

私が、営業として、
ひとり立ちして間もないころ、
他部署への相談をした際に、
自分の意見を先に話したことがありました。

その際に、打ち合わせの時間を
目一杯利用して、
自分の意見のダメな部分を
説明されたことがあります。

相手が説明の長い人だったこともあり、
結果として、私の意見を
否定されただけの時間と
なってしまった経験があります。

そのため、相談の際は、
なるべく相手に先に喋らせることで、
自分の意見を否定されることを防ぎましょう。

ステップ3：共感フレーズを使う。

相手に意見を喋ってもらっている時に
共感フレーズを使って、
相手により気持ち良く喋ってもらうようにします。

理由は、相手に気持ち良く喋ってもらうことで、
自分への敵対心などを下げることで、
自分の意見が否定される可能性を下げるためです。

共感の際は、相手の説明に
「時間がかかる」「めんどくさい」「苦労する」
などの感情に紐づきそうな単語を
聞き漏らさないよう意識しましょう。

上記のような単語が出てきたら、
「それは、大変ですよね。」
などと、相手の気持ちに共感を示しましょう。

相手が、「そうなんだよ！大変なんだよ！」
などど言ってくれたら完璧です。

ステップ4：さらに質問をして話させる。

共感を示しながら、相手の話を聞いたら、
さらに質問をして、相手の詳細な説明を促しましょう。

理由は、ステップ3と同じで、
相手の会話量を増やすことで、
相手の敵対心を下げるためです。

人間は、自分が話をしていると
気分が良くなってくる生き物です。

質問をして、相手の会話量を増やすことができれば、
自分に対する警戒心や敵対心が薄くなり、
結果として、自分の意見を否定される可能性を
減らすことができます。

会話のフレーズとしては、
「もっと知りたいので、詳しく教えていただけませんか？」
「この部分は、このような理解であっていますか？」
などの言い方で十分です。

難しい質問をする必要はありません。
目的は、相手がより喋ってもらうことです。
純粋に自分が疑問に思ったことを質問する
ことを意識しましょう。

ステップ5：自分の考えを伝える。

ここまで相手の話にたくさん喋ってもらったら、
自分の意見を伝えましょう！

相手の意見を聞き、共感し、
興味を示して、質問をしてきました。

ここまでくれば、相手の警戒心や敵対心は
かなり下げられています。

意見を説明してくれたことに感謝を伝えて、
「自分が考えていたことも聞いてもらっていいですか？」
と言う導入のセリフと共に、
自分の意見を説明しましょう。

私の経験ですが、
「こっちがたくさんしゃべちゃったね。
とりりんさんの意見も聞かせて。」
などと、言ってもらえることもありました。

すでにお気づきかもしれませんが、
相手が自分の意見を求めるような
状況にすることができています。

ここまでいけば、
自分の意見を先に言う場合と比較して
自分の意見や提案が
通る可能性がかなり上昇したはずです。

まとめ

いかがだったでしょうか？
今回は、他部署への相談をするときの
5ステップを解説しました。

若手の場合は、経験も威厳もないので、
まずは、相談相手が好意的になってもらうように
意識することが必要です。

他部署との調整で苦労している方や
若手ゆえに相談の仕方が難しいと思っている方が
この記事をよんで、少しでも役に立ってくれたら
嬉しいです。

以上、最後まで読んでいただきありがとうございました！