会社の周年祭、こんな手順と工夫ポイントでやりきりました
こんにちは、CEO室の中山です。
CEO室にはコミュニケーションチームという、社内外とのコミュニケーションを日々突き詰めて考え、実行していくチームがあり、僕はそこのリーダーを担当しております。今回はチームで会社にとって重要なイベントである「周年祭」の旗振り役をすることになりましたので、その準備や企画、少しだけ当日の様子などをお伝えできればと思っております。
周年祭の立ち位置と企画
僕はトレタに入社してまだ2年ほどですが、入社当時はちょうどコロナ禍が始まろうとしたタイミングでした。そんな環境もあって、僕の入社前と入社後ではコロナを境として周年祭の内容が大きく変わることになりました。
僕が入社する前、いわゆる3年以上前までは、周年祭といえば社内のイベントスペース（カフェスペース）に社員が集まり、お寿司を食べたり企画を楽しんだりと、いわゆる「お祭り」感の強いものだったと聞きます。実際、周年祭ということでみんなでワイワイ集まって楽しめば、一夜限りの社内イベントとして、充分なコミュニケーションが取れそうなことは想像に難くありません。
ところが、今トレタはリモートワークを推奨しており、社員が一堂に会して･･･というイベントはなかなか作ることができません。オンラインで実施するという前提に立ったとき、どんな内容を練り上げるか。過去2年でもそうでしたが、今年の周年祭でも、そこが最大の焦点となりました。
メンバーを集めよう
コミュニケーションチームのアクションとしては、当日の幹事役となるメンバーを募るところからスタートしました。目標としては様々な部署から様々な個性・社歴を持つメンバーが集まることを期待しまして、全社の定例ミーティングで、イベント概要の紹介とともに公募や勧誘を実施しました。
その結果、様々な部署から、まだ社歴が半年にも満たない新入社員や地方在住の社員を含む、全7名のメンバーが集まりました。
余談ですが、周年祭終了後に新入社員の方にヒアリングしたところ、この幹事グループに参加してくれた理由は以下のようなものでした。
・皆で意見を出し合いながら1つのものを作り上げることがしたかった
・社員と積極的に交流がしたかった
周年祭を進めていく上でも、新入社員の方の客観的な目線はとても重要でしたので、ぜひこれから周年祭チームを構成しよう！という方がいらっしゃいましたら、新人さんを含めることをおすすめします！
テーマ&企画を決めよう
周年祭は毎年改めてテーマと企画を決め実施しています。参考までに、2年前はトレタの1年間を振り返りつつ、SmartHR社の宮田氏をゲストに招き、弊社代表の中村と対談を行ってもらいました。
さらに昨年は「トレタクイズ」と題しまして、社内のマニアックなテーマについて当日結成したチームごとに回答をし、賞品を争ってもらうという企画を実施しております。
今回、もっとも難航したのがこのテーマ決めでした。トレタは2022年の7月で丸9年。ある調査では、ベンチャー企業の生存率は10年で約6％ほどになるそうで、その狭き門に残ることができたことは大変に喜ばしいことです。
そんなこともあって、10年の区切りに近いことを意識するのか、それともコロナ禍での貴重な機会として、リモートワーク下で課題にあがりがちな相互コミュニケーションや会社理解をより深める場にするのか、などだいぶ熱い議論がなされました。なおリモートワーク下でのコミュニケーション課題解決については、このnoteでも何度か触れていますので、ぜひ他の記事も読んでいただけるとありがたいです。
最終的には区切りの年を前として「会社への理解を深める」「創業当時の熱を知る」といった点にフォーカスしようということとなり、様々な立案と議論の結果、創業当時のOBで初代CTOの増井さん（@masuidrive）とセールスマネージャーだった足立さん（@dacchan7）をゲストでお呼びし、中村とパネルトークをしてもらうこととなりました。
一体感を出すための工夫ポイント
さて、今回の周年祭は前年のように社員参加型ではなくなったため、参加者の意識として「受け身の姿勢になる」ということが想像できました。また、リモート環境でありながらもリアルで会ってるような「一体感」を創出するためには、なんらかの工夫が必要であるとも考えました。そこで、参加者みんなで同じものを食べよう！と、周年祭に向けて食べ物を届けてもらうことにしました。実際に選んだのは塚田農場さんのこちら。
塚田農場さんはトレタのサービスを導入してくださっているお店ということもあり、自分たちのお客さんの料理を食べながら周年祭に参加する！という立て付けによって、一体感の醸成にチャレンジしてみました。
さらに聞くことメインのコンテンツの中であっても「参加してる感」を醸成できるよう、Zoomの画面に対してニコニコ動画などのように弾幕を入れたり、スタンプを飛ばしたりできるサービス「コメントスクリーン」を試してみました。
加えて、先日できたばかりの部署であるCreativeStudioに「好きなものを選べるZoom背景（全9種類）」を作ってもらい、社員個々の個性を発揮しつつも、全体の画として周年祭の一体感が出るような仕掛けを作ってみました。
ちなみに僕はちょうど中央のものを使いました。全体を見回すと、スタンダードな緑（左上段）、夏らしい爽やかなブルーの差し色が入ったもの（左中段）、シックなネイビー（右下段）が多かったように感じますが、おおむねどの色も利用されていました。公開できないのが残念なくらいZoomの画面が華やかで、これはとても良かったですね。
やってみてどうだったか？
トレタの周年祭は、終了後にアンケートを取っており、しっかりと社員の満足度や改善ポイントを確認した上で、来年にドキュメントを残す、という点までやりきって、終了となっています。
内容についてですが、軽食を用意した点はとても好評でした。今回はあえて飲み物がセットになっていないメニューを選んだのですが、各自が自分の好きな飲み物を準備できたことは、ポジティブに受け止めてもらえたようでした。
一方で、コメントスクリーンやチャットなどのコミュニケーションツールは用意したものの、昨年までの「クイズ/チーム戦」といった内容に比べると、やはり「聞く時間が多い＝受け身参加になりがち」というご意見をいただきました。事前に懸念されたポイントではありましたが、ツールの使い方を含め、まだまだ詰めていく余地があるなというのが正直な感想ですね。周年祭というイベントの位置づけ（お祭り感を強くするのか、業務に生かせる感を強くするのか等）も含め、テーマと内容のすりあわせについても来年以降の改善ポイントかもしれません。
最後に
周年祭をはじめとした社内イベントについて、もしいろいろとご担当していたり、お考えがあるようでしたら、ぜひnoteのコメントやSNSなどからお知らせください！僕個人のTwitter（@norio_airoplane）へのご連絡でもかまいません！お待ちしております！