もしChatGPTがタイムマネジメントに悩む女性従業員だとしたら：時間管理と仕事の効率化へのアプローチ

はじめに

時間管理や仕事の効率化は、多くの人々が日々直面する課題です。今回のブログでは、タイムマネジメントに悩む女性従業員をChatGPTにロールプレイして貰って、タイムマネジメントを考えていきたいと思います。

コーチングについて

今回ChatGPTがロールプレイするクライアントは、タイムマネジメントに苦戦する女性従業員。彼女は日々の業務に追われ、効果的な時間の使い方を模索しています。今回のコーチングのベースとなっているソリューションフォーカス（SF）アプローチには、ポジティブな例外（望ましい出来事を引き起こした事例）を探して、直接的な原因・間接的な原因を確認していくという手法があります。今回は、この方法を試すことができるロールモデルです。具体的には、早く帰宅できた日は、普段とは何がちがっていたのかを考えていくというアプローチになります。今回のセッションにおいて、ダイスによって指定されたSFの要素は、前半が「リソース」、後半は「のぞみ・ミライ」です。

プロフィールと相談内容

クライアント役りかさんのプロフィールと相談内容は下記の通り。真面目で責任感が強いのですが、細かい部分にこだわりがちで、時間管理に苦手意識があるようです。ストレスを内に溜め込みがちで、集中力がきれるとミスを起こしやすいとのこと。タイムマネジメントの知識はあるのですが、自分の業務にどのように生かせばよいのかはよくわからないようです。コーチングセッションの様子は一番最後に記載させて頂きます。

1. キャラクターの名前: 遠山 梨花（りかさん）

2. 性別: 女性

3. 年齢: 32歳

4. 職業: IT企業でのシステムエンジニア。データベースへの入力作業が主な仕事。

5. 相談事項: 最近、仕事における帰宅時間が遅くなっており、細かい部分へのこだわりと時間管理の問題を解決する対策を考えたいという内容。

6. セッションのまとめ: セッションでは、時間管理の改善と細かい部分へのこだわりを減らすための具体的な方法を議論。時間管理に関しては、「タイムボックス法」と「アイゼンハワー・マトリックス」を試すこと、細部へのこだわりをコントロールするためには、事前に作業の目標や期限を明確に設定し、上司や先輩に相談することが有効とされた。また、これらの方法を実際の仕事にどのように取り入れるかについても話し合われた。

タイムマネジメントについて

同じペルソナでコーチングダイスを使って、何度かコーチングセッションを試してみました。同じペルソナであっても、コーチの関わり方（SFの要素）とChatGPTの相互作用により、選択されるタイムマネジメントの方法は異なるという結果となりました。ペルソナを設定するときに、集中力がきれると、ミスを起こしやすいという設定を入れたので、ポモドーロテクニックが選択されやすいのではないかと思いましたが、必ずしもそうではありませんでした。今回のセッションではタイムボックス法とアイゼンハワー・マトリックスが選択されています。

タイムボックス法（ダイムボクシング）

タイムボックス法は、時間を固定のブロックに分割し、各ブロックに特定のタスクを割り当て、その枠内で作業を終わらせる方法です。この方法は鈴木祐さんの著書『YOUR TIME ユア・タイム』で詳しく紹介されています。

アイゼンハワー・マトリックス

アイゼンハワー・マトリックスは、タスクの優先順位を効果的に管理するためのツールです。アメリカの元大統領アイゼンハワーが考案したとされ、タスクを「緊急性」と「重要性」の二軸を用いて、「緊急かつ重要（Do）」「重要だが緊急ではない（Decide）」「緊急だが重要ではない（Delegate）」「緊急でも重要でもない（Delete）」の4つのカテゴリに分類し、優先順位を設定します。重要なタスクに集中的に取り組み、緊急だが重要でないタスクの委任や、重要でも緊急でもないタスクの削除によって、効率と生産性を向上させる方法です。

ポモドーロテクニック

時間管理と生産性向上のための方法で、短い作業期間と休憩を組み合わせることが特徴です。このテクニックでは、まず25分間の集中作業の時間を設け（これを「ポモドーロ」と呼ぶ）、この期間中、一つのタスクに専念します。25分の作業が終わると、5分間の短い休憩を取り、頭をリフレッシュします。この25分の作業と5分の休憩を4サイクル繰り返した後、15分から30分の長めの休憩を取ることが推奨されています。ポモドーロテクニックは、短期間の集中作業と定期的な休憩を通じて、長時間の作業でも集中力を維持し、疲労を防ぐ効果があるとされています。

この記事を読んでいる人は、タイムマネジメントに興味があるのではないかと思います。タイムマネジメントは「適切に」使うことが鍵だと思うのですが、この「適切に」が結構難しいのではないかと感じています。私も試してみたことはあるのですが、アイゼンハワー・マトリックスは自分のタスクを実際どこに分類するのかが難しい、ポモドーロテクニックは単純なタスクには向いているかもしれないが、創造力を使うような仕事には向いていないので、自分には合わないなと感じた記憶があります。

鈴木祐さんの著書『YOUR TIME ユア・タイム』には、多くの研究により、これまでの時間術は万人には効果がないが、一部の人には効果があることが記載されています。どんな人にどんな時間術が効くのか－それぞれの「時間感覚」に合った時間術を紹介してくれる本です。一方で効率化に捉われることが問題の根源であると指摘し、退屈な時間や生産性のない時間を受け入れることが重要だとも提案しています。

コーチングセッションの様子（画像）