外部との連絡の取り方
◯ちょこっとDiary
昨日のぎっくり腰ですが、多くの方に思いやりのある言葉をかけていただき、幸せでした。ありがとうございました。
今まで、Twitterをメインにしてきましたが、Instagramでも発信していきたいと思います。Twitterよりもリアルな発信をしようと思っています。そちらのフォローもしていただけたら幸いです。
リンク→tomotomoteacher/トモ先生
◯外部と連絡を取る
社会人になると、外部と連絡を取る機会が増えます。きちんとした企業では、研修を受ける事もあるようですが、我々の業界ではなかなか機会はありません。そこで、連絡の取り方は、早いうちから学んでおいた方がいいかもしれません。
例えば、次の外部と連絡を取る手段を学んでおくと便利です。
・メールの送信の仕方
・電話の受け方
・FAXの送り方(時代錯誤ですが、いまだに使っています・・・)
◯メールの送信の仕方
説明は画像の通りです。ポイントは、受けてを意識する事。受け手がわかりやすいようにする事がポイントです。
意外と喜ばれるのが、思いやりのある一文です。どこかでバッタリあった時に、
「いつも素敵なメッセージありがとう」
と、言ってもらえる事が結構あります。文字だけの情報なので、どこか冷たい雰囲気になってしまうので、そういう心遣いも大切にする事がお勧めです。しかし、中にはそういう文章を嫌いな人もいるので、注意してください。
添付した画像は、大学生向けにつくったメールの一例です。メールでレポートの提出する際、練習もかねて使ってみてはいかがでしょうか?
◯電話の受け方
こちらは、賛否両論あると思いますが、私は次のように電話に出ています。
自分「はい、(所属)(自分の名前)です。」
相手「(所属)(名前)です。」
自分「いつもお世話になっております。」
電話を受ける際、大体このテンプレートでいけるでしょう。
この他に気を付ける事は、身内の名前の呼び方です。「先生」や「さん」などの敬称を使う事は相手にとって失礼です。ここは、「校長はただいま・・・」「髙橋は・・・」のように思い切って呼び捨てで呼んじゃいましょう!最初は慣れませんが、慣れてくると気持ちいいですよw
◯FAXの送り方
なぜかいまだに使われているFAX・・・一般企業ではどうなんでしょう?メールでいいと思うのですが・・・
とは言っても、あるのだからしょうがない。使い方は知っておくべきですね。学校によって送り方が違うのですが、これだけは知っておいた方がいいでしょう。
それは・・・
①文書は直接送らない
②先に送付状を付け加える
送付状に関しては、学校独自のものがあるので、事務さんにご確認いただけるとよいでしょう。
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