前提条件を考えていますか？

メールで伝える。
プレゼンをする。

伝えるときに必ず考えなくてはいけないのが
どんな情報を伝えるのかということ。

自分が伝えたいことではなく
相手が知りたいことを書くべき。

メールを教えるときにもいつもこの点は注意しています。

今日はこれをもうちょっと噛み砕いて考えたいと思います。

重要なのは、この順番。

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1．相手が知りたいことが何か
2．自分が伝えたいことは何か
3．情報のギャップがどの程度あるか
4．それを埋めるための情報は何か
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まず、相手が知りたいことを考えます。
そして、自分が伝えたいことを整理します。

この両者の間には、多かれ少なかれ情報の格差があります。
知らなければ、通じ合うことはできません。

注目したいのは、このギャップです。

たとえば、このメルマガを初めて送るなら

「お前は誰だ？」
「このメルマガは何だ！？」

って思う人がいるかもしれません。

この数日で読者さんが50人くらい増えています。

しかし、以前から登録してくれている人は
1万3,000人くらいいるわけです。

そのため、「知ってくれている」という前提条件の下
このメルマガを書き続けています。

もし、初めてだという前提なら、自己紹介を書くべき。
さらに、このメルマガの意図もしっかり説明するべき。

一般社団法人日本ビジネスメール協会の話を書くことに
「私が代表理事を務める」という感じで
ひとこと補足をするようにしています。

私が代表理事だということを知らない人や
複数の会社を経営していると知らない人がかなりいると考えるからです。

（たぶん、今日初めて知った人もいるはず）

相手は何を知っていて、何を知らないのか。
その前提を考えることがコミュニケーションでは重要です。

その前提を取っ払って話し始める人は
コミュニケーションを考えていないなぁという印象になります。

専門用語をたくさん使って話している人も
相手によって変えていないなら……アウト。

同業者や詳しい相手とやり取りするなら
もちろん、その前提で専門用語を使います。

しかし、経験の浅い人や情報を持っていない相手と話すなら
その時は、簡単な言葉に噛み砕いてあげる必要があります。

この「ギャプ」にも目を向けて言葉を選んでください。

あ！伝わっているなぁ。

こんな実感が持てるはずです。

今日書いた内容は、多くの人が理解しています。
しかし、できている人は非常に少ない。

話している自分を俯瞰する目が必要です。

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本記事は、メルマガ『0.1％の成長』の抜粋版です。本編では、導入や編集後記などに時事ネタや近況報告などが含まれています。

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