GAS で業務を便利にする

ふと見つけた ↓ の GAS に関する記事。某自治体で、わたしと同じように Google Workspace の管理をされている方が公開されているもののようです。

内容としては、生徒用の Google Workspace アカウントを、Google フォームから初期化できるようにしているというお話です。
わたしの自治体では、生徒用のアカウントについては、以下のように対応しています。

• 各学校に、当該校の生徒用アカウントの管理を行うための管理者アカウントを発行。

• 前項の管理者アカウントには、既定の管理者ロール「ユーザー管理者」から、「ユーザー アカウントを作成」を削除した権限を付与。

• 権限を付与しなかった「ユーザー アカウントを作成」については依頼してもらう。その他のユーザー管理については、パスワードの再設定も含めて、学校側で実施してもらう。

• ユーザーの名前やパスワードの変更を一括して行える Googleスプレッドシートを用意して、学校側の担当者の負担を軽減。

既定の管理者ロール - Google Workspace 管理者 ヘルプ

実際に学校側に提供しているのは、↓ の記事で紹介しているものです。

教師用アカウントのパスワードについては、組織に依存した方法なのであまり詳しいことは紹介していませんが、以下のような感じで自身で再設定できるようにしてあるため、基本的にパスワードの再設定が依頼されることはほとんどありません。

1. 前提条件：
   Google Workspace のメールアドレスと校務系のメールアドレスで、アカウント部（@ よりも前）が同一である。

2. Googleフォーム（その１）からパスワードの再設定が依頼される。
   このとき、「アカウント部」と「姓」を入力してもらい、Google Workspace に設定されているアカウントの情報と一致していれば、校務系のメールアドレスにフォーム（その２）の URL と「仮パスワード」を送信する。

3. Google フォーム（その２）に「アカウント部」と「仮パスワード」を入力してもらい、正しいものであれば当該アカウントの「暫定パスワード」を再設定し、その「暫定パスワード」を校務系のメールアドレスに送信する。

4. 校務系のメールアドレスで受信した「暫定パスワード」でログインすると、パスワードの再設定が求められる。

冒頭の前提条件が守られていれば、上記の Google フォームと Google スプレッドシート、GAS による仕組みで、先生用アカウントのパスワードの再設定は手間いらずで行えるようになっています。　まれに、前提条件を満たさない人が存在しますが、そういったケースは手作業で初期化をおこなっています。

この仕組みによって、2021年は 138件、2022年は 61件、今年（2023年）は今日までに 57件の再設定の依頼がこの仕組みで処理されています。これだけの処理が行われていても、わたし自身は基本的に何もしなくてもいいのです。😊
GAS でプログラムを作るのは手間も発生しますが、上記のような仕組みができあがってしまえば、移行は手間いらずになります。

こんな感じで GAS を利用して業務改善を行う話を「教師のためのGAS利用ガイド：Google Classroomとフォームを使った便利なアプローチ」という内容で、今週末（7/8）にお話しさせていただきます。

• 1a はじめてのGoogle フォーム 〜いろいろ使えるフォームを授業や校務で活用しよう〜

• 1b マインドセットからの校務改革

• 2a Google Earth を授業で使ってみよう

• 2b 教師のためのGAS利用ガイド：Google Classroomとフォームを使った便利なアプローチ

• 3a YouTubeの動画で教材づくり〜Edpuzzleを活用した授業デザイン〜

• 3b ゼロトラストで目指す新しい学校のカタチ

上記のような 3 × 2 のセッションが用意されていて、それぞれのセッションで a か b のどちらかを選択できるようになっています。
石川県金沢市で開催される対面による研修会ですが、参加費無料となっていますので、参加できる方は是非ご参加ください。