入社半年の振り返り【第2回：事前準備】

こんにちは
東京絵画センターの関です。

前回は、入社から半年を通してやらかした失敗３選を取り上げながら、「丁寧に仕事をする」という課題に直面しています、というお話をしました。（前回の記事はこちらです。)

今回は、半年の振り返りシリーズ第2回。
この課題に対して、テーマ別にどう具体的に行動していくのかを整理しお話ししていこうと思います。

事前準備

今回のテーマは「事前準備」です。
時は戻って小中高時代、「前の日から準備しときなさいって言ったでしょ！」と毎朝のように母に怒られながら、手当たり次第に荷物を鞄へ詰めて家を飛び出していました。

あの頃の体力は家からのスタートダッシュで身に付いていたのものかもしれません。

２５歳になった現在、流石に朝ダッシュは減りましたが、他の場面ではそのダメっぷりが発揮されてます。

例えば、こんなことがありました。

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撤収でバタつく

第一回でも取り上げましたが、催事の撤収が終わらずに慌てふためいたことが何度もあります。

というか、僕一人の会期は毎回バタついている気がする…。

前日から、納品作品を仕分ける、使わないものを片付ける、ごみを捨てる、など出来ることは沢山あるはずなのに、「まだいいや」と思って撤収時間まで何もしないことがしばしばあります。

不思議とそういう時に限って「あの件どうなった？」と聞かれたり、「この前のあれやっといて」と対応を求められたり、売約が決まったりします。

そうこうしている内に全く片付かないまま撤収スタート。

結果、撤収は終わらない、会場に備品を忘れる、機材をなくす、など散々なミスを繰り出しました。

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宿泊先のホテルを間違える

昨年末から年始にかけて、３週間近く関西の催事に参加してきました。

期間中、最初の２週間は梅田のホテルに泊まり、その後２日間は神戸のホテル、最後の１週間程は心斎橋のホテルに泊まるというスケジュールでした。

ですが、途中でトラブル発生。

神戸ホテルのチェックイン当日、僕は心斎橋ホテルでチェックインしようとしていたのです。

何度も予約を確認してくれたフロントの方、申し訳ございませんでした！

梅田のホテルから移動する時に全然違う予約情報を見ていたことが原因でした。

神戸と心斎橋が近かったから良かったものの、これが離れた場所だったらと思うと今でもぞっとします。

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思い返すと、これらに似たような出来事も半年の間で何件か心当たりがあります。
今回は、今後こういう事を絶対しないために以下のような対策を考えてみました。

【対策】催事確認シートを用意する

こちらが「催事確認シート」です。

名前の通り、催事ごとに何の準備できていて、何が済んでいないのか、今後どういう動きになるのかを細かく記録しておくシートです。

会期前には事前に必要事項をメモしておき、一目で確認できるようにします。

会期中は、何かお願いされたり、逆に僕から誰かにお願いしたりすることがあれば、誰に何をお願いした/されたのかが一目で分かるよう別紙のシートに記載します。

これで、ホテルも間違わないし、最終日に前に話していた件を聞かれても安心です。

加えて、撤収に関しては、毎日帰る前に必ず原状回復する掃除とその日忘れていることは無いかを確認する時間を「5分」作りたいと思います。
（撤収は他にも対策を考えていますが、詳しくは第4回でお話しします。)

以上が私の考える事前準備の方法です。
シートの内容は催事を行っていく中でどんどん改良しき、小中高の自分とは違う「完璧な準備ができる大人の関」になりたいと思います！

次回

次回は、第３回「忘れない工夫」についてお話ししていく予定です。

来週もよろしくお願いします！