初メンバーでの初会議。ファシリテーターの僕が意識した７つの心構え。

こんにちは。とこま(Tokoma)です。

本日、会議がありました。僕がファシリテーションするオンライン会議。

親しい方もほぼ初対面の方も混在している会議でした。今後このメンバーで数週間進めていくプロジェクトがあります。今日は初顔合わせ的な会議でもありました。

越川慎司著「超・会議術　テレワーク時代の新しい働き方」を参考に会議のファシリテーションの挑戦してみました。

この本を参考に僕が意識したことは、こちらの７つです。

① アジェンダを共有する
② 最初の２分は雑談
③ 今日のゴールを明確にする
④ 時間管理は厳密にする
⑤「HOW」ではなく、「WHY」で考える
⑥ 次のアクションは３Wで確認
⑦ 参加者に「自分ごと化」してもらう工夫

① アジェンダを共有する
これは基本の「き」ですので、いまさら書くまでもありません。
こちらの本の中で紹介されています「A24B」 Agenda 24 Before を、僕も心がけています。

アジェンダが決まっていない、もしくはアジェンダが事前に共有されていない会議では、アウトプットが出ることは期待できません。

② 最初の２分は雑談
今回始めて会議です。ましてやオンライン。参加者の年齢も性別も立場もそれぞれ違います。雰囲気にづくりに気をつかいました。

しかし、雑談で柔らかい雰囲気を演出しようと思いましたが、今日はうまくいきませんでした。次回はしっかり準備をしてのぞみます。

雑談をすることのメリットは、心理的安全を確保すること。気軽に話せる、相談しやすい雰囲気をつくることです。これが、のちのちアイデア出しのときの量が増えることにつながったり、孤立感を防ぐことにつながると信じています。

③ 今日のゴールを明確にする
雑談のあと、まずは今日の「ゴール」を明確にします。アジェンダにも書いてはいますが、再度念押しをしました。

議論が脱線したときに修正することが容易になります。仕切り、時間内に終わらせる助けになります。

④ 時間管理は厳密にする
これはファシリテーターの大事な役割のひとつです。しかし、これも今日はうまくできませんでした。今日は、ひとり5分程度の自己紹介でしたので、雰囲気を壊さないようにするために、厳密にはしませんでした。

45分会議をスタンダードにしています。それは次の予定までの精神的ストレスを軽減するためです。次に会議が控えている、やるべきタスクがある、といったときに次の予定の15分前に終わっていれば、トイレに行ったりなどの余裕があります。

⑤ 「HOW」ではなく、「WHY」で考える
いきなり解決策(HOW)から考えてもうまくいきません。
なぜなら、その解決すべき問題の認識が参加者によって異なるからです。

ですので、まずは「なぜなのか(WHY)？」を考えること重要となります。次回以降の会議は、ここを突き詰めていくことが中心となります。

次に理想の何(WHAT)を考えて、どのギャップを埋める方法(HOW)を考えていくのが理想です。

④ 次のアクションは３Wで確認
話して終り、決めて終わりではありません。

最後の５分になったら、参加者全員で残り５分のアウトプットを出すことが促します。そこで確認することは３つW。
どんなアクションを(WHAT)、誰が(WHO)、いつまでに(WHEN)するか、を最後に確認します。

会議に参加することに満足して終わりではなく、必ず３Wのアウトプットで締めます。

⑦ 参加者に「自分ごと化」してもらう工夫
これもファシリテーターの大事な役割の一つです。どうしても参加してるだけ、という方が出てしまいがちです。オンラインだと表情が見えないことがあるので、なおさらです。

今日は、満遍なく発言ができるように、事前に順番も決めました。次の会議までに「〇〇〇について考えて発表してください。」と課題を与えました。メンバーがお客さんにならないように、次回以降も毎回課題をお願いするつもりです。

まとめ
① アジェンダを共有する
② 最初の２分は雑談
③ 今日のゴールを明確にする
④ 時間管理は厳密にする
⑤「HOW」ではなく、「WHY」で考える
⑥ 次のアクションは３Wで確認
⑦ 参加者に「自分ごと化」してもらう工夫

要は、「なんためにやってるの？」という考えることです。
迷ったら「なんたのために？」に立ち戻るようにしています。

今日も最後まで読んでいただきありがとうございました。

今日参考にさせていただい本はこちらです。

超・会議術～テレワーク時代の新しい働き方