「リモートで残業が増えているようなので、何か施策を考えろ。」といわれたときのヒント３つ

スタッフの勤務時間を減らすことに取組んでいます。

その施策が以下の３つです。

① 部内のコミュニケーションはチャット
② 週単位の時間を目安にする
③ 内省する習慣

① 部内のコミュニケーションはチャット

チャットは方法です。

目的は「結論を最初に。そして文章は短く。」を意識してもらうことが狙いです。

今までは、部内のコミュニケーションはメールでした。6月からチャットに変えています。

メールのときは、宛名を入れて、「おはようございます。」もしくは「お疲れ様です。」の挨拶をいれて、そして本文へ。

人によっては、文章が長くて・・・要はなに？、とツッコミたくなるような文章もありました。

「チャットの場合、宛名と挨拶はなしです。それがルールらしいですよ。」言っちゃいました。事前にルールさえ決めてしまえば、失礼にはならないでしょう。

「チャットの場合はこのルール」と、切り替えてもらいました。メール文化とは違うものということで、年配の方もすんなり受け入れてもらった感じです。

年配の方でも実生活ではLINEなどでチャットを使っています。それもあって、それほど抵抗なくはじめることができました。

② 週単位の時間を目安にする

残業を減らしてください、とスタッフに言っても、なかなか伝わりません。ですので、まずは「週40時間以内で仕事ができるように意識してください。」と伝えました。

それを基準に多いか少ないか、自分の労働時間を把握してもらうことからスタートです。

「週〇〇時間」というのがポイントです。

週単位で自分の働いている時間を確認する習慣をつけることが目的です。

それによって、その週を振りかえり、その反省を翌週に活かすことができます。

③ 内省する習慣

次に、どうして今週は勤務時間が増えてしまったのか？を考えてもらいます。

週次の会議のなかで、「当初見込んでいた作業時間より時間がかかってしまった作業」を報告してもらいます。

それが一時的なことなのか、今後も起こりえること、なのかを仕分けします。

今後も起こり得ることであれば、マニュアルをつくるなり、フォーマットやテンプレートをつくるなり、詳しい人に勉強会を開催してもらうなり、という行動を起こします。

リモート勤務ですと分からないことを一人で悪戦苦闘することが多々あるかと思います。その悪戦苦闘は当人だけでなく、ほかの人も同じです。

ですので、その案件をオモテに出してもらって、みんなで対策を考えるという方法をとっています。

まとめ

勤務時間を減らすための試み３つ
① 部内のコミュニケーションはチャット
② 週単位の時間を目安にする
③ 内省する習慣

勤務時間を抑えようとしているのは、人件費を減らそうと思ってのことではありません。

空いた時間を、スキルアップに充てたり、健康維持に充てたり、家族と一緒に過ごしたり、趣味の時間に充てたり、ということに使ってほしいと思っています。

そして、翌日も元気に一緒に仕事できることをのぞみます。

本人がもっているパフォーマンスを存分に発揮してもらうことがボクの役割です。

チームのためにも、本人のためにも、その方が絶対いいと信じています。

最後までお読みいただきありがとうございました。