仕事書類のチェックのコツとは　#5

前の記事でお話ししたチェックのコツは

1. 「見る」というのは「ただ見る」ではなく「観察、確認」

2. 自分が何を苦手なのかを知る

3. 焦らず時間をかけても良い

4. コピー用紙を無駄にしても良い

の４つだったね。詳しく説明するね。

「見る」というのは「ただ見る」ではなく「観察、確認」

「チェックしてね」「ちゃんと入力確認してね」
と言われたと例え話をするね。
「見た」時に「見ているか」、「見ていないか」という話をするよ。よかったら読んでみてね。

じゃあ、少し数字の確認をお願いしたいんだけど良いかな。
仮の話だから、数字並びの正解が「1234567890」だと仮定するね。
早速、見てもらいたいんだけど

123

№１

これは合っているかな？　
よし、次の質問に行くね。

123546

№２

では、これは？

123,546

№３

これはどうかな？

1234657890

№４

1,234,657,890

№５

さて、みんなはどんな風に考えたかな。
正解は「№１」だけがちゃんとした数字の並びだから「№1だけが正解」だよ。

見間違えた人は、なぜ見間違えたのか考えてみよう

とりあえず「見間違えた人用」に説明をするね。もし、あなたが「上記の数字全てがちゃんと並んでいた」というなら、見間違えたということになるかもしれない。
「見る」だけでなく「観察」してみよう。もう一度№1から№５を見て、自分が何を苦手か考えながら

• 自分の視線が「何を見ているのか」

• 「どの部分を確認したのか」

を考えながらゆっくり見てみよう。

ここで、見間違えた場所を覚えておいてね。あなたの「見間違え傾向」がわかるよ。

▽自分が何を苦手なのかを知る

№１だけ、わかった人

全体を知ろうとする為、細部を見ていません。おおまかに合っていれば問題がないと考えがちです。
まずは文字を一文字ずつ確認しましょう。一文字ずつ確認することに慣れたら、次は二文字ずつ確認するようにしましょう。

№１、№２がわかった人

数字の細部を見ることが出来ていますが、集中力が足りていません。
また、数字を飛ばして読むクセがついています。
もしかしたら日頃文章を読むときも飛ばし読みをしてしまうのではないでしょうか？
数字を順番に追う練習をすることで、日頃の飛ばし読みや「書いてあるのに読んでいなかった」などのミスを防ぐことができます。

№１、№３がわかった人

３文字ずつ確認する事が出来ています。確認するのスピードが早いようなのでもう少しゆっくり確認してみましょう。
慣れてきたらスピードを早くしても大丈夫ですが、早くしすぎるとチェック漏れが出てきます。
もしそうなったらまたスピードを落として慣れる練習をしましょう。

№１、№２、№３がわかった人

もしかしたら「初めの文字があっていたから大丈夫」と思っていませんか？
他の仕事でも初めのやる気が後に続かず後半にミスしてしまうことが多いのではないでしょうか。
前半を終えたら一呼吸吐き、後半に備える気持ちが必要なようです。

№１、№２、№３、№５がわかった人

３桁ずつ確認ができ、落ち着いて確認ができています。あとはこの記事を読み進めコツさえ知れば問題がないと言えるでしょう。
今は、数字が並ぶと数字の順番がわからなくなる時があるようです。数字が分かれていなくても、文字や指で１から３桁ずつをわけて確認するクセをつけていきましょう。
また仕事では「肝心なところが抜ける」という惜しい判定を受けることがあるかもしれません。
適度に休憩を入れ全体を見ながら仕事を進めれば大丈夫です。

まとめ

確認には自分が思っているよりも時間をかけても大丈夫です。
もしかしたら先輩方からは「早くして」と急かさせるかもしれません。もし、急かされたら急いでいるふりをしてでもなんとかごまかして、ミスのない確認をするようにしてください。

また、確認時に鉛筆やマーカーペンでチェックを入れるのも効果的です。
書類が完成したら、１枚をチェック用、もう１枚を提出用にするつもりでコピー用紙を使ってください。

経費削減も大事ですが、今は会社の経費よりもあなたの評価を上げるほうが先です。

まとめ
チェックすることでミスを減らし、会社評価を上げてみよう。
ただ、気をつけてほしいのですが、会社に完璧を求められても、あなた自身は「ミスする自分を許してあげてほしい」のです。

次の記事では、書類チェックのコツを教えるよ。