書類はスキャンして共有する (育児メモ AdventCalendar 2020 12日目)

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もらった書類はもちろん、提出書類も提出前にスキャンする

ベビーモニターのところでも少し書いたが、「ものがないと対処できない」はすぐ属人化に繋がってしまう。自治体や保育園、病院からもらう書類もその一つだったりする。ものがないと読めない、読まない。読まないから知らない、知らないからやらない、対処できない、答えられない。

そこで、もらったプリント類はすべてスマホで撮って、LINEやEvernoteの共有ノートに上げることにした。特に読んでおいてほしいプリントなどをEvernoteに上げたときは、LINEでも言っておくようになった。「読んどいてね」と。LINEやEvernoteにあれば、ネットさえ繋がればいつでも読めるはず。家にいる間の時間が貴重な分、例えば、通勤中の時間を使ってキャッチアップできるのはとても助かる。

そして、申込や手続き系の書類を提出するようになってから気づいたのは、「一通り書くべきことを埋めた書類は、スキャンしてから提出すべき」ということ。なぜなら、同じようなことを何度も何度も書く羽目になるから。書類によっては毎年出すものもあるが、1年前に書いたことなんて覚えてない。「あれ、この欄も埋めるんだっけ」「卒乳したのいつだったかな、いや、いつって書いたかな」なんてことになる。

なお、自治体や保育園によっては、申込手続きの類がwebサイトの場合もある。そのときは、入力を終えたら、提出ボタンを押す前にひととおりスクショに撮ってEvernoteに上げている。サイトによっては内容をメールでも送ってくれたりするが、下手すると確認画面すらなく提出して終わり、になることも…。